1 en 3 principe in Lean

Het 1 en 3 principe maakt processen minder afhankelijk van personen. Voorkom stilstand en houd je proces draaiend bij afwezigheid.

Waarom het 1 en 3 principe verstoringen in je proces voorkomt

Veel processen lopen vast doordat kennis bij één persoon ligt. Zodra diegene afwezig is, ontstaat direct wachttijd en vertraagt het hele proces. Het 1 en 3 principe doorbreekt dit door taken te spreiden over meerdere medewerkers. Hierdoor blijft het proces doorlopen en ontstaat flexibiliteit in capaciteit. Binnen Lean draagt dit bij aan stabiele processen en een betere flow, zonder afhankelijk te zijn van individuele kennis.

Wat is het 1 en 3 principe

Het 1 en 3 principe, ook wel 3 en 1 principe genoemd, betekent dat elke taak door minimaal drie personen uitgevoerd kan worden en dat elke medewerker minimaal drie taken beheerst. Hierdoor ontstaat een situatie waarin werk altijd overgenomen kan worden. Valt iemand weg, dan zijn er altijd anderen die het proces kunnen voortzetten.
Dit voorkomt dat processen stilvallen en maakt de organisatie minder kwetsbaar en flexibeler, bijvoorbeeld bij ziekteverzuim of afwezigheid. Binnen Lean wordt dit ook gezien als multi inzetbaarheid en vormt het een belangrijk onderdeel van flexibele capaciteit.

Waarom het 1 en 3 principe belangrijk is

In veel organisaties ligt kennis en uitvoering nog bij één persoon. Zodra die persoon afwezig is, ontstaan wachttijden, fouten of stilstand. Het 1 en 3 principe doorbreekt dit patroon.
Door taken te spreiden over meerdere medewerkers ontstaat minder afhankelijkheid van individuen. Werk stroomt beter door, planning wordt flexibeler en verstoringen nemen af. Daarmee sluit het principe direct aan op Lean doelen zoals flow en het verminderen van wachttijd.

Hoe het 1 en 3 principe flexibiliteit verhoogt

Door meerdere mensen inzetbaar te maken op dezelfde taken ontstaat ruimte in het proces. Je kunt sneller schakelen bij drukte, werk beter verdelen en bottlenecks opvangen. Hierdoor blijft het proces doorlopen en wordt het minder afhankelijk van individuele kennis.
Het effect hiervan wordt duidelijk als je het principe doorrekent in een proces.

Rekenvoorbeeld 1 en 3 principe

Stel je hebt een proces met 12 medewerkers en 20 taken. In de huidige situatie worden veel taken door één persoon uitgevoerd en soms door twee. Medewerkers beheersen gemiddeld één tot twee taken. Dit zorgt ervoor dat bij afwezigheid direct wachttijd ontstaat en het proces vertraagt.
Als je het 1 en 3 principe toepast, wil je dat elke taak door minimaal drie medewerkers uitgevoerd kan worden en dat elke medewerker minimaal drie taken beheerst. Bij 20 taken heb je dan 60 taakbeheersingen nodig. Met 12 medewerkers die ieder drie taken beheersen kom je uit op 36 taakbeheersingen. Dat is onvoldoende om alle taken af te dekken.
Om dit op te lossen kun je medewerkers breder opleiden. Als elke medewerker bijvoorbeeld vijf taken beheerst, kom je uit op 60 taakbeheersingen en dek je alle taken af. Een andere mogelijkheid is het aantal taken te verlagen door processen te vereenvoudigen of taken te bundelen. Als je het aantal taken terugbrengt naar 12, sluit het weer aan met de beschikbare capaciteit.
Dit laat zien dat het 1 en 3 principe geen vaste regel is, maar een manier om inzicht te krijgen in afhankelijkheden en ontwikkelbehoefte.

Relatie met de competentiematrix

Om het 1 en 3 principe toe te passen, heb je inzicht nodig in wat medewerkers kunnen. Dit leg je vast in een competentiematrix.
In deze matrix zie je welke taken er zijn, wie deze beheerst en waar nog ontwikkelpunten zitten. Hierdoor wordt snel zichtbaar waar risico’s zitten, waar kennis ontbreekt en waar training nodig is. De competentiematrix vormt daarmee de basis om het principe in de praktijk toe te passen.

Voorbeeld uit de praktijk

Stel dat binnen een proces één medewerker verantwoordelijk is voor het controleren van orders. Als deze persoon afwezig is, ontstaat vertraging en loopt de doorlooptijd op.
Met het 1 en 3 principe zorg je dat meerdere medewerkers deze taak beheersen. Werk kan direct worden overgenomen en het proces blijft doorlopen. Hierdoor voorkom je afhankelijkheid en blijft de flow intact.
Bij een gemeente moest ik een keer een dakkapelvergunning aanvragen. Er waren twee specialisten die dit konden beoordelen. Eén was langdurig afwezig en de ander had te veel aanvragen. Mijn aanvraag bleef liggen en het proces duurde uiteindelijk zes maanden.
Dit is precies wat het 1 en 3 principe voorkomt. Als meerdere mensen deze taak beheersen, blijft het proces doorlopen.

Wanneer gebruik je het 1 en 3 principe

Het 1 en 3 principe is vooral relevant wanneer processen afhankelijk zijn van specifieke personen, uitval direct leidt tot vertraging of flexibiliteit nodig is in capaciteit.
In de praktijk zie je vaak dat specialistische taken maar door één of twee mensen worden beheerst. Als één persoon ziek is en de ander afwezig, blijft het werk liggen. Ook bij goedkeuringen zie je dit terug. Als één manager moet tekenen en niet beschikbaar is, ontstaat direct wachttijd in het proces.

1 en 3 principe binnen Lean

Binnen Lean draait alles om flow en het voorkomen van verspilling. Stilstand door afwezigheid is een directe verstoring van het proces.
Het 1 en 3 principe helpt om processen stabiel te houden, wachttijd te verminderen en capaciteit beter te benutten. Daarmee wordt de organisatie wendbaarder en minder afhankelijk van individuen.

Samenvatting

Het 1 en 3 principe zorgt ervoor dat taken door meerdere medewerkers uitgevoerd kunnen worden en dat medewerkers breder inzetbaar zijn. Hierdoor ontstaat flexibiliteit en wordt het risico op stilstand kleiner.
In combinatie met een competentiematrix wordt inzichtelijk waar kennis zit en waar ontwikkeling nodig is. Binnen Lean helpt dit principe om processen stabiel te houden en de flow te verbeteren.

Maak je proces minder afhankelijk van individuen

Breng met het 1 en 3 principe in kaart waar je afhankelijk bent van specifieke medewerkers en vergroot de inzetbaarheid binnen je team.
Wil je dit structureel aanpakken? In de online Lean Black Belt opleiding leer je hoe je dit toepast in je eigen processen.