Hoe Sluit Je Een Lean traject Af? | Lean Green Belt

Succesvol een Lean Verbetertraject Afsluiten en Overdragen

Het succesvol afsluiten van een verbetertraject is een belangrijk onderdeel van het Lean verbetertraject. Door zorgvuldig af te ronden en de resultaten te evalueren, kunnen organisaties waardevolle inzichten opdoen en toekomstige verbetertrajecten verbeteren. In deze blog bespreken we het belang van het afsluiten van een verbetertraject, delen we een stappenplan voor de afsluitingsfase en bieden we tips voor het overdragen van het project aan de proceseigenaar.

Belang van het afsluiten van een Lean verbetertraject:

Een gestructureerde afsluiting van een verbetertraject is cruciaal om verschillende redenen:

• Het helpt bij het verzamelen en delen van informatie die tijdens het project is verzameld.
• Het biedt de gelegenheid om ervaringen uit te wisselen en lessons learned te identificeren.
• Het zorgt ervoor dat alle losse eindjes worden afgerond en het project op een ordelijke manier wordt beëindigd.

Stappenplan voor het afsluiten van een Lean verbetertraject:

1. Plan een afsluitingsbijeenkomst (Tollgate) met de belanghebbenden: Nodig alle betrokken partijen uit voor een afsluitende bijeenkomst om het project te evalueren en de resultaten te bespreken. Dit is een kans om het project samen te vatten, successen en uitdagingen te delen, en de volgende stappen voor het beëindigen van het project vast te stellen.
2. Evalueer het project op basis van vooraf gedefinieerde succesindicatoren:Meet het succes van het project op basis van de vooraf vastgestelde criteria en bespreek deze met de opdrachtgever (sponsor). Het is belangrijk om zowel de positieve als negatieve resultaten te erkennen en te leren van beide.
3. Draag de oplossing over aan de business (indien van toepassing): Zorg voor een soepele overdracht van de oplossing aan het juiste organisatieonderdeel. Dit omvat kennisoverdracht, het voltooien en overdragen van documentatie en het overdragen van de lijst met resterende werkzaamheden.
4. Borg de verandering in de organisatie: Veranker de verandering in processen, procedures en de administratieve organisatie om ervoor te zorgen dat deze blijvend is en om te voldoen aan eventuele certificeringsvereisten zoals ISO-normen. Dit omvat het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, gegevenseigenaarschap en het volledige proces van de verandering.
5. Overdracht van projectbestanden (indien van toepassing):Bespreek met de ontvangende organisatie welke project- en projectmanagementmaterialen opgedaan tijdens het project moeten worden overgedragen. Op basis van deze overeenkomst kunnen sommige materialen worden verwijderd, geback-upt, gearchiveerd of overgedragen.
6. Evalueer het totale projectresultaat:Hoewel tussentijdse evaluaties zijn ingepland met het team en de opdrachtgever tijdens verantwoordingssessies, is het cruciaal om bij het afsluiten het totale project te evalueren. Beoordeel het vooraf opgestelde projectresultaat, implementatieresultaat, leerresultaat en de business case.
7. Neem de afsluitingsactiviteiten op in de projectplanning: De Lean-expert moet ervoor zorgen dat de afsluitingsactiviteiten deel uitmaken van de projectplanning. Deze activiteiten moeten als essentiële onderdelen van het project worden beschouwd, niet als bijzaak wanneer het team wordt ontbonden. Het project wordt pas als volledig afgerond beschouwd wanneer alle afsluitingsactiviteiten zijn voltooid.
8. Overdracht aan de proceseigenaar: De implementatie hoeft nog niet volledig te zijn, maar moet voldoende zijn voor de proceseigenaar om het project over te nemen. De overdracht hoeft niet perse te wachten op eventuele aankopen of investeringen.

Het succesvol afsluiten en overdragen van een Lean verbetertraject is een belangrijk aspect van projectmanagement. Door het project zorgvuldig af te ronden en de resultaten en ervaringen te delen, kunnen organisaties waardevolle inzichten opdoen en toekomstige projecten verbeteren. Door de afsluitingsfase te plannen en de overdracht aan de proceseigenaar te coördineren, kan het projectteam ervoor zorgen dat de verbeteringen blijvend zijn en een solide basis leggen voor toekomstige projecten.