Lean in de zorg

Lean in de zorg: Hoe het de efficiëntie en patiëntenzorg verbetert

Lean in de zorg is het toepassen van Lean-principes om verspilling en inefficiëntie in de gezondheidszorg te minimaliseren. Deze aanpak leidt tot betere patiëntenzorg en meer efficiënte werkprocessen. In deze blog bespreken we de voordelen van Lean in de zorg en enkele succesvolle voorbeelden van de invoering ervan.

Vaak hoor ik van zorgprofessionals: ‘Lean is best mooi voor een productiebedrijf… maar wij… werken met patiënten.’ Dat klopt natuurlijk helemaal, met name als je uitgaat van de tools in Lean die grotendeels vanuit Toyota zijn overgekomen. Als je echter uitgaat van wat Lean nu echt is, dan is dit in iedere organisatie toe te passen. Lean gaat namelijk uit van mensen, processen en klanten. Voor de zorg betekent dit: zorgprofessionals, behandelproces en patiënten. Dus, als je alleen een focus hebt op specifieke Lean tools, dan klopt het helemaal dat het voornamelijk geschikt is voor productiebedrijven. Lean in de zorg heeft dus enige vertaling nodig en niet alle tools uit de Lean toolbox kunnen zo toegepast worden.

Laten we kijken naar de vijf principes van Lean en deze vertalen naar de zorgsector:

1 – Waarde vanuit het perspectief van de patiënt:

Het is belangrijk om te begrijpen wat patiënten waarderen: effectieve behandelingen, respectvolle zorg, en duidelijke communicatie over hun behandelplannen. Zorgverleners moeten zich richten op deze behoeften van patiënten, die niet alleen een effectieve behandeling willen, maar ook duidelijke informatie over hun behandelproces. Het zorgsysteem dient ingericht te zijn om te voldoen aan het welzijn en de behoeften van de patiënt.

2 – Processen Transparant Maken:

Maak het volledige proces van patiëntenzorg van begin tot eind inzichtelijk en verbeter het waar mogelijk, met de focus op het verminderen van inefficiënties zoals onnodige wachttijden, dubbel werk, of herhaaldelijk verzamelde informatie. Het is belangrijk dat iedereen begrijpt hoe de processen zijn ingericht, conform de standaarden en protocollen. Dit bevordert een consistente zorgverlening en vergemakkelijkt het vinden van punten voor verbetering.

3 – Verspillingen Elimineren:

Richt je op het vermijden van activiteiten die geen waarde toevoegen voor de patiënt, zoals het beperken van wachttijden, minimaliseren van onnodige bewegingen binnen de zorgverlening en voorkomen van overproductie van diensten. Lean identificeert 8 soorten verspillingen.”In de zorg adviseer ik altijd te focussen op aspecten van het proces die verbazing wekken en deze te verbeteren.

4 – Doorlooptijd Beheersen:

Pas de behandeling af op de werkelijke behoeften van patiënten, niet op prognoses. Behandelplannen en processen moeten flexibel zijn om in te spelen op patiëntenvoorkeuren. Een soepele, ononderbroken zorgverlening vermindert fouten en bevordert snellere zorg. Voer systemen in die de patiëntenvraag volgen, en stem de zorg hierop af om de doorlooptijd te verkorten. Communiceer duidelijk over doorlooptijden met patiënten voor realistische verwachtingen.

5 – Streven naar perfectie:

Verbeter voortdurend de zorgprocessen en -praktijken om verspilling te verminderen, patiënttevredenheid te verhogen, en de best mogelijke zorgkwaliteit te bieden. Richt je op het minimaliseren van fouten en het verhogen van de patiëntervaring door actief feedback van zowel patiënten als zorgprofessionals te verzamelen en te integreren in continue kwaliteitsverbeteringen.

Lean en Lean Six Sigma in de gezondheidszorg:

In de zorg zie ik vaak twee stromingen: Lean en Lean Six Sigma. Beide methodieken streven naar het optimaliseren van processen, foutloos werken en het verhogen van de waarde voor patiënten. Terwijl Lean zich richt op het elimineren van verspilling, probeert Six Sigma de variatie te verminderen door defecten te reduceren. Deze hybride aanpak, bekend als Lean Six Sigma, is de afgelopen twee decennia steeds populairder geworden. Met name het UMCG in Groningen past Lean Six Sigma succesvol toe, en het ziekenhuis St Jansdal voert Lean eveneens in met goede resultaten.

