Hoe Lean via het Skûtsje van Dokkum naar de Gemeente Leeuwarden kwam

Lean in de gemeente Leeuwarden laat zien hoe kleine verbeterstappen leiden tot betere processen, minder verspilling en meer overzicht.

Lean in de gemeente: hoe werkt dat in de praktijk

Hoe pas je Lean toe binnen een gemeente zonder grote programma’s of ingewikkelde modellen? In deze klantcase zie je hoe Gemeente Leeuwarden Lean stap voor stap heeft toegepast. Van inzicht in processen tot concrete verbeteracties. Ontdek hoe medewerkers worden betrokken, hoe verspillingen zichtbaar worden en hoe kleine verbeteringen leiden tot meer overzicht, betere samenwerking en betere dienstverlening.

Lean binnen de Gemeente Leeuwarden is niet ontstaan vanuit theorie, maar vanuit de praktijk. De aanpak begon met kleine verbeterstappen, samenwerking en het zichtbaar maken van hoe processen echt lopen.

Manager Jelle van Netten bracht zijn ervaring met continu verbeteren vanuit het Skûtsje van Dokkum mee naar de gemeentelijke organisatie. Daar leerde hij dat je met kleine stappen en teamwork grote prestaties kunt verbeteren.

Jelle van Netten is manager bij de Gemeente Leeuwarden. De term Lean en Mean vindt hij een mooie uitdrukking legt hij uit: Lean betekent voor hem Continu Verbeteren en nadenken over hoe processen verbeterd kunnen worden. Bij Mean zegt hij: Als manager moet je ook je rol pakken en zorgen dat de verandering wordt doorgevoerd. Altijd met respect voor de mens.

Hij vertelt:

“Ik ben ook bestuurslid van het Skûtsje van Dokkum. Toen ik daar begon, stonden we voor een aantal uitdagingen. Er moest geïnvesteerd worden in een ander schip en onze teamprestatie moest omhoog. Met kleine verbeterstappen en teamwork zijn we steeds verder gekomen en doen we weer mee in de top. Ik was dus al een tijd met Lean bezig.”

Die manier van denken werd later vertaald naar de gemeente.

De start van Lean in Leeuwarden

De keuze om Lean toe te passen kwam dan ook niet uit het niets.

“Toen ik de kans kreeg om een Lean consultant in te huren, heb ik daar direct ja op gezegd. Sinds begin 2017 is Lean.nl aan de slag gegaan bij de Gemeente Leeuwarden. Medewerkers op de afdeling hebben dit als prettig ervaren.”

De aanpak startte niet met tools, maar met de basis van Lean:

“We zijn begonnen met een aantal principes van Lean: lange termijn, processen, mensen en problemen oplossen.”

Lean toegepast in de praktijk

Binnen het Facilitair Bedrijf lag de focus op het verbeteren van processen en het beter aansluiten op de interne klant.

De eerste stap was inzicht:

• Wat verwacht de klant van de dienstverlening
  Welke diensten leveren echt waarde en waar sluiten processen niet goed aan op de behoefte van de interne klant.
• Hoe lopen processen in de praktijk
  Niet hoe ze bedoeld zijn, maar hoe ze daadwerkelijk verlopen van aanvraag tot oplevering.
• Waar ontstaan knelpunten en vertraging
  Op welke momenten blijft werk liggen, ontstaan wachttijden of moeten stappen opnieuw worden uitgevoerd.

In workshops werden processen samen met medewerkers visueel gemaakt. Hierdoor werd direct zichtbaar waar verspillingen zaten en waar verbetering mogelijk was.

In plaats van grote veranderprogramma’s werd gekozen voor kleine, concrete stappen.

Aandacht voor mensen en gedrag

Een belangrijk onderdeel van het traject was ruimte geven aan medewerkers.

In de eerste sessies kwamen veel vragen en twijfels naar voren:

• onduidelijkheid over wat Lean betekent
• zorgen over extra belasting of verandering
• verschillende beelden van hoe processen lopen

Dit is geen weerstand, maar betrokkenheid. Door hier aandacht aan te geven, ontstond draagvlak.

Pas daarna kon er gebouwd worden aan verbetering.

Van inzicht naar actie

Het visualiseren van processen leverde direct concrete verbeterpunten op. Deze zijn vertaald naar een top 5 aan acties.

• verbeterpunten werden geprioriteerd op impact en haalbaarheid
• acties werden concreet gemaakt en gekoppeld aan processen
• verantwoordelijkheden werden duidelijk belegd per actie

Door te werken met dag- en weekstarts werden resultaten en prioriteiten zichtbaar gemaakt.

• voortgang werd regelmatig besproken
• knelpunten kwamen sneller naar voren
• acties werden actief opgevolgd

Verbeteringen werden gekoppeld aan een eigenaar, zodat acties niet bleven liggen.

Wat levert Lean op in de gemeente

De eerste resultaten werden snel zichtbaar:

• Medewerkers denken actief mee over verbeteringen
  Ideeën komen vanuit de werkvloer in plaats van alleen vanuit management.
• Problemen worden sneller besproken en opgelost
  Knelpunten blijven niet liggen, maar worden direct zichtbaar en opgepakt.
• Verbeteringen worden direct doorgevoerd
  Kleine verbeteringen worden meteen getest en toegepast in de praktijk.
• Er ontstaat meer overzicht in processen
  Het wordt duidelijk wie wat doet, wanneer en waarom.

De grootste verandering zit niet in tools, maar in gedrag.

Lean in de gemeente vraagt discipline

Volgens Jelle zit de uitdaging niet in het begrijpen van Lean, maar in het volhouden.

“Het werken volgens een Lean manier is niet ingewikkeld. Wat wel lastig is, is de discipline om ermee door te gaan. Je moet blijven prioriteren en eigenaarschap beleggen. Anders ebt het weer weg.”

Wat andere gemeenten hiervan kunnen leren

Deze case laat zien dat Lean in de gemeente niet begint met grote plannen, maar met:

• Inzicht in processen
  Begrijpen hoe processen echt lopen voordat je gaat verbeteren.
• Betrokken medewerkers
  Mensen die dagelijks met het proces werken actief meenemen in verbetering.
• Kleine verbeterstappen
  Niet alles tegelijk willen veranderen, maar stap voor stap verbeteren.
• Duidelijke opvolging van acties
  Zorgen dat verbeteringen niet blijven liggen, maar worden doorgevoerd.

Lean wordt zo geen los project, maar een manier van werken die stap voor stap groeit binnen de organisatie.

Lean toepassen binnen jouw gemeente

Wil je zien hoe je Lean toepast binnen jouw gemeente of organisatie?

Met de online Lean Black Belt training leer je hoe je Lean inzet binnen jouw gemeente.