Kennisbank

Hoe werkt DMAIC binnen Lean?

Wat is DMAIC?

DMAIC is een acroniem voor Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Het is een gestructureerde probleemoplossing-methode die wordt gebruikt binnen Lean en Lean Six Sigma om processen te verbeteren. DMAIC biedt een projectmatige aanpak voor het identificeren van problemen, het analyseren van oorzaken, het implementeren van oplossingen en het borgen van verbeteringen binnen een organisatie. Door continu DMAIC-projecten uit te voeren en te werken met verschillende deelnemers in verbeterteams, wordt er een continu verbetercultuur gecreëerd. De fasering van DMAIC wordt hieronder toegelicht.

Define-fase: Het identificeren en definiëren van het probleem

De Define-fase is de eerste stap in de DMAIC verbeter aanpak. In deze fase wordt het probleem geïdentificeerd, duidelijk gedefinieerd en afgebakend (scoping). Dit is essentieel voor het succes van het hele verbeterproject, aangezien een heldere probleemdefinitie de basis vormt voor alle volgende stappen in het verbeterproces. Een goed begin is het halve werk. Er zijn een aantal vragen die in deze fase beantwoord moeten worden:

  1. Welke klanten ervaren problemen in de processen? Om het probleem effectief te identificeren, is het belangrijk om te begrijpen welke klanten (intern of extern) problemen ondervinden in de processen. Dit helpt om de scope van het project te bepalen en te focussen op de meest relevante problemen.

  2. Wat willen onze klanten? Om het probleem op een klantgerichte manier op te lossen, is het noodzakelijk om te weten wat de behoeften en verwachtingen van de klanten zijn (Voice of the Customer). Een goed begrip van de eisen en wensen van de klant zorgt ervoor dat de uiteindelijke oplossing daadwerkelijk waarde toevoegt voor de klant.

  3. Wat is het probleem exact? Nadat de betrokken klanten en hun behoeften zijn geïdentificeerd, is het tijd om het probleem nauwkeurig te definiëren. Een duidelijke, specifieke en meetbare probleemdefinitie is belangrijk (dus geen onderbuikgevoel) om de juiste oplossing te kunnen vinden en de voortgang van het project te kunnen meten.

  4. Hoe ga ik het traject aanpakken? Stel een plan op, hoe ga ik dit traject aanpakken en wat of wie heb ik daarbij nodig. Denk bijvoorbeeld aan een Projectcharter of een A3. Dit omvat het identificeren van de benodigde middelen, het opstellen van een projectplanning, het samenstellen van een verbeterteam en het vaststellen van communicatie- en rapportage structuren. 

De Define-fase is de eerste stap in de DMAIC cyclus. Door het probleem zorgvuldig te identificeren en definiëren, ontstaat er een solide basis voor het verdere verbeterproces. Het beantwoorden van de bovengenoemde vragen helpt om een duidelijk beeld te krijgen van het probleem en zorgt voor een effectieve en klantgerichte aanpak.

Measure-fase: Procesbeschrijving en dataverzameling

De Measure-fase is de tweede stap in de DMAIC aanpak en richt zich op het in kaart brengen van het huidige proces (Current State) en het verzamelen van relevante data. Een grondige analyse van het proces en de bijbehorende data is nodig om de verspillingen te identificeren en de omvang van het probleem te begrijpen. In deze fase zijn er vier belangrijke aspecten die moeten worden aangepakt:

  1. Hoe loopt het huidige proces? Om het proces te verbeteren, moeten we eerst een goed inzicht te krijgen in hoe het huidige proces loopt. Dit kan worden gedaan door het proces stap voor stap in kaart te brengen, bijvoorbeeld door middel van een Flowchart, Swimlane, VSM, Makigami diagram of Activiteiten Flow diagram. Hierdoor wordt het eenvoudiger om verspillingen te identificeren en te begrijpen waar het probleem zich voordoet in het proces.

