Gung Ho! Managementprincipes en Lean Management

Wat zijn de managementprincipes van Gung Ho?

De term “Gung Ho” is een Chinees woord dat “zeer enthousiast en gemotiveerd” betekent. Het wordt vaak gebruikt om iemand te beschrijven die met veel energie en vastberadenheid aan een taak werkt. De term werd populair door het gebruik ervan door Amerikaanse mariniers tijdens de Tweede Wereldoorlog, die het gebruikten om een gevoel van teamgeest en samenwerking te bevorderen.

Kenneth Blanchard en Sheldon Bowles hebben een inspirerend managementboek geschreven met de titel “Gung Ho! Een overtuigende methode om uw medewerkers te inspireren”. Het boek draait om de transformatie van een worstelend bedrijf dat dreigt failliet te gaan. Een van de medewerkers heeft door het observeren van dieren, namelijk de Eekhoorn, de Bever en de Gans, ontdekt dat hun principes de prestaties kunnen verbeteren.

Dit boek is al lang op de markt, maar de managementprincipes zijn nog steeds geldig en goed te vertalen naar de Lean-managementprincipes. Toen ik heel lang geleden mijn eerste managementrol kreeg, hoorde ik al van dit boek en de bijbehorende managementprincipes. Ik heb het eigenlijk altijd links laten liggen, tot ik niet zo lang geleden het boek van iemand kreeg. Toen legde ik meteen de link naar Lean management. In dit stuk leg ik uit wat de drie managementprincipes van Gung Ho zijn en hoe ze aansluiten bij Lean management.

De managementprincipes van de Gung Ho!-Methode en de Link met Lean-management

1. Waardevol Werk: De Geest van de Eekhoorn

Eekhoorns zijn voortdurend bezig met het verzamelen en opslaan van voedsel. Ze verzamelen noten, zaden en andere voedingsmiddelen om een voorraad aan te leggen voor de winter. Deze dieren zijn ijverig en hebben een duidelijk doel voor ogen: overleven tijdens de koude maanden. Hun inspanningen zijn zinvol omdat ze direct bijdragen aan hun overleving en welzijn. Dit gedrag toont aan hoe belangrijk het is om doelgericht en betekenisvol werk te verrichten, waarbij elke actie bijdraagt aan een groter geheel.

Het managementprincipe van de Geest van de Eekhoorn draait om het hebben van een duidelijk doel en het besef dat je werk van betekenis is. Het gaat erom te begrijpen waarom je werk belangrijk is en hoe het bijdraagt aan het grotere geheel. Dit is essentieel omdat werk zinvol moet zijn en moet bijdragen aan het grotere geheel van de organisatie.

Om dit managementprincipe toe te passen, is het cruciaal dat medewerkers begrijpen hoe hun werk het succes van de organisatie ondersteunt. Dit wordt bereikt door duidelijke doelen te stellen en te laten zien hoe elke taak bijdraagt aan de missie en visie van het bedrijf. Wanneer medewerkers zien hoe hun werk past in het grotere plaatje, voelen ze zich meer betrokken en gemotiveerd.

Het resultaat van dit managementprincipe is dat medewerkers trots en gemotiveerd zijn, omdat ze zien dat hun werk een verschil maakt. Dit gevoel van betekenis en doelgerichtheid verhoogt niet alleen de productiviteit, maar ook de tevredenheid en het zelfrespect van de medewerkers.

Inzichten:

• Besef dat we bijdragen aan de gemeenschap: Het gaat erom dat je met je werk anderen helpt, niet om verwerkte hoeveelheden. Dit besef leidt tot zelfrespect, een emotie die net zo sterk is als liefde of haat.
• Iedereen werkt aan een gemeenschappelijk doel: Een doel onderschrijven is een belofte. Met vertrouwen in en aandacht voor je teamleden win je de steun voor de doelen. De manager stelt de kritieke doelen vast en het team kan de rest doen. Doelen fungeren als kilometerpaaltjes die de aandacht vasthouden op de productiviteit.
• Normen en waarden sturen alle plannen, beslissingen en handelingen: Doelen zijn voor de toekomst, waarden voor nu. Waarden worden pas werkelijkheid als je ze uitdraagt in je handelen en hoe je wilt dat anderen handelen. In een Gung Ho-organisatie hebben de normen en waarden uiteindelijk de leiding.

Link met Lean management:

In Lean management draait het om het creëren van waarde voor de klant en het elimineren van verspilling. Net als bij de Geest van de Eekhoorn, moeten medewerkers inzien hoe hun werk bijdraagt aan de waarde voor de klant en het grotere geheel. Dit bevordert eigenaarschap en betrokkenheid, essentiële elementen in zowel Lean management als Gung Ho.