Voordelen van Lean in de zorg:

1. Toegankelijkheid: Lean is een toegankelijke methodologie die geen geavanceerde statistische methoden, dure training of systemen vereist. Iedereen kan dit toepassen door steeds nieuwsgierig te blijven naar het proces: waarom doen we dit op deze manier?
2. Stapsgewijze invoering: Lean-principes kunnen geleidelijk worden toegepast in de gezondheidszorg, waarbij elke zorgperiode en interactie met patiënten gezien wordt als een kans om waarde te creëren en verspilling tegen te gaan. Lean hoeft dus niet als een omvangrijk project te worden gezien.
3. Patiëntgericht: Lean in de zorg legt de focus op het leveren van waarde aan de patiënt, wat leidt tot betere zorg, patiënttevredenheid en patiëntveiligheid.

Succesvolle voorbeelden van Lean in de zorg:

In Nederland hebben verschillende zorginstellingen Lean en Lean Six Sigma principes toegepast om hun processen te verbeteren en de patiëntenzorg te optimaliseren. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG): Zoals eerder genoemd, past het UMCG Lean Six Sigma toe om de efficiëntie van hun processen te verbeteren, met projecten gericht op zowel patiëntenzorg als ondersteunende diensten.
• Ziekenhuis St Jansdal: Gelegen in Harderwijk, past dit ziekenhuis Lean principes toe om hun zorgprocessen te optimaliseren, wat leidt tot verbeterde patiënttevredenheid en efficiëntere zorgverlening.
• Radboudumc: Het Radboud universitair medisch centrum in Nijmegen maakt gebruik van Lean methodieken om zorgprocessen te verbeteren en de patiëntveiligheid te verhogen.
• Jeroen Bosch Ziekenhuis: Dit ziekenhuis in ‘s-Hertogenbosch heeft Lean Six Sigma gebruikt om diverse processen binnen de instelling te verbeteren, met als doel de kwaliteit van zorg te verhogen en de wachttijden voor patiënten te verkorten.
• Isala Ziekenhuis: Gevestigd in Zwolle, gebruikt Lean principes om de efficiëntie en effectiviteit van de zorgprocessen te verhogen, waardoor de patiënttevredenheid verbetert.

Deze voorbeelden illustreren hoe Lean en Lean Six Sigma in de Nederlandse gezondheidszorg worden ingezet om hun processen te verbeteren.

Een paar bekende buitenlandse zorginstellingen:

• Virginia Mason Medical Center (Seattle, VS): Een van de bekendste zorginstellingen die Lean principes heeft toegepast om de patiëntenzorg en operationele efficiëntie te verbeteren. Ze hebben hun eigen aanpak ontwikkeld, de Virginia Mason Production System, geïnspireerd op het Toyota Production System.
• ThedaCare (Wisconsin, VS): Een andere Amerikaanse zorgorganisatie die bekend staat om zijn toepassing van Lean principes. ThedaCare heeft aanzienlijke verbeteringen gemeld in patiënttevredenheid, kwaliteit van zorg, en operationele efficiëntie.
• Karolinska Universitetssjukhuset (Zweden): Een van de grootste ziekenhuizen in Zweden, bekend om het gebruik van Lean in de gezondheidszorg om de efficiëntie en kwaliteit van zorg te verbeteren.
• Salford Royal NHS Foundation Trust (VK): Deze Britse zorginstelling heeft Lean managementtechnieken gebruikt om patiëntveiligheid te verbeteren en verspilling in hun processen te verminderen.

Uitdagingen en belemmeringen bij de implementatie van Lean in de zorg:

Hoewel Lean in de zorg aanzienlijke voordelen kan bieden, zijn er ook uitdagingen en belemmeringen bij de implementatie ervan. Enkele veelvoorkomende uitdagingen zijn:

