Measure fase in DMAIC: van aanname naar betrouwbare data

De Measure fase is de tweede stap binnen de DMAIC-methode. Na de Define fase weet je wat het probleem is en wat je wilt bereiken. In de Measure fase breng je dat probleem in kaart en kwantificeer je het. Je legt vast wat je gaat meten, bepaalt hoe je dat betrouwbaar doet en verzamelt de data die je nodig hebt om straks gefundeerde conclusies te trekken.

Zonder een goede Measure fase bouw je je verbeterproject op aannames. En aannames leiden zelden tot de juiste oplossing.

Wat is het doel van de Measure fase?

Het doel van de Measure fase is om de huidige situatie objectief in beeld te brengen. Je wilt weten hoe het proces nu presteert, hoe groot het probleem werkelijk is en welke factoren mogelijk een rol spelen.

Aan het einde van de Measure fase heb je een procesbeschrijving met verspillingen en een nulmeting: een betrouwbaar startpunt waarmee je aan het einde van het project kunt aantonen wat de verbetering heeft opgeleverd. Zonder die nulmeting weet je achteraf niet of je daadwerkelijk vooruitgang hebt geboekt.

Y = f(X): wat je meet en waarom

Binnen Lean Six Sigma staat de formule Y = f(X) centraal. Y is de output van het proces, het resultaat dat je wilt verbeteren. De X-en zijn de inputvariabelen die die output beïnvloeden.

Stel dat de doorlooptijd van een aanvraagproces te lang is. De totale doorlooptijd is dan de Y. De X-en zijn de factoren die die doorlooptijd bepalen, zoals het percentage incomplete aanvragen bij binnenkomst of het aantal benodigde handtekeningen en goedkeuringsstappen.

Als je wilt verbeteren, moet je weten welke X-en je moet beïnvloeden. Daarom meet je in de Measure fase niet alleen de output, maar ook de inputvariabelen die er mogelijk toe doen. Zo leg je de basis voor de analyse die in de volgende fase volgt. De centrale vraag is: aan welke X moet je draaien om het proces te verbeteren?

Stap 1: het proces in kaart brengen

Voordat je gaat meten, moet je begrijpen hoe het huidige proces werkelijk wordt uitgevoerd. In de praktijk zie ik vaak taken die er in de loop van de tijd bijgekomen zijn zonder dat ze in de flowchart staan. Denk aan workarounds zoals extra checklisten, Excel-formulieren of informele afstemming buiten het systeem om.

Breng het proces stap voor stap in kaart. Gebruik een flowchart of swimlane om activiteiten, verantwoordelijkheden en overdrachten zichtbaar te maken. Identificeer daarbij de verspillingen. Dit geeft je inzicht in waar de Y wordt gevormd en welke X-en in het proces aanwezig zijn. Het helpt ook om te bepalen op welke punten je moet meten.

Stap 2: meetdefinities vastleggen

Voordat je data gaat verzamelen, moet je vastleggen wat je precies meet. Zonder heldere meetdefinities meten verschillende mensen hetzelfde proces op een andere manier, en dat maakt je data onbetrouwbaar.

Een operationele meetdefinitie legt vast wat je meet, hoe je meet, in welke eenheid je meet en wanneer iets als fout wordt gezien. Een hulpmiddel daarvoor is de UDMO-structuur: Unit, Defect, Metric en Opportunity. Daarmee maak je meetdefinities concreet en voorkom je interpretatieverschillen. Meer hierover lees je in het artikel over de operationele meetdefinitie.

Stap 3: het meetplan opstellen

Met heldere meetdefinities op zak stel je een meetplan op. Een meetplan legt vast wat je meet, hoe je meet, hoe vaak je meet en wie verantwoordelijk is voor de dataverzameling.

Een goed meetplan zorgt voor consistentie. Metingen die vandaag worden uitgevoerd moeten op dezelfde manier verlopen als metingen volgende week. Alleen dan zijn de resultaten vergelijkbaar en kun je trends herkennen. In de Measure fase voer je een nulmeting uit. Later, als de oplossingen zijn geïmplementeerd, volgt de éénmeting waarmee je aantoont wat de verbetering heeft opgeleverd.

Bij een organisatie in het noorden van het land zag ik dit een keer misgaan. Ze hadden een medewerkerstevredenheidsonderzoek laten uitvoeren en stelden op basis daarvan verschillende verbetertrajecten op. Twee jaar later was het tijd voor de éénmeting, maar de aanbesteding was inmiddels gegund aan een ander bureau. Dat bureau gebruikte andere definities en parameters. De resultaten kwamen binnen, maar vergelijken was onmogelijk. Twee jaar verbeterwerk, en geen enkele manier om aan te tonen wat het had opgeleverd.

Stap 4: data verzamelen en de nulmeting uitvoeren

Met het meetplan als leidraad verzamel je de data, of je laat dit doen. Niet iedereen heeft toegang of de autorisaties om zomaar in databases rond te neuzen, dus zoek hiervoor de juiste personen binnen de organisatie.

Het resultaat van deze stap is dat je een verzameling ruwe data hebt. Hiermee ga je de nulmeting uitvoeren: de objectieve beschrijving van hoe het proces nu presteert. Die nulmeting beperkt zich niet alleen tot de Y. Je meet ook de X-en en de verspillingen die je in het proces hebt geïdentificeerd. Bijvoorbeeld de gemiddelde doorlooptijd, het defectpercentage of het aantal onnodige handelingen per dossier. Samen geven die metingen een volledig beeld van de huidige situatie. Die nulmeting is je vertrekpunt en het referentiepunt waarmee je aan het einde van het project aantoont wat de verbetering heeft opgeleverd.

Let daarbij op de betrouwbaarheid van je meetsysteem. Zijn de meetinstrumenten nauwkeurig genoeg? Weten de mensen die meten precies wat de meetdefinities zijn? Een onbetrouwbaar meetsysteem leidt tot onbetrouwbare data, en onbetrouwbare data leidt tot verkeerde conclusies.

Welke tools gebruik je in de Measure fase?

De Measure fase kent een vaste set tools die je helpen om het huidige proces objectief in kaart te brengen en betrouwbare data te verzamelen. Elke tool heeft een eigen functie en samen geven ze een volledig beeld van hoe het proces nu presteert.

De procesbeschrijving brengt het huidige proces stap voor stap in kaart. Je gebruikt een flowchart of swimlane om activiteiten, verantwoordelijkheden en overdrachten zichtbaar te maken. Dit is de basis voor alles wat daarna komt: zonder een goede procesbeschrijving weet je niet waar je moet meten.

De verspillingenanalyse identificeert welke stappen in het proces geen waarde toevoegen. Je kijkt naar de acht verspillingen uit Lean: overproductie, wachten, transport, overbewerking, voorraad, beweging, defecten en onbenut talent. Dit geeft je inzicht in waar verlies zit en welke X-en de moeite waard zijn om te meten.

Het UDMO-diagram helpt je om de mogelijke oorzaken van variatie systematisch in kaart te brengen. Je bepaalt welke factoren invloed kunnen hebben op de Y en welke X-en je daarom moet meenemen in je meting.

Het meetplan legt vast wat je meet, hoe je meet, hoe vaak je meet en wie verantwoordelijk is voor de dataverzameling. Het meetplan zorgt voor consistentie en is de leidraad voor de rest van de Measure fase.

De steekproef bepaalt hoeveel datapunten je nodig hebt om betrouwbare uitspraken te doen over het proces. Een te kleine steekproef leidt tot onbetrouwbare conclusies, een te grote steekproef kost onnodig tijd en geld. De steekproefgrootte bereken je op basis van de gewenste betrouwbaarheid en de verwachte variatie.

De MSA (Measurement System Analysis) beoordeelt of je meetsysteem betrouwbaar genoeg is om de data te verzamelen die je nodig hebt. Je onderzoekt of de variatie in je metingen komt door het proces zelf of door het meetsysteem.

De Gauge R&R (Repeatability and Reproducibility) is onderdeel van de MSA en toetst specifiek of verschillende mensen met hetzelfde meetinstrument tot dezelfde resultaten komen, en of dezelfde persoon bij herhaalde metingen consistent meet. Als de Gauge R&R te hoog is, vertrouw je op data die meer ruis dan signaal bevat.

De nulmeting met beschrijvende statistiek geeft een objectief beeld van hoe het proces nu presteert. Je berekent gemiddelden, spreidingsmaten en verdelingen om de huidige situatie te beschrijven. Dit is het vertrekpunt van je verbeterproject en het referentiepunt voor de éénmeting later.

Tijdsinvestering per tool in de Measure fase

In mijn eigen praktijk zie ik dat de Measure fase vaak langer duurt dan verwacht. Data is niet altijd beschikbaar, systemen sluiten niet op elkaar aan en het meetsysteem blijkt bij een MSA regelmatig onbetrouwbaarder dan gedacht. Afhankelijk van de beschikbaarheid en kwaliteit van de data zit je al snel op 26 uur of meer.

Is je Measure fase compleet?

Controleer het volgende voordat je verder gaat naar de Analyse fase.

• Het huidige proces is stap voor stap beschreven en verspillingen zijn geïdentificeerd.
• De mogelijke X-en zijn in kaart gebracht met een UDMO-diagram.
• Het meetplan is opgesteld en afgestemd met de dataeigenaren.
• De steekproefgrootte is berekend en onderbouwd.
• De MSA en Gauge R&R zijn uitgevoerd en het meetsysteem is betrouwbaar genoeg.
• De nulmeting is uitgevoerd en beschreven met beschrijvende statistiek.
• De bevindingen zijn gepresenteerd aan de opdrachtgever.

Samenvatting

De Measure fase is de tweede fase binnen DMAIC en brengt de huidige situatie objectief in kaart. Je beschrijft het proces stap voor stap, identificeert verspillingen en legt meetdefinities vast via de UDMO-structuur. Met een meetplan zorg je voor consistente dataverzameling en met een steekproefberekening bepaal je hoeveel data je nodig hebt. Een MSA en Gauge R&R toetsen of je meetsysteem betrouwbaar genoeg is. Pas dan voer je de nulmeting uit en beschrijf je de huidige prestaties met beschrijvende statistiek. Pas als al deze stappen zijn doorlopen, ga je verder naar de Analyse fase.

Van Measure naar Analyse

Aan het einde van de Measure fase heb je een volledig beeld van het huidige proces, heldere meetdefinities, een betrouwbaar meetsysteem en een nulmeting die als vertrekpunt dient voor het hele verbeterproject. Met die basis ga je de Analyse fase in. In de Analyse fase onderzoek je welke X-en daadwerkelijk de grootste invloed hebben op de Y en wat de kernoorzaken van het probleem zijn. De Measure fase bepaalt wat er gemeten is en de Analyse fase geeft daar betekenis aan. Lees verder over de Analyse fase.

Aan de slag met Lean Six Sigma

Wil je leren hoe je de Measure fase en de rest van DMAIC in de praktijk toepast? In de online Lean Six Sigma Green Belt en Black Belt trainingen van lean.nl werk je aan echte projecten en leer je alle tools hands-on toe te passen. Bekijk de online Lean Six Sigma trainingen.