  2. Wat zijn de activiteiten in het huidige proces? Bij het beschrijven van het proces is het belangrijk om alle activiteiten, taken en verantwoordelijkheden die bij het proces betrokken zijn te identificeren (RACI). Door alle activiteiten in kaart te brengen, wordt het eenvoudiger om te bepalen welke verspillingen in het proces het meest relevant zijn voor het probleem.

  3. Hoe groot is het probleem? Om de impact van het probleem te beoordelen en de voortgang van het project te meten, is het belangrijk om te bepalen hoe groot het probleem is (0-meting). Dit kan worden gedaan door het analyseren van prestatie-indicatoren, zoals doorlooptijd, foutenpercentages of klanttevredenheid. 

  4. Hoe ga ik data verzamelen? Dataverzameling is een laatste stap van de Measure-fase. Bepaal welke data nodig is om het probleem te kunnen analyseren. Bepaal hoe de data wordt verzameld. Bijvoorbeeld welke database of steekproeven. Een goed doordachte dataverzameling zorgt ervoor dat de analyse gebaseerd is op betrouwbare en relevante informatie zodat de meting weer herhaald kan worden.

Het gedetailleerd in kaart brengen van het huidige proces en het verzamelen van relevante data stelt teams in staat om de omvang van het probleem te begrijpen en om goed geïnformeerde beslissingen te nemen in de latere fasen van het project. Door aandacht te besteden aan de bovengenoemde aspecten, kunnen teams effectief de basis leggen voor een succesvolle Analyse-fase. de Analyse-fase. In de Analyse-fase zullen teams de verzamelde data gebruiken om de kernoorzaken van het probleem te identificeren.

Analyse-fase: Het identificeren van de kernoorzaken van het probleem

De Analyse-fase is de derde stap in de DMAIC aanpak en richt zich op het onderzoeken van de verzamelde data om de kernoorzaken van het probleem te identificeren. Samen met de materie-deskundigen wordt een Ishikawa gemaakt om van oorzaken naar kernoorzaken te komen. Een analyse van de data stelt teams in staat om de onderliggende oorzaken die aan het probleem bijdragen te begrijpen zodat in de Improve-fase gerichte oplossingen bedacht kunnen worden. In deze fase zijn er vier belangrijke vragen die moeten worden beantwoord:

  1. Wat veroorzaakt het probleem? Om effectieve oplossingen te ontwikkelen, is het essentieel om te begrijpen wat de onderliggende oorzaken van het probleem zijn. Dit kan worden gedaan door het toepassen van verschillende analysetechnieken, zoals oorzaak-gevolgdiagrammen en Ishikawa. Door de kernoorzaken van het probleem te identificeren, kan het verbeterteam gerichter te werk gaan bij het ontwikkelen van oplossingen.

  2. Wat zegt de verzamelde data? De data die tijdens de Measure-fase is verzameld, wordt geanalyseerd om inzichten te verkrijgen in het probleem en de prestaties van het proces. Welke trends en patronen herkennen we? Kortom, maak van ruwe data welke verzameld is begrijpelijke informatie. Dit kan worden gedaan door het visualiseren van de data met bijvoorbeeld een Run Chart, Histogram, Control Charts en Procescapability analyses. 

  3. Wat zijn de grootste oorzaken (kernoorzaken)? Na het identificeren van de mogelijke oorzaken van het probleem, is het belangrijk om de grootste oorzaken of kernoorzaken te bepalen. Dit zijn de factoren die de meeste invloed hebben op het probleem en waarop het verbeterteam zich moet concentreren om het grootste effect te realiseren. Het identificeren van de kernoorzaken kan worden gedaan door het toepassen van bijvoorbeeld 5 Times Why, prioriteringstechnieken, zoals de 80/20-regel (Pareto-analyse) of het beoordelen van de impact en haalbaarheid van het aanpakken van elke oorzaak.

  4. Wat zijn de prioriteiten? Het bepalen van welke kernoorzaken als eerste moeten worden aangepakt en welke verbeteringen het meest kritisch zijn voor het succes van het project. Door het stellen van prioriteiten kan het verbeterteam zijn inspanningen richten op de meest impactvolle verbeteringen en ervoor zorgen dat middelen op een efficiënte manier worden ingezet.

