Wat kunt u met een lean office?

Een “lean office” is de toepassing van de “Lean” filosofie op front-end processen. In het begin van de jaren negentig ontwikkelde Toyota Manufacturing het concept van lean, waarbij acht categorieën van procesafval (of “muda”) werden geïdentificeerd. Deze zijn: transport, inventaris, beweging, wachten, overbewerking, overproductie en defecten. Volgens de pioniers van het concept kan een fabrikant daadwerkelijk waarde toevoegen aan producten door verspilling in deze processen te elimineren. Deze doorbraak doordringt de huidige productie en begint zich nu te manifesteren op plaatsen buiten de fabrieksvloer: namelijk het kantoor. Hierover laten we in dit artikel meer zien.

De opkomst van een lean office

Toonaangevende productiebedrijven begonnen veel overeenkomsten te zien tussen hun productielijnen en hun kantoren. Beide omgevingen hebben processen en mensen die werk produceren. Het belangrijkste is dat beide processen processen hebben – die, zonder verfijning, verspilling worden. Het idee van een lean office is relatief nieuw en er zijn nog steeds verschillende perspectieven over hoe het succesvol kan worden gerealiseerd. Het elimineren van verspilling in een kantoor is ook aantoonbaar moeilijker dan op de productielijn, omdat de productiviteit in een kantoor veel minder meetbaar is. Deze zes kernprincipes blijven echter centraal staan voor een lean office:

1. Value Stream Mapping  (VSM) – Value Stream mapping (VSM) is een kritisch hulpmiddel voor het visualiseren van verspillende processen en stappen die kunnen worden herzien om verspilling te elimineren. Gewoonlijk zijn er drie soorten Value Stream Maps: (1) de huidige toestand, (2) de ideale toestand en (3) de toekomstige toestand.
2. Standardization – Standardization is het vereenvoudigen en stroomlijnen van processen; het uitwerken van de variabiliteit. Iedere medewerker moet zijn eigen taken consequent volgen zodat de processen reflexief worden en andere teamleden kunnen vertrouwen op een uniform product. Dit kan de procestijd met 10-15% verkorten.
3. Flow – Voordat u een proces standaardiseert, moet u zeker weten dat er voldoende ‘flow’ is. Dat wil zeggen, zorg ervoor dat het proces eenvoudig en herhaalbaar is. Flow kan ook verwijzen naar de fysieke inrichting van een kantoor. Sommigen noemen dit grenzeloosheid, dit is het creëren van fysieke ruimte die een proces en zijn deelnemers complimenteert.
4. Focus – Doe niet teveel tegelijk in één keer. Richt u in plaats daarvan op belangrijke processen die direct van invloed zijn op het vermogen van uw bedrijf om waarde te leveren aan klanten. Pas nadat deze belangrijke processen zijn verfijnd en geperfectioneerd, moet u op zoek gaan naar andere activiteiten om op te lossen.
5. Culture – Cultuur is het belangrijkste element van een lean office. Het bevorderen van een “lean cultuur” zorgt ervoor dat lean processen kunnen worden verbeterd. Het is ook een teken van verfijning van uw processen en het begrip hiervan door uw medewerkers. Houdt er rekening mee dat het opzetten van een goede cultuur in een lean office niet zo eenvoudig is als u zou denken.
6. Alignment – Om een goede lean cultuur te bevorderen moeten veranderingen in het bedrijfsproces in lijn zijn met de bedrijfsdoelstellingen. Zorg ervoor dat u alles even naloopt en dat u de stappen mogelijk opnieuw neemt als dit nodig is.