1. Weerstand tegen verandering: Medewerkers en medische staf kunnen terughoudend zijn om veranderingen te accepteren, vooral als ze geloven dat deze hun werklast zullen vergroten of hun werkprocessen zullen verstoren. Veel gehoord binnen zorg: Wij zijn geen fabriek! Om deze weerstand te overwinnen, is het belangrijk om medewerkers te betrekken bij het planningsproces en hen te laten zien hoe de veranderingen hen en de patiënten ten goede zullen komen. Daarnaast moet er voldoende ondersteuning en training worden geboden om medewerkers te helpen bij het aanpassen aan nieuwe processen en werkwijzen.
2. Gebrek aan middelen: Het implementeren van Lean in de zorg kan tijd, geld en personeel vereisen, wat een uitdaging kan zijn voor organisaties met beperkte middelen. Om dit probleem aan te pakken, kan men beginnen met kleinschalige projecten om successen en leermomenten te tonen die vervolgens kunnen worden opgeschaald. Ook kunnen zorginstellingen samenwerken met andere organisaties om best practices te delen en gezamenlijk investeringen te doen in training en middelen.
3. Complexiteit van de gezondheidszorg: De gezondheidszorg is een complexe en sterk gereguleerde sector, wat het moeilijk kan maken om Lean-principes toe te passen en te integreren. Om deze uitdaging te overwinnen, is het essentieel om een grondig begrip te hebben van de specifieke regelgeving en vereisten waarmee zorginstellingen te maken hebben. Dit helpt om Lean-initiatieven te ontwikkelen die voldoen aan de regelgeving en die zijn aangepast aan de unieke behoeften en context van de zorgsector.
4. Cultuurverandering: Het implementeren van Lean in de zorg vereist vaak een cultuurverandering binnen de organisatie. Medewerkers moeten de waarde en het belang van continue verbetering inzien en zich hiervoor inzetten. Leiderschap speelt hierbij een cruciale rol door het goede voorbeeld te geven en het bevorderen van een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om verbeterideeën aan te dragen en fouten te bespreken.
5. Balanceren tussen kwaliteit en efficiëntie: Bij het implementeren van Lean in de zorg kan het soms lastig zijn om een balans te vinden tussen het verhogen van efficiëntie en het waarborgen van de kwaliteit van de zorg. Het is belangrijk om te benadrukken dat het doel van Lean niet alleen is om kosten te besparen, maar ook om de kwaliteit van de zorg voor patiënten te verbeteren. Zorginstellingen moeten daarom voortdurend evalueren of hun Lean-initiatieven leiden tot betere zorgresultaten, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.

Door proactief te anticiperen op deze uitdagingen en belemmeringen, kunnen zorgorganisaties de implementatie van Lean in de zorg vergemakkelijken en de kans op succes vergroten. Hier zijn enkele aanbevelingen om deze uitdagingen te overwinnen:

• Communicatie en betrokkenheid: Zorg voor open en transparante communicatie tijdens het hele Lean-implementatieproces. Betrek medewerkers bij het identificeren van verspilling en het ontwikkelen van verbeterinitiatieven. Dit zal niet alleen helpen om weerstand tegen verandering te verminderen, maar zal ook zorgen voor een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij het succes van het project.
• Ondersteuning van het management: Het is essentieel dat het management op alle niveaus de Lean-implementatie ondersteunt en eraan deelneemt. Zij moeten een cultuur van continue verbetering bevorderen en medewerkers aanmoedigen om nieuwe ideeën en verbetermogelijkheden te delen.
• Training en ontwikkeling: Investeer in training en ontwikkeling om ervoor te zorgen dat medewerkers over de nodige kennis en vaardigheden beschikken om Lean-principes en -technieken toe te passen in hun dagelijkse werk. Overweeg om Lean trainingen, zoals Lean Green Belt en Lean Six Sigma, aan te bieden om medewerkers te helpen bij het implementeren van de methodologie.
• Meten en monitoren: Implementeer meet- en monitoringsystemen om de voortgang en impact van Lean-initiatieven te volgen. Gebruik deze gegevens om bij te sturen waar nodig en om successen en leermomenten te delen met de rest van de organisatie.
• Continue verbetering: Zorg voor een langetermijnstrategie en een cultuur van continue verbetering, zodat Lean-initiatieven niet als een eenmalig project worden gezien, maar als een doorlopende inspanning om de kwaliteit van zorg en efficiëntie te verbeteren.
   

Zelf pas ik vaanuit Lean.nl het volgende model toe bij de start van het invoeren van Lean in de zorg:

Door deze aanbevelingen te volgen, kunnen zorgorganisaties de uitdagingen en belemmeringen overwinnen die gepaard gaan met de implementatie van Lean in de zorg. Dit zal hen in staat stellen om de kwaliteit van zorg voor patiënten te verbeteren, de efficiëntie te verhogen en de werkomgeving voor medewerkers te verbeteren.

Lean in de zorg is een methode om verspilling en inefficiëntie in de gezondheidszorg te verminderen en tegelijkertijd de kwaliteit van de patiëntenzorg te verbeteren. Door Lean-principes toe te passen, kunnen zorginstellingen de efficiëntie verhogen, de patiënttevredenheid verbeteren en een cultuur van continue verbetering bevorderen.

Ben je benieuwd hoe de Lean-methodiek de efficiëntie en patiënttevredenheid binnen jouw zorginstelling kan verbeteren? Neem gerust contact op voor meer informatie of een persoonlijk advies. Ik sta klaar om al je vragen te beantwoorden.

Anend Harkhoe
06 -57 57 57 31