Door het analyseren van de verzamelde gegevens en het identificeren van de kernoorzaken van het probleem, kunnen teams gerichte en effectieve oplossingen ontwikkelen in de Improve-fase. Het vaststellen van prioriteiten helpt bovendien om de inspanningen van het verbeterteam te richten op de meest impactvolle verbeteringen, wat bijdraagt aan het algehele succes van het project. Met de inzichten die zijn verkregen uit de Analyse-fase, is het verbeterteam goed voorbereid om over te gaan naar de volgende stap in het DMAIC-proces: de Improve-fase. 

Improve-fase: Procesverbetering en implementatie van oplossingen

De Improve-fase is de vierde stap in de DMAIC aanpak en richt zich op het bedenken, testen en implementeren van oplossingen om de geïdentificeerde kernoorzaken van het probleem aan te pakken. In deze fase wordt het creatieve potentieel van de medewerkers benut om effectieve verbeteringen te realiseren. Er zijn vier belangrijke aspecten die in deze fase moeten worden overwogen:

  1. Hoe benut ik creativiteit van de medewerkers? Bij het bedenken van oplossingen is het belangrijk om de creativiteit en kennis van de betrokken medewerkers te benutten. Dit kan worden gedaan door brainstormsessies, focusgroepen of workshops te organiseren waarin teamleden hun ideeën en suggesties kunnen delen. Door medewerkers actief te betrekken bij het verbeterproces, kunnen innovatieve en effectieve oplossingen worden ontwikkeld die aansluiten bij de praktijk. Hiermee voorkom je ook de 8e verspilling: Niet benutten van talent.

  2. Wat is de beste oplossing? Na het brainstormen van verschillende mogelijke oplossingen, is het belangrijk om de beste oplossing te selecteren die het probleem effectief aanpakt en haalbaar is om te implementeren. Dit kan worden gedaan door het evalueren van de impact, kosten, risico’s en haalbaarheid van elke voorgestelde oplossing. Het kiezen van de beste oplossing zorgt ervoor dat de verbetering het grootste effect heeft op het proces.

  3. Hoe ga ik de oplossing testen? Voordat een oplossing wordt geïmplementeerd, is het belangrijk om deze te testen om te bepalen of deze effectief is en om eventuele onvoorziene problemen of risico’s te identificeren. Dit kan worden gedaan door middel van pilots, simulaties of kleinschalige experimenten. Het testen van de oplossing helpt om eventuele aanpassingen te identificeren die nodig zijn voordat de oplossing op grotere schaal wordt geïmplementeerd.

  4. Hoe ga ik de oplossing implementeren? Na het testen en verfijnen van de gekozen oplossing, is het tijd om deze te implementeren in het proces. Dit vereist een gedetailleerd implementatieplan, inclusief verantwoordelijkheden, tijdlijnen en benodigde middelen. Effectieve communicatie en training van medewerkers zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat de oplossing op de juiste manier wordt toegepast en om weerstand tegen verandering te minimaliseren.

Door het brainstormen, testen en implementeren van oplossingen die de geïdentificeerde kernoorzaken aanpakken, kunnen teams aanzienlijke verbeteringen in hun processen realiseren. Een zorgvuldige planning, testen en implementatie zorgen voor een succesvolle uitvoering van de verbeteringen, wat uiteindelijk leidt tot betere prestaties en een hogere klanttevredenheid. Na de succesvolle implementatie van de oplossing is het tijd om over te gaan naar de laatste stap in het DMAIC-proces: de Control-fase. In de Control-fase zullen teams ervoor zorgen dat de geïmplementeerde verbeteringen duurzaam zijn en op lange termijn effect hebben op het proces. en grip te houden op het proces.

