Hoe Lean via het Skûtsje van Dokkum naar de Gemeente Leeuwarden kwam
Jelle van Netten is manager bij de Gemeente Leeuwarden. De term Lean en Mean vindt hij een mooie uitdrukking legt hij uit: Lean betekent voor hem Continu Verbeteren en nadenken over hoe processen verbeterd kunnen worden. Bij Mean zegt hij: Als manager moet je ook je rol pakken en zorgen dat de verandering wordt doorgevoerd. Altijd met respect voor de mens.
Waarom heb je voor Lean gekozen?
Ik ben ook bestuurslid van het Skûtsje van Dokkum (skûtsje ‘Stêd Dockum’). Toen ik hier als bestuurslid begon, stonden we voor een aantal uitdagingen. Er moest geïnvesteerd worden in een ander schip en onze teamprestatie moest omhoog. Met kleine verbeterstappen en teamwork komen we steeds verder vooruit en doen weer mee in de top. Ik was dus al een tijd met Lean aan het werk.
Hoe zijn jullie gestart met Lean?
Toen ik de kans kreeg om een Lean consultant in te huren, heb ik hier direct ja tegen gezegd. Sinds begin 2017 is Lean.nl aan de slag gegaan bij de Gemeente Leeuwarden. Mensen op de afdeling hebben dit als prettig ervaren. We zijn gestart met de 4 principes van Lean: Lange termijn, Processen, Mensen en Problemen oplossen.
Lean Principe 1 – Lange termijn
In deze fase van het Lean traject was het belangrijk om aan de bewustwording te werken; het denken vanuit de klant. En waar willen we als Gemeente Leeuwarden naartoe. We hebben met elkaar vastgesteld wat onze klanten willen en verwachten van onze dienstverlening. Wij als Facilitair Bedrijf leveren allemaal diensten aan interne klanten. Deze klanten zijn ons bestaansrecht en voor hen moeten we onze dienstverlening excellent uitvoeren.
Lean Principe 2 – Processen
In een aantal workshops hebben de medewerkers het proces gevisualiseerd en verbeterideeën zichtbaar gemaakt. De hele afdeling is hierbij betrokken geweest. We hebben gewerkt aan de kenmerken “Waarde voor de Klant” en “Verspillingen” in het proces.
Lean Principe 3 – Mensen
Ik noem dit ook wel de aandacht-fase. Wat ik hiermee bedoel is dat je moet luisteren naar je mensen. In de eerste Lean sessies zie je alle apen en beren over Lean op je af komen. En dat is goed. Mensen moeten ook de tijd krijgen om hun zegje te doen. Dat hoort er allemaal bij. Pas daarna kan je positief gaan bouwen aan een andere cultuur.
Lean Principe 4 – Problemen oplossen
Na het visualiseren van de processen, leverde dit meteen al mooie inzichten en Quick Wins op. De verbeterideeën hebben we verder uitgewerkt en verwerkt in een top 5. We zitten nu midden in de uitvoering. Na implementatie van deze top 5 pakken we weer nieuwe verbeteringen op. We zijn gestart met verbeter-dialogen zoals dag- en weekstarten.
Wat leverde dit Lean traject op?
Voor Lean begrippen zijn we nog niet lang bezig. Maar de medewerkers denken mee en hebben zelf veel en waardevolle verbeterpunten aangedragen. Quick Wins worden direct door de medewerkers doorgevoerd. Kortom, nu al zie ik dat er beweging is.
Hoe ga je verder met Lean?
Ik zeg altijd dat het werken volgens een Lean-manier niet ingewikkeld is. Wat wel moeilijk is, de discipline om hiermee door te gaan. Daarmee bedoel ik: hebben we het geduld en de discipline om Lean echt in de genen te krijgen? We zijn gestart met weekborden en verbeter-dialogen waarbij we resultaten en prioriteiten bespreken. We moeten de verbeteringen blijven prioriteren en koppelen aan een persoon. Anders ebt het zo weer weg.
Ik blijf bij de term Lean en Mean. Met Lean veranderen en met Mean bedoel ik erbovenop zitten.
Jelle van Netten
Manager Facilitair Bedrijf Gemeente Leeuwarden