Lean en 5S / Hoe werkt 5S?

Wat is 5S? Een introductie tot de Lean-methodiek

5S is een gestructureerde en systematische methode die oorspronkelijk uit Japan komt en wordt gebruikt om een georganiseerde, schone en efficiënte werkplek te creëren. Het is een van de fundamenten van Lean management, gericht op het elimineren van verspilling en het optimaliseren van processen. Het gaat hier om de Japanse principe voor orde en netheid.

De vijf S’en:

5S staat voor de vijf stappen die in het systeem worden gevolgd, elk beginnend met de letter ‘S’. In het Japans zijn dit Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke. In het Engels worden deze stappen vertaald naar Sort, Set in Order, Shine, Standardize en Sustain. In het Nederlands zijn dit Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden.

Deze Japanse begrippen met hun Engelse en Nederlandse equivalent zijn:

5S wordt binnen Lean gezien als werkplekorganisatie: vermindert verspilling, vervuiling en ongevallen. 5S is overal toepasbaar. Van fabriek tot Kantoor. In Lean organisaties wordt 5S gezien als de basis voor Continue Verbeteren. 

Slordigheid en gebrek aan schoon en netheid leiden makkelijk tot ongevallen. Struikel- en valgevaar bij rondslingerend materieel, risico op uitglijden over water- of vetvlekken. Het 5S-systeem streeft een opgeruimde, goed georganiseerde en overzichtelijke werkplaats na. Op die manier neemt vanzelf ook de arbeidsveiligheid toe en niet alleen de veiligheid, men kan ook sneller iets vinden, of merken dat iets weg is en aangevuld moet worden. Dit leidt tot snellere processen met minder variatie en fouten, kortom minder verspilling (Muda).

S1: Sorteren

Sort (Seiri): De eerste stap, Sort, houdt in dat je de werkplek organiseert door alle items te scheiden en alleen de noodzakelijke items te behouden. Overtollige en onnodige items worden verwijderd of opgeslagen op een geschikte locatie. Dit helpt om rommel te verminderen en alleen de essentiële materialen binnen handbereik te houden. Opruimen dus.

S2: Schikken

S3: Schoonmaken

S4: Standaardiseer

Standardize (Seiketsu): De vierde stap, Standardize, gaat over het creëren van gestandaardiseerde processen en procedures om de eerste drie stappen van 5S te ondersteunen. Dit kan bestaan uit het opstellen van checklists, schema’s, handleidingen of visuele aanwijzingen om werknemers te helpen bij het handhaven van de georganiseerde staat van de werkplek.

S5: Standhouden

Sustain (Shitsuke): De vijfde en laatste stap, Sustain, is gericht op het behouden en verbeteren van de implementatie van 5S. Dit houdt in dat werknemers voortdurend betrokken zijn bij het handhaven van de 5S-standaarden en dat er een cultuur van voortdurende verbetering wordt bevorderd binnen het bedrijf.

5S is een methode die zich richt op de organisatie van de werkplek. Deze methode is vooral gericht op het verminderen van verspilling, vervuiling en ongevallen. Het 5S-systeem bestaat uit vijf stappen: Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden. Sommige bedrijven voegen daar nog een aantal extra stappen aan toe, waaronder de 3S’en: Safety, Security en Satisfaction.

Veiligheid is een van de extra S’en die sommige bedrijven toevoegen aan de 5S-methode. Hierbij gaat het erom dat alle standaard werkmethoden vooral een veilige werkomgeving opleveren. Werk mag niet leiden tot gezondheidsklachten bij medewerkers. Om de veiligheid te controleren kunnen Gemba-audits worden uitgevoerd. Zo kan men de werkplek beoordelen en verbeteren om de veiligheid van de medewerkers te waarborgen.

Een andere extra S is Security. Dit zijn maatregelen die worden genomen om medewerkers te beschermen tegen schadelijke invloeden van buitenaf, zoals criminaliteit, of van binnenuit, zoals fraude. Het is van belang dat de werkplek veilig en beveiligd is, zodat medewerkers zich veilig voelen en zich kunnen concentreren op hun werkzaamheden.

Als laatste is er Satisfaction. Dit gaat over het geven van een gevoel van betrokkenheid aan medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld door successen met elkaar te vieren of door complimenten te geven over de 5S. Zo creëert men een werkomgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen en betrokken zijn bij het continu verbeteren van de werkplek.

Hieronder vind je een stappenplan om 5S te implementeren binnen jouw organisatie:

• Stap 1: Opleiden van medewerkers in 5S: 5S lijkt simpel, maar de discipline om dit vol te houden is niet makkelijk. Leid je mensen en leiders op in 5S.
• Stap 2: Inrichten verantwoordelijkheidsgebieden: Een verantwoordelijkheidsgebied is het gebied waar een team werkt en zicht op heeft. Verantwoordelijkheid betekent dat je aangesproken kunt worden. Je hoeft natuurlijk niet alles zelf te doen. Je ziet wel toe bij werkzaamheden en acties van anderen. De hele werkvloer moet worden opgedeeld in verantwoordelijkheidsgebieden.
• Stap 3: Gebiedsindeling: Werk, verkeer of opslag: een gebied of zone kan maar één bestemming hebben: werkgebied, verkeersgebied of opslaggebied. Deze gebieden moeten van elkaar worden gescheiden voor veiligheid, overzicht en aansturing.
• Stap 4: Implementeer de 5S stuk voor stuk: Begin met de eerste S, namelijk sorteren. Ga samen met het team door de werkplek en verwijder alles wat niet nodig is. Vervolgens kan je doorgaan naar de volgende S’en, namelijk schoonmaken, systematiseren, standaardiseren en tot slot, stimuleren. Implementeer elke S zorgvuldig en houd hierbij rekening met de input en feedback van het team.
• Stap 5: Auditen en continu verbeteren: Om 5S te handhaven is het belangrijk om regelmatig te auditen en het verbeterproces continu door te voeren. Houd de werkplek schoon, georganiseerd en veilig en betrek hierbij het hele team. Blijf 5S evalueren en aanpassen waar nodig. Dit zorgt voor duurzame verandering binnen de organisatie.

Het implementeren van 5S kan tijd kosten en discipline vereisen, maar het levert uiteindelijk veel op voor de organisatie. Door de werkplek opgeruimd en georganiseerd te houden, wordt verspilling vermeden en verbetert de productiviteit en veiligheid.

Leren hoe je een 5S toepast? Dan is deze 5S online module iets voor jou. Niet meteen een volledige Lean-opleiding voor je kiezen: maar wel die Lean-bites op je bord waarmee je meteen aan de slag kunt.