Achtergrond
Wat kunt u met een lean office?
Een “lean office” is de toepassing van de “Lean” filosofie op front-end processen. In het begin van de jaren negentig ontwikkelde Toyota Manufacturing het concept van lean, waarbij acht categorieën van procesafval (of “muda”) werden geïdentificeerd. Deze zijn: transport, inventaris, beweging, wachten, overbewerking, overproductie en defecten. Volgens de pioniers van het concept kan een fabrikant daadwerkelijk waarde toevoegen aan producten door verspilling in deze processen te elimineren. Deze doorbraak doordringt de huidige productie en begint zich nu te manifesteren op plaatsen buiten de fabrieksvloer: namelijk het kantoor. Hierover laten we in dit artikel meer zien.
De opkomst van een lean office
Toonaangevende productiebedrijven
begonnen veel overeenkomsten te zien tussen hun productielijnen en hun
kantoren. Beide omgevingen hebben processen en mensen die werk produceren. Het
belangrijkste is dat beide processen processen hebben – die, zonder verfijning,
verspilling worden. Het idee van een lean office is relatief nieuw en er zijn
nog steeds verschillende perspectieven over hoe het succesvol kan worden
gerealiseerd. Het elimineren van verspilling in een kantoor is ook aantoonbaar
moeilijker dan op de productielijn, omdat de productiviteit in een kantoor veel
minder meetbaar is. Deze zes kernprincipes blijven echter centraal staan voor
een lean office:
- Value Stream Mapping (VSM) – Value Stream mapping (VSM) is een
kritisch hulpmiddel voor het visualiseren van verspillende processen en stappen
die kunnen worden herzien om verspilling te elimineren. Gewoonlijk zijn er drie
soorten Value Stream Maps: (1) de huidige toestand, (2) de ideale toestand en
(3) de toekomstige toestand.
- Standardization – Standardization is het
vereenvoudigen en stroomlijnen van processen; het uitwerken van de
variabiliteit. Iedere medewerker moet zijn eigen taken consequent volgen zodat
de processen reflexief worden en andere teamleden kunnen vertrouwen op een
uniform product. Dit kan de procestijd met 10-15% verkorten.
- Flow – Voordat u een proces
standaardiseert, moet u zeker weten dat er voldoende ‘flow’ is. Dat wil zeggen,
zorg ervoor dat het proces eenvoudig en herhaalbaar is. Flow kan ook verwijzen
naar de fysieke inrichting van een kantoor. Sommigen noemen dit grenzeloosheid,
dit is het creëren van fysieke ruimte die een proces en zijn deelnemers
complimenteert.
- Focus – Doe niet teveel tegelijk in één
keer. Richt u in plaats daarvan op belangrijke processen die direct van invloed
zijn op het vermogen van uw bedrijf om waarde te leveren aan klanten. Pas nadat
deze belangrijke processen zijn verfijnd en geperfectioneerd, moet u op zoek
gaan naar andere activiteiten om op te lossen.
- Culture – Cultuur is het belangrijkste
element van een lean office. Het bevorderen van een “lean cultuur”
zorgt ervoor dat lean processen kunnen worden verbeterd. Het is ook een teken
van verfijning van uw processen en het begrip hiervan door uw medewerkers.
Houdt er rekening mee dat het opzetten van een goede cultuur in een lean office
niet zo eenvoudig is als u zou denken.
- Alignment – Om een goede lean cultuur te
bevorderen moeten veranderingen in het bedrijfsproces in lijn zijn met de
bedrijfsdoelstellingen. Zorg ervoor dat u alles even naloopt en dat u de stappen
mogelijk opnieuw neemt als dit nodig is.
Online module Value Stream Map
Leren hoe je een Value Stream Map maakt? Dan is deze Value Stream Mapping online module iets voor jou. Niet meteen een volledige Lean-opleiding voor je kiezen: maar wel die Lean-bites op je bord waarmee je meteen aan de slag kunt.
Online Lean training: 100% Lean, helemaal op jouw tempo
Wil je meer weten over Lean en je certificeren? Volg dan een van onze Lean online trainingen.
Bij Lean.nl kan je de volgende Lean trainingen online volgen:
Lean White Belt
Lean Yellow Belt
Lean Orange Belt
Lean Green Belt
Lean Black Belt
Achtergrond
18 mrt 2020