Ideal State Value Stream Map in context: Current, Future en Ideal State VSM uitgelegd

Een Value Stream Map kent drie varianten die samen richting geven aan procesverbetering: de Current State VSM, de Future State VSM en de Ideal State VSM. Ze worden vaak in één adem genoemd, maar hebben elk een eigen rol.

In dit artikel lees je wat elke variant betekent, wanneer je welke gebruikt en hoe ze elkaar versterken binnen Lean verbetertrajecten in zowel productie als dienstverlening. Door deze samenhang te begrijpen, voorkom je dat verbeteringen te abstract worden of juist blijven steken in analyse.

In de praktijk gebruik je deze drie VSM-varianten niet los van elkaar. Je start met inzicht in de huidige situatie, ontwerpt een haalbare toekomstsituatie en gebruikt de ideal state om richting te geven en aannames ter discussie te stellen.

Wat is een Current State Value Stream Map

De Current State VSM laat zien hoe het proces nu daadwerkelijk werkt. Niet zoals het bedoeld is of op papier staat, maar zoals het in de praktijk verloopt. Je brengt alle stappen in kaart, inclusief wachttijden, voorraden, overdrachten en informatiestromen.

Het doel van de current state is inzicht. Je maakt zichtbaar waar waarde wordt toegevoegd en waar tijd, capaciteit of aandacht verloren gaat. Dit vormt altijd het startpunt van verbeteringen. Zonder goed begrip van de huidige situatie bestaat het risico dat oplossingen worden gekozen die het probleem verplaatsen in plaats van oplossen.

In productie ligt de focus vaak op materiaalstromen, doorlooptijd en batchvorming. In dienstverlening draait de current state vooral om informatiestromen, overdrachten en afstemming tussen mensen.

Wat is een Future State Value Stream Map

De Future State VSM beschrijft hoe het proces beter kan functioneren binnen realistische randvoorwaarden. Je gebruikt de current state als vertrekpunt en ontwerpt een nieuwe manier van werken die beter aansluit op de klantvraag.

In de future state maak je bewuste ontwerpkeuzes, zoals:

• het bepalen van productfamilies
• het afstemmen van capaciteit op klantvraag
• het creëren van flow
• het kiezen van één punt van aansturing
• het verminderen van wachttijden en voorraden

Future State in productie

In Future State VSM in productie draait het vaak om:

• het verkleinen van batches
• het toepassen van One Piece Flow waar mogelijk
• het inzetten van FIFO of supermarkten wanneer flow niet haalbaar is
• het nivelleren van de productmix met heijunka
• een duidelijke pacemaker voor aansturing

Het doel is een stabieler en beter voorspelbaar proces met minder tussenvoorraad en kortere doorlooptijden.

Wanneer meerdere producten dezelfde lijn delen en variatie een grote rol speelt, wordt vaak een Mixed Model Value Stream ontworpen om stabiele flow te realiseren binnen één gezamenlijke waardestroom.

Future State in dienstverlening

In Future State VSM in dienstverlening ligt de nadruk anders. Daar gaat het minder om machines en meer om informatie, overdracht en samenwerking. De future state richt zich hier vaak op:

• het verminderen van overdrachtsmomenten
• het aanbrengen van ritme via werkstroomcycli
• standaard werkafspraken
• visuele sturing
• duidelijke prioriteiten bij wisselende klantvraag

In de praktijk blijkt het bepalen van een vaste taktijd in dienstverlening vaak lastig. De klantvraag is onvoorspelbaar en varieert sterk. Sturen op bandbreedtes en afspraken over doorlooptijd werkt hier meestal beter dan sturen op één vast tempo.

Wat is een Ideal State Value Stream Map

De Ideal State VSM laat zien hoe het proces eruit zou zien zonder beperkingen. Denk aan geen wachttijden, directe flow en perfecte afstemming op de klantvraag. Dit is geen ontwerp dat je één op één implementeert.

De ideal state is bedoeld als richtinggevend denkmodel. Het helpt om los te komen van aannames zoals:

• dit kan niet anders
• hier hebben we nu eenmaal voorraad nodig
• dit overleg is onmisbaar

Door tijdelijk alle beperkingen los te laten, wordt zichtbaar welke keuzes echt noodzakelijk zijn en welke vooral historisch gegroeid zijn.

Ideal State in productie

In productie laat de ideal state zien:

• wat er gebeurt zonder batches
• hoe flow eruitziet zonder buffers
• welke stappen geen waarde toevoegen

Dit helpt om scherpere future state-keuzes te maken, zonder dat de ideal state zelf het doel wordt.

Ideal State in dienstverlening

In dienstverlening is de ideal state vaak extra waardevol. In mijn ervaring helpt deze vooral om vastgeroeste werkwijzen ter discussie te stellen. Veel kantoorprocessen zitten vol uitzonderingen, overdrachten en controles die ooit logisch waren, maar zelden opnieuw zijn bekeken.

Omdat processen in dienstverlening vooral bestaan uit informatie en samenwerking, werkt hier in de praktijk vaak een Makigami-diagram beter dan een klassieke VSM. Een Makigami maakt rollen, communicatie en besluitvorming explicieter zichtbaar en helpt zo om de ideal state beter te verkennen.

Wanneer gebruik je welke VSM

De drie VSM-varianten vormen samen één logisch denkraam. Je start met inzicht via de current state, ontwerpt een haalbare future state en gebruikt de ideal state om richting en ambitie helder te houden.

Waar het vaak misgaat bij Current, Future en Ideal State VSM

• de ideal state wordt gezien als doel in plaats van richting
• de future state wordt te perfect uitgewerkt
• de current state wordt te snel afgerond

Waarom een Ideal State pas werkt als de basis op orde is

Wat ik in de praktijk vaak zie, is dat organisaties te snel willen doorstappen naar een ideal state. Een Ideal State VSM werkt pas goed wanneer er al een zekere Lean-cultuur aanwezig is. Dat is iets wat zich over langere tijd ontwikkelt.

In veel organisaties ontbreken nog basisafspraken, betrouwbare data, standaarden of duidelijk eigenaarschap. Wanneer je dan direct vanuit de huidige situatie naar een ideal state springt, ontstaat een groot gat tussen ambitie en uitvoerbaarheid. De future state raakt los van de praktijk en verliest zijn waarde als verbetermethode.

Organisaties die structureel verbeteren, gebruiken alle drie de varianten bewust en op het juiste moment.

Door Current State, Future State en Ideal State samen te gebruiken, ontstaat overzicht, richting en samenhang in verbetertrajecten. Elke variant heeft een eigen rol en versterkt de andere. Zo voorkom je dat verbeteringen te abstract blijven of juist vastlopen in analyse.

Leren werken met Current, Future en Ideal State VSM

Werken met verschillende VSM-varianten vraagt inzicht in Lean-principes en ervaring met procesanalyse. In de online Lean Black Belt training leer je hoe je current, future en ideal state VSM’s opbouwt en toepast in zowel productie- als dienstverlenende omgevingen.

Je leert hoe je keuzes onderbouwt met data, hoe je teams meeneemt in verbeteringen en hoe je richting geeft zonder te vervallen in theoretische modellen.