Wat is een Lean storyboard en hoe gebruik je het

Een Lean storyboard maakt een verbetertraject visueel en overzichtelijk en laat zien wat er gebeurt, welke stappen zijn gezet en wat het resultaat is.

Waarom een storyboard helpt bij procesverbetering

In veel verbetertrajecten ontstaat onduidelijkheid over voortgang en resultaten. Informatie zit verspreid in documenten, presentaties en losse analyses op verschillende plekken. Hierdoor raakt de focus verloren en wordt het lastig om anderen mee te nemen in het proces.

Een storyboard brengt dit samen in één overzicht. Het maakt zichtbaar waar je staat, wat je hebt geleerd en wat de volgende stap is. Hierdoor wordt communicatie eenvoudiger en blijft het verbetertraject gestructureerd verlopen.

Wat is een Lean storyboard

Een storyboard is een visuele weergave van de belangrijkste onderwerpen binnen een verbetertraject. Het helpt om structuur aan te brengen en de voortgang inzichtelijk te maken.

Het idee komt oorspronkelijk uit de filmwereld, waar scènes vooraf worden uitgetekend om het verhaal duidelijk te maken. Binnen Lean gebruiken we hetzelfde principe om een verbetertraject stap voor stap inzichtelijk te maken.

Tijdens een Lean traject wordt het storyboard gebruikt om de voortgang te volgen en te presenteren, bijvoorbeeld tijdens tollgate reviews.

Een Lean storyboard fungeert als een visueel overzicht van de projectvoortgang en de behaalde resultaten binnen het verbetertraject.

Wat zet je in een Lean storyboard

Een storyboard volgt de structuur van je verbetertraject. Binnen Lean betekent dit dat je per fase de belangrijkste inzichten en resultaten vastlegt.

Vaak gebruik je de A3 als basis. Het storyboard is de visuele uitwerking waarin je de voortgang uitgebreider laat zien met grafieken, foto’s en inzichten uit de praktijk, zoals workshops, brownpaper sessies en interviews.

Denk hierbij aan:

• probleem en doelstelling
• huidige situatie
• analyse en oorzaken
• gekozen oplossingen
• implementatie
• borging

Door dit visueel te maken ontstaat een duidelijk en logisch verhaal van begin tot eind.

Lean storyboard voorbeeld bij procesverbetering

Een team werkt aan het verkorten van de doorlooptijd in een proces. In het storyboard leggen ze stap voor stap vast wat ze doen.

In de eerste fase beschrijven ze het probleem en het doel. Daarna voegen ze meetgegevens toe om inzicht te krijgen in de huidige situatie. Vervolgens laten ze zien welke oorzaken zijn gevonden en welke oplossingen zijn gekozen.

Tijdens de implementatie wordt het storyboard aangevuld met resultaten, grafieken en foto’s van de werkvloer. Zo ontstaat een compleet overzicht van het verbetertraject.

Hoe maak je een Lean storyboard

Een storyboard maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat je het simpel en visueel houdt.

Een praktische manier is om PowerPoint te gebruiken. Hierin kun je per fase van het verbetertraject de belangrijkste beslissingen en resultaten vastleggen. Werk in chronologische volgorde zodat het verhaal logisch opbouwt.

Gebruik daarbij zoveel mogelijk visuele elementen zoals grafieken, foto’s en schema’s. Dit maakt het storyboard begrijpelijk en zorgt ervoor dat het sneller wordt opgepakt door anderen.

Storyboard binnen DMAIC of Kaizen

Binnen Lean Six Sigma wordt een storyboard vaak opgebouwd volgens de DMAIC structuur. Per fase leg je vast wat je hebt gedaan en wat het resultaat is.

In Kaizen trajecten werkt dit vergelijkbaar, maar vaak korter en praktischer. Het storyboard helpt om snel inzicht te geven in de verbetering en om resultaten te delen met de organisatie.

In beide gevallen zorgt het storyboard voor structuur en maakt het het verbetertraject zichtbaar.

Storyboard als communicatiemiddel

Een storyboard is niet alleen een overzicht voor het team, maar ook een krachtig communicatiemiddel.

Gedurende het verbetertraject kun je het storyboard gebruiken om medewerkers en andere belanghebbenden mee te nemen. Zo voorkom je dat mensen verrast worden tijdens de implementatie en creëer je meer betrokkenheid.

Door de voortgang zichtbaar te maken, begrijpen mensen beter waarom veranderingen worden doorgevoerd en wat het oplevert.

Veelgemaakte fouten bij storyboards

In de praktijk zie je dat storyboards te complex worden gemaakt of juist te weinig informatie bevatten.

Een veelgemaakte fout is dat er te veel tekst wordt gebruikt en te weinig visueel wordt gewerkt. Hierdoor verliest het storyboard zijn kracht.

Ook komt het voor dat het storyboard niet wordt bijgehouden tijdens het traject. Dan wordt het een eindpresentatie in plaats van een stuurmiddel.

Een goed storyboard leeft mee met het verbetertraject en wordt continu aangevuld.

Samenvatting

Een Lean storyboard maakt een verbetertraject visueel en overzichtelijk. Het laat zien wat er gebeurt, welke keuzes zijn gemaakt en welke resultaten zijn behaald.

Door het storyboard actief te gebruiken, houd je focus, verbeter je communicatie en vergroot je de betrokkenheid binnen de organisatie.

Zo zorg je dat verbeteringen niet alleen worden bedacht, maar ook daadwerkelijk worden doorgevoerd.

Lean storyboard template gebruiken

Wil je zelf een storyboard maken voor jouw verbetertraject? Gebruik dan een eenvoudig template en bouw dit stap voor stap op tijdens je project.

Door direct visueel te werken, maak je je verbetertraject inzichtelijk en zorg je dat iedereen dezelfde kant op werkt. In de online Lean Black Belt cursus leer je hoe je een storyboard opbouwt, gebruikt tijdens tollgate reviews en inzet om voortgang en resultaten duidelijk te presenteren.