9 Stappen Van Een Future State VSM In Dienstverlening?

In een dienstverlenende omgeving is het visualiseren van het proces en het definiëren van standaarden van groot belang. Dit geldt ook voor het signaleren van afwijkingen en het verbeteren hiervan. Het toepassen van Lean-principes kan hierbij helpen. In dit blog bespreken we de 9 stappen voor Future State VSM Office en hoe deze kunnen worden toegepast in een kantooromgeving.

Stap 1: Takttijd

Het is belangrijk om de klantenwens in kaart te brengen en te bepalen hoe vaak de dienst geleverd moet worden. Hierbij kan rekening worden gehouden met de complexiteit van de mix.

Stap 2: Flow

One piece flow kan worden toegepast waar mogelijk. Bijvoorbeeld bij een goedkeuringsproces waarin een bepaalde groep mensen een vergunning moet goedkeuren.

Stap 3: FIFO

FIFO kan worden toegepast door papieren dossiers in volgorde te leggen of elektronische documenten op datum te sorteren.

Stap 4: Werkstroom Cyclus

Work flow cycles zijn vaste tijdstippen waarop informatie tussen afdelingen stroomt op een gestandaardiseerde manier. Dit kan voorkomen dat er veel email verkeer en telefoontjes plaatsvinden tussen afdelingen.

Stap 5: Integratie Event

Integration events zijn vergelijkbaar met work flow cycles, maar vinden op maandelijkse of kwartaal basis plaats.

Stap 6: Standaard Werk

Het definiëren van standaard werk is ook belangrijk in een kantooromgeving. Hierbij is het belangrijk om niet alleen te beschrijven wat er moet worden gedaan, maar ook wanneer.

Stap 7: Een punt van aansturing

Net als in een productieomgeving is het doel van een kantoorproces om slechts één signaal te hebben dat het hele proces aanstuurt.

Stap 8: Visuele indicatoren en Pitch

Pitch is de manier waarop kan worden vastgesteld of de flow op tijd is of niet. Hierbij kan een groen/rood signaal worden gebruikt op het team board.

Stap 9: Klantvraag

Het is belangrijk om een plan B te hebben voor situaties waarin de klantvraag verandert. Dit kan ervoor zorgen dat de flow zo snel mogelijk wordt hersteld of aangepast.

Door het toepassen van deze stappen kan de kantooromgeving geoptimaliseerd worden en kan er meer waarde worden toegevoegd voor de klant. Bij het implementeren van deze stappen is het van belang om medewerkers te betrekken en hun input te gebruiken. Op deze manier kunnen zij meedenken en meewerken aan het verbeteren van de processen.

Het toepassen van Lean-principes kan zorgen voor een verbeterde efficiency en kwaliteit, en kan bijdragen aan een betere werkomgeving voor medewerkers. Wil je meer leren over Lean en hoe dit kan worden toegepast in een kantooromgeving?  Volg dan onze online Lean Black Belt training. En ontdek wat Lean voor jouw organisatie kan betekenen.

Op jouw tempo –  wanneer en waar je maar wilt. En na afloop ontvang je een internationaal erkend certificaat van LCS, the Cardiff University licenced service.

De Lean-training waarbij jíj het tempo bepaalt