5S is een gestructureerde en systematische methode die oorspronkelijk uit Japan komt en wordt gebruikt om een georganiseerde, schone en efficiënte werkplek te creëren. Het is een van de fundamenten van Lean management, gericht op het elimineren van verspilling en het optimaliseren van processen. Het gaat hier om de Japans principe voor orde en netheid.
5S staat voor de vijf stappen die in het systeem worden gevolgd, elk beginnend met de letter ‘S’. In het Japans zijn dit Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke. In het Engels worden deze stappen vertaald naar Sort, Set in Order, Shine, Standardize en Sustain. In het Nederlands zijn dit Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden.
Deze Japanse begrippen met hun Engelse en Nederlandse equivalent zijn:
| Japans | Engels | Nederlands | |
| S1 | Seiri | Sort | Sorteren |
| S2 | Seiton | Set in Order | Schikken |
| S3 | Seiso | Shine | Schoonmaak |
| S4 | Seiketsu | Standardize | Standaardiseren |
| S5 | Shitsuke | Sustain | Standhouden |
5S wordt binnen Lean gezien als werkplekorganisatie: vermindert verspilling, vervuiling en ongevallen. 5S is overal toepasbaar. Van fabriek tot Kantoor. In Lean organisaties wordt 5S gezien als de basis voor Continue Verbeteren.
Slordigheid en gebrek aan schoon en netheid leiden makkelijk tot ongevallen. Struikel- en valgevaar bij rondslingerend materieel, risico op uitglijden over water- of vetvlekken. Het 5S-systeem streeft een opgeruimde, goed georganiseerde en overzichtelijke werkplaats na. Op die manier neemt vanzelf ook de arbeidsveiligheid toe en niet alleen de veiligheid, men kan ook sneller iets vinden, of merken dat iets weg is en aangevuld moet worden. Dit leidt tot snellere processen met minder variatie en fouten, kortom minder verspilling (Muda).
Sort (Seiri): De eerste stap, Sort, houdt in dat je de werkplek organiseert door alle items te scheiden en alleen de noodzakelijke items te behouden. Overtollige en onnodige items worden verwijderd of opgeslagen op een geschikte locatie. Dit helpt om rommel te verminderen en alleen de essentiële materialen binnen handbereik te houden. Opruimen dus.
Set in Order (Seiton): De tweede stap, Set in Order, richt zich op het ordenen van de overgebleven items op een logische en efficiënte manier. Dit betekent dat items een vaste plek krijgen, waardoor het gemakkelijker wordt om ze te vinden en terug te plaatsen. Dit minimaliseert de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar gereedschappen of materialen en bevordert een gestroomlijnde workflow. Maak gebruikt van vloerbelijning om aan te geven waar karren etc moeten staan. Als een plek leeg is zie direct dat er iets mist.
Shine (Seiso): De derde stap, Shine, omvat het schoon en netjes houden van de werkplek. Dit houdt in dat werknemers verantwoordelijk zijn voor het schoonmaken van hun eigen werkgebieden en het op orde houden van hun gereedschap en materialen. Een schone en georganiseerde werkomgeving draagt bij aan de veiligheid, het moreel en de efficiëntie van werknemers.
Standardize (Seiketsu): De vierde stap, Standardize, gaat over het creëren van gestandaardiseerde processen en procedures om de eerste drie stappen van 5S te ondersteunen. Dit kan bestaan uit het opstellen van checklists, schema’s, handleidingen of visuele aanwijzingen om werknemers te helpen bij het handhaven van de georganiseerde staat van de werkplek.
Sustain (Shitsuke): De vijfde en laatste stap, Sustain, is gericht op het behouden en verbeteren van de implementatie van 5S. Dit houdt in dat werknemers voortdurend betrokken zijn bij het handhaven van de 5S-standaarden en dat er een cultuur van voortdurende verbetering wordt bevorderd binnen het bedrijf.
5S is een methode die zich richt op de organisatie van de werkplek. Deze methode is vooral gericht op het verminderen van verspilling, vervuiling en ongevallen. Het 5S-systeem bestaat uit vijf stappen: Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden. Sommige bedrijven voegen daar nog een aantal extra stappen aan toe, waaronder de 3S’en: Safety, Security en Satisfaction.
Veiligheid is een van de extra S’en die sommige bedrijven toevoegen aan de 5S-methode. Hierbij gaat het erom dat alle standaard werkmethoden vooral een veilige werkomgeving opleveren. Werk mag niet leiden tot gezondheidsklachten bij medewerkers. Om de veiligheid te controleren kunnen Gemba-audits worden uitgevoerd. Zo kan men de werkplek beoordelen en verbeteren om de veiligheid van de medewerkers te waarborgen.
Een andere extra S is Security. Dit zijn maatregelen die worden genomen om medewerkers te beschermen tegen schadelijke invloeden van buitenaf, zoals criminaliteit, of van binnenuit, zoals fraude. Het is van belang dat de werkplek veilig en beveiligd is, zodat medewerkers zich veilig voelen en zich kunnen concentreren op hun werkzaamheden.
Als laatste is er Satisfaction. Dit gaat over het geven van een gevoel van betrokkenheid aan medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld door successen met elkaar te vieren of door complimenten te geven over de 5S. Zo creëert men een werkomgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen en betrokken zijn bij het continu verbeteren van de werkplek.
Het implementeren van 5S kan tijd kosten en discipline vereisen, maar het levert uiteindelijk veel op voor de organisatie. Door de werkplek opgeruimd en georganiseerd te houden, wordt verspilling vermeden en verbetert de productiviteit en veiligheid.
Leren hoe je een 5S toepast? Dan is deze 5S online module iets voor jou. Niet meteen een volledige Lean-opleiding voor je kiezen: maar wel die Lean-bites op je bord waarmee je meteen aan de slag kunt.