Control-fase: Borging en grip houden op het verbeterde proces

In de Control-fase van het DMAIC-proces ligt de focus op het borgen van de geïmplementeerde verbeteringen en het behouden van grip op het proces. Dit helpt ervoor te zorgen dat het probleem niet opnieuw ontstaat en dat de organisatie continu kan blijven verbeteren. Er zijn vier belangrijke aspecten die in deze fase moeten worden overwogen:

  1. Welke onderwerpen moet ik monitoren? Het is belangrijk om de kritische procesindicatoren (KPI’s) te identificeren die een directe impact hebben op de prestaties en kwaliteit van het verbeterde proces. Deze indicatoren moeten continu worden gemonitord om ervoor te zorgen dat het proces op het gewenste prestatieniveau blijft en om snel eventuele afwijkingen te kunnen detecteren.

  2. Hoe signaleren we wanneer er problemen zijn? Het opzetten van een effectief signaleringssysteem is om tijdig problemen of afwijkingen in het proces te kunnen detecteren. Dit kan worden gedaan door middel van dashboards, rapportages of real-time monitoring tools die waarschuwingen geven wanneer KPI’s buiten de vastgestelde grenzen vallen. Dit stelt teams in staat om snel actie te ondernemen en corrigerende maatregelen te treffen indien nodig.

  3. Wanneer is het proces “out of control”? Een proces wordt als “out of control” beschouwd wanneer de prestaties ervan buiten de vooraf bepaalde acceptabele limieten vallen. Dit kan worden vastgesteld door de prestaties van het proces te vergelijken met de vastgestelde normen en grenswaarden. Indien een proces “out of control” is, moeten teams snel handelen om de oorzaken van de afwijkingen te achterhalen en corrigerende maatregelen te treffen om het proces weer binnen de gewenste limieten te brengen.

  4. Welke maatregelen moeten we nemen om “in control” te komen? Om een proces weer “in control” te brengen, moeten teams de oorzaken van de afwijkingen analyseren en passende corrigerende maatregelen nemen. Dit kan variëren van kleine aanpassingen in het proces tot grotere interventies zoals training van medewerkers of aanpassingen in de procesinrichting. Het is belangrijk om de resultaten van deze maatregelen te monitoren en te evalueren om te bepalen of ze effectief zijn geweest bij het terugbrengen van het proces binnen de gewenste grenzen.

De Control-fase is belangrijk om ervoor te zorgen dat de geïmplementeerde verbeteringen duurzaam zijn en het proces onder controle blijft. Door het monitoren van kritische procesindicatoren, het opzetten van effectieve signaleringssystemen en het nemen van corrigerende maatregelen indien nodig, kunnen organisaties grip houden op hun processen en een continue verbetercultuur bevorderen. Een aspect van het in stand houden van de verbeteringen en het behouden van grip op het proces is het betrekken van medewerkers bij het monitoren en verbeteren van de processen, bijvoorbeeld met dag -en weekstarten.

De kracht van DMAIC in continue verbetering

De DMAIC-methodologie, een aanpak  van zowel Lean als Lean Six Sigma, biedt organisaties een gestructureerde en effectieve methode voor het identificeren, analyseren en oplossen van problemen in hun processen. Door de vijf fasen – Define, Measure, Analyse, Improve en Control – te doorlopen, kunnen organisaties gestaag en systematisch hun prestaties verbeteren. Een van de belangrijkste voordelen van DMAIC is de mogelijkheid om een continue verbetercultuur binnen de organisatie te bevorderen. Door regelmatig DMAIC-projecten uit te voeren en medewerkers actief te betrekken bij het verbeterproces, ontstaat er een omgeving waarin verbetering en innovatie worden aangemoedigd en beloond.

Ben je klaar om je kennis van Lean en DMAIC naar een hoger niveau te tillen? Schrijf je in voor onze online Lean Black Belt training!

Leer op jouw tempo, waar en wanneer het jou uitkomt. Aan het einde van de cursus ontvang je een internationaal erkend certificaat van LCS, the Cardiff University licenced service.

Ontdek de Lean-training die zich aanpast aan jóuw tempo. Meld je nu aan!

Online Lean training:
100% Lean, helemaal op jouw tempo

Veel gelezen in onze kennisbank