2. Eigenaarschap en Vertrouwen: De Weg van de Bever

Bevers zijn bekend om hun indrukwekkende bouwvaardigheden. Ze bouwen dammen en lodges uit hout en modder om hun leefomgeving te creëren en te beschermen. Dit werk doen ze volledig zelfstandig, waarbij elke bever zijn specifieke taak uitvoert. Hun bouwprojecten dienen meerdere doelen: het creëren van een veilige leefomgeving, het opslaan van voedsel en het reguleren van waterstromen. Bevers werken efficiënt en doelgericht, waarbij ze de autonomie hebben om te beslissen hoe ze hun werk uitvoeren. Hun gezamenlijke inspanningen tonen het belang van samenwerking en individuele verantwoordelijkheid.

Het managementprincipe van de Weg van de Bever draait om autonomie en vertrouwen. Medewerkers moeten de vrijheid hebben om hun werk, binnen gestelde kaders, op hun eigen manier te doen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun prestaties. Het idee is dat mensen beter presteren als ze controle hebben over hun werk.

Om dit managementprincipe toe te passen, moet het management vertrouwen hebben in hun team en hen de autonomie geven om beslissingen te nemen. Dit betekent ook dat medewerkers de benodigde training en middelen krijgen om hun taken effectief uit te voeren. Vrijheid om in actie te komen krijg je als je precies weet wat je werkterrein is. Door medewerkers de ruimte te geven om hun werk te verbeteren, worden ze meer betrokken bij hun taken en nemen ze meer verantwoordelijkheid voor hun resultaten.

Het resultaat van dit managementprincipe is dat wanneer medewerkers controle hebben over hun werk, hun betrokkenheid en verantwoordelijkheid toenemen, wat leidt tot betere prestaties en innovatie. Respect voor ideeën, gevoelens, behoeften en wensen is essentieel. Controle heb je pas als de rest van de organisatie je steunt en niet dwarsboomt. Een gouden regel voor het management is om mensen als individuen te beschouwen. Informatie speelt hierbij een cruciale rol; managers moeten bereid zijn de touwtjes uit handen te geven, ook al is dat moeilijk.

Inzichten:

• Het speelveld heeft duidelijke grenslijnen: Doelen en waarden bepalen het speelveld en de regels van het spel. Leiders bepalen wie op welke positie speelt en laten dan de spelers hun gang gaan. Vrijheid om in actie te komen krijg je als je precies weet wat je werkterrein is.
• Respect voor ideeën, gevoelens, behoeften en wensen: Controle heb je pas als de rest van de organisatie je steunt en niet dwarsboomt. Een gouden regel voor het management is om mensen als individuen te beschouwen. Informatie speelt hierbij een cruciale rol; managers moeten bereid zijn de touwtjes uit handen te geven, ook al is dat moeilijk.
• Het werk moet te doen zijn, maar ook uitdagend: De productiviteitsverwachtingen moeten aansluiten op het vermogen en talent van de medewerkers. Het werk moet uitdagend zijn om zelfrespect te behouden. Niets is slechter voor het zelfrespect dan te weten dat je niet bijdraagt. Gung Ho vereist inspanning: werk waarvoor je je best moet doen, waarvan je leert en dat je verder helpt op onbekend terrein.

Link met Lean management:

In Lean management wordt veel nadruk gelegd op “respect voor mensen” en het geven van autonomie. Dit verhoogt de betrokkenheid en stelt werknemers in staat om verbeteringen door te voeren op de werkvloer. Dit sluit perfect aan bij de Weg van de Bever. Denk bijvoorbeeld aan Kaizen, waar continue verbetering en medewerkerbetrokkenheid centraal staan.

3. Aanmoedigen: Het Geschenk van de Gans

Ganzen staan bekend om hun unieke V-formatie tijdens het vliegen. Deze formatie helpt hen energie te besparen. De ganzen wisselen regelmatig van positie, zodat geen enkele gans te lang aan de voorkant hoeft te vliegen, wat zeer vermoeiend is. Bovendien communiceren ze continu met elkaar door te roepen, wat aanmoediging en ondersteuning biedt. Deze samenwerking en onderlinge ondersteuning zorgen ervoor dat de groep als geheel efficiënter en succesvoller kan migreren over lange afstanden.

Het managementprincipe van Het Geschenk van de Gans benadrukt het belang van erkenning en waardering. Positieve feedback en het vieren van successen zijn cruciaal om medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden. Regelmatige erkenning en waardering vormen de kern van dit concept.

Het is essentieel om medewerkers voortdurend te motiveren door hen positieve feedback te geven en successen te vieren. Dit managementprincipe is gebaseerd op de manier waarop ganzen elkaar aanmoedigen tijdens het vliegen. Ganzen vliegen in een V-formatie en ondersteunen elkaar door voortdurend te roepen, wat hen helpt om als groep efficiënter en sneller te vliegen. Deze aanmoediging zorgt ervoor dat de groep samen blijft en hun doel bereikt.

In de praktijk betekent dit dat leidinggevenden en collega’s regelmatig elkaars inspanningen moeten erkennen en waarderen. Dit kan door formele erkenning, zoals awards en certificaten, en informele waardering, zoals mondelinge complimenten en kleine gebaren van dankbaarheid. Door een cultuur van waardering te creëren, blijven medewerkers gemotiveerd en voelen zij zich gewaardeerd.

Wanneer medewerkers zich gewaardeerd voelen, verhoogt dit hun werkplezier en productiviteit. Een cultuur van waardering zorgt voor een positieve werkomgeving waarin iedereen gemotiveerd blijft om hun beste prestaties te leveren. Het gevoel van erkenning en waardering leidt tot een hogere betrokkenheid en een sterker teamgevoel, wat uiteindelijk de algehele prestaties van de organisatie verbetert.

Inzichten:

• Complimenten moeten echt zijn: Complimenten bevestigen dat mensen belangrijk zijn en goede dingen doen. Actieve complimenten, zoals het zeggen dat iemand goed werk heeft verricht, en passieve complimenten, zoals het vertrouwen geven om een moeilijk project zelfstandig uit te voeren, zijn beide waardevol. Echte complimenten zijn expliciet, compromisloos, hartelijk en tijdig.
• Moedig ook de voortgang aan: Net zoals bij een voetbalwedstrijd het publiek niet stilzit tot een doelpunt, moet ook de voortgang worden aangemoedigd, niet alleen de eindresultaten. Deel de resultaten (de score) met iedereen om het enthousiasme te versterken. Complimenten zijn effectiever als ze spontaan, individueel, specifiek en origineel zijn.
• E = mc² (Enthousiasme = Missie x Centen en Complimenten): Waardevol werk en autonomie vormen de missie. Moedig elkaar aan om enthousiasme in het werk te brengen. Voorzie eerst in de materiële behoeften (voedsel, kleding, enz.) voordat je de geest verrijkt met complimenten.

Link met Lean management:

Lean management benadrukt ook het belang van erkenning en het vieren van successen om een cultuur van voortdurende verbetering te bevorderen. Dit is essentieel om medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden, net zoals het Geschenk van de Gans in Gung Ho. Door positieve feedback en erkenning te integreren in de dagelijkse werkroutine, kan een organisatie een omgeving creëren waarin continue verbetering wordt gestimuleerd en gewaardeerd.

Reflectie en Conclusie

De managementprincipes van Gung Ho! hebben een tijdloze relevantie in het verbeteren van de bedrijfsvoering en het verhogen van de motivatie en betrokkenheid van medewerkers. Wat Blanchard en Bowles in hun boek presenteren, is meer dan een managementstrategie; het is een filosofie die de kern raakt van wat het betekent om te werken in een omgeving die waarde hecht aan mensen en hun bijdrage.

Praktische Tips voor Implementatie van Gung Ho!-Principes

Het implementeren van de Gung Ho!-managementprincipes binnen een organisatie vereist een strategische en betrokken aanpak. Hier zijn vijf uitgebreide en praktische tips om deze principes effectief te integreren en zo een cultuur van motivatie, betrokkenheid en hoge prestaties te creëren.

1: Communiceer Duidelijk

Essentie: Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de missie en visie van het bedrijf. Dit verhoogt het gevoel van waardevol werk en eigenaarschap.

Aanpak:

• Regelmatige Teamvergaderingen: Plan wekelijkse of maandelijkse bijeenkomsten waarin je de bedrijfsdoelen en voortgang bespreekt. Dit zorgt voor transparantie en alignement binnen het team.
• Transparante Communicatiekanalen: Gebruik platforms zoals intranet, bedrijfsnieuwsbrieven en sociale netwerken om informatie toegankelijk te maken. Iedereen moet makkelijk toegang hebben tot relevante informatie.
• Visualisatie van Doelen: Maak gebruik van visuele hulpmiddelen zoals doelenborden, flowcharts en KPI dashboards om doelen en prestaties zichtbaar te maken voor het hele team.

Voorbeeld: Een bedrijf kan een maandelijks “town hall” meeting organiseren waar de CEO de voortgang ten opzichte van de bedrijfsdoelen bespreekt en successen viert. Dit biedt een platform voor open vragen en zorgt ervoor dat iedereen zich geïnformeerd en betrokken voelt.

2: Geef Autonomie

Essentie: Vertrouw op de capaciteiten van je team en geef hen de vrijheid om hun werk op hun eigen manier te doen. Dit bevordert innovatie en verantwoordelijkheid.

Aanpak:

• Decentralisatie van Besluitvorming: Verlaag het aantal goedkeuringslagen voor dagelijkse beslissingen, zodat medewerkers sneller en efficiënter kunnen handelen.
• Middelen en Training: Zorg ervoor dat medewerkers de nodige tools, middelen en training hebben om hun werk zelfstandig uit te voeren. Dit omvat zowel technische hulpmiddelen als persoonlijke ontwikkeling.
• Verantwoordelijkheidsgebieden: Definieer duidelijk de verantwoordelijkheidsgebieden voor elk teamlid, zodat iedereen weet wat van hen verwacht wordt en de autonomie kan omarmen.

Voorbeeld: Een marketingafdeling kan teamleden de vrijheid geven om creatieve campagnes te ontwikkelen, zolang ze in lijn zijn met de bedrijfsdoelen. Het management kan maandelijkse feedbacksessies organiseren om succesverhalen en leermomenten te delen.

3: Erken en Waardeer

Essentie: Creëer een cultuur van waardering door regelmatig successen te vieren en oprechte complimenten te geven. Zorg ervoor dat erkenning zowel formeel als informeel plaatsvindt.

Aanpak:

• Formele Erkenning: Implementeer een erkenningsprogramma zoals “Medewerker van de Maand” of beloningssystemen voor uitzonderlijke prestaties.
• Informele Complimenten: Moedig leidinggevenden aan om dagelijks oprechte complimenten te geven. Dit kan persoonlijk, via e-mail of tijdens teamvergaderingen gebeuren.
• Vier Successen: Organiseer regelmatig evenementen om behaalde mijlpalen en successen te vieren. Dit kan variëren van informele borrels tot formele vieringen.

Voorbeeld: Een softwarebedrijf kan een jaarlijks gala organiseren waar prijzen worden uitgereikt voor de beste innovatieve ideeën, teamwork en klanttevredenheid. Dit versterkt het gevoel van waardering en stimuleert een positieve werkomgeving.

4: Bouw aan een Gemeenschapsgevoel

Essentie: Moedig samenwerking en teamgeest aan. Dit zorgt voor een ondersteunende werkomgeving waar iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Aanpak:

• Teamactiviteiten: Organiseer regelmatige teambuildingactiviteiten zoals workshops, sportevenementen en uitjes. Dit versterkt de banden tussen teamleden.
• Gezamenlijke Doelen: Stel doelen die het hele team samen moet bereiken. Dit bevordert samenwerking en een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid.
• Open Cultuur: Creëer een cultuur waar open communicatie en feedback worden aangemoedigd. Dit kan door anonieme feedbacksystemen of open forums.

Voorbeeld: Een consultancybedrijf kan kwartaaluitjes plannen, zoals escape rooms of kookworkshops, om de teamgeest te bevorderen en de banden tussen collega’s te versterken. Dit zorgt voor betere samenwerking en een prettigere werkomgeving.

5: Houd de Waarden Hoog

Essentie: Laat waarden de basis zijn van alle beslissingen en handelingen binnen de organisatie. Dit zorgt voor een stabiele en motiverende werkomgeving.

Aanpak:

• Waarden Communiceren: Zorg ervoor dat de bedrijfswaarden duidelijk worden gecommuniceerd en begrepen door alle medewerkers. Dit kan door middel van onboardingprogramma’s, workshops en interne communicatie.
• Leef de Waarden Voor: Leiders moeten de waarden van de organisatie voorleven en als rolmodel fungeren. Dit zorgt voor consistentie en geloofwaardigheid.
• Waarden Geïntegreerd in Processen: Integreer de bedrijfswaarden in alle bedrijfsprocessen, van werving en selectie tot prestatiemanagement en klantinteractie.

Voorbeeld: Een gezondheidszorgorganisatie kan zijn kernwaarden zoals integriteit, zorgzaamheid en innovatie prominent op de werkplek tonen en ervoor zorgen dat deze waarden worden besproken tijdens teamvergaderingen en prestatiebeoordelingen. Dit helpt bij het creëren van een werkomgeving die gebaseerd is op gedeelde principes en overtuigingen.

Door deze praktische tips toe te passen, kunnen organisaties de managementprincipes van Gung Ho! effectief implementeren en tegelijkertijd de kernwaarden van Lean management versterken. In Lean draait het om het creëren van een cultuur van continu verbeteren, waarbij medewerkers dagelijks bezig zijn om klantwaarde te verhogen en verspillingen uit processen te halen.

Samenvattend

De managementprincipes van Gung Ho! en Lean management vullen elkaar aan en bieden samen een krachtige methode om zowel de efficiëntie als de motivatie in organisaties te verbeteren. Door waardevol werk te promoten, autonomie te geven en waardering te tonen, kunnen bedrijven een omgeving creëren waarin medewerkers gedijen en hun beste werk leveren. Dit leidt niet alleen tot betere bedrijfsresultaten, maar ook tot een meer betrokken en tevreden personeel, wat uiteindelijk de kern vormt van elke succesvolle organisatie.