Multi Moment Opname uitvoeren in Lean Six Sigma

Een Multi Moment Opname (MMO) brengt in kaart hoe tijd verdeeld is over verschillende activiteiten in een proces, door op vaste momenten te registreren wat medewerkers of machines op dat moment doen.

In de Measure-fase van DMAIC wil je weten hoe tijd werkelijk wordt besteed. Niet hoe medewerkers denken dat ze hun tijd besteden, maar hoe het er in de praktijk uitziet. De MMO geeft je dat inzicht zonder dat je elk moment van de dag hoeft mee te kijken. Je maakt steekproeven op vaste tijdstippen en berekent op basis daarvan het percentage van de totale werktijd dat aan elke activiteit wordt besteed.

Wat is een Multi Moment Opname?

Een Multi Moment Opname is een methode waarbij je op willekeurig gekozen momenten registreert welke activiteit op dat moment plaatsvindt. Die observaties tel je op en reken je om naar percentages van de totale werktijd. Zo krijg je een betrouwbaar beeld van hoe de werktijd verdeeld is over directe productieve taken, ondersteunende taken en improductieve activiteiten.

De methode werd in 1935 geïntroduceerd door de Engelsman Tippett, die hem inzette bij onderzoek naar textielmachines om oponthoudspercentages in het productieproces vast te stellen. De kern van zijn aanpak is nog steeds dezelfde: je meet niet continu, maar via steekproeven op vaste momenten. Dat maakt de MMO schaalbaar en toepasbaar in omgevingen waar taken niet strikt verdeeld zijn, de taakvolgorde variabel is en activiteiten regelmatig onderbroken worden.

MMO, tijdstudie elementduur en DILO: wat gebruik je wanneer?

De drie methoden meten alle drie hoe tijd wordt besteed, maar vanuit een andere invalshoek en met een ander detailniveau. De keuze hangt af van je vraagstelling.

Bij een MMO meet je de verdeling van werktijd over activiteiten voor een groep medewerkers of een afdeling als geheel. Je weet hoeveel procent van de tijd naar welke categorie gaat, maar niet waarom of hoe lang een specifieke taak duurt.

Bij een tijdstudie elementduur meet je de exacte duur van één specifieke taak. Je weet precies hoelang een handeling duurt, maar niet hoe die taak zich verhoudt tot de rest van de werkdag.

Bij een DILO volg je één medewerker een volledige dag en registreer je alles wat er gebeurt, inclusief de taken die je van tevoren niet had voorzien. Je krijgt een volledig en kwalitatief beeld van de werkdag, maar van één persoon.

Je werkt aan een verbeterproject op een verpleegafdeling en wilt begrijpen waar de werktijd naartoe gaat. Je start met een MMO over de hele afdeling. Na 400 waarnemingen blijkt dat 30% van de werktijd opgaat aan medicatieverstrekking, 25% aan directe patiëntenzorg, 20% aan administratie en 25% aan wachten en zoeken. Die laatste categorie trekt de aandacht: een kwart van de dag gaat verloren aan activiteiten die geen waarde toevoegen.

Om te begrijpen wat er precies speelt in de categorie wachten en zoeken, doe je een DILO op één verpleegkundige. Je volgt haar een volledige dag en ontdekt dat ze bij elke medicatieronde gemiddeld drie keer haar werkplek verlaat om materialen op te halen, dat de medicatielijst in twee verschillende systemen staat die niet altijd overeenkomen en dat ze regelmatig wacht op een arts voordat ze verder kan. De DILO geeft je het volledige plaatje van wat er speelt.

Nu wil je weten hoe lang de medicatieronde zelf duurt en waar de meeste tijd in de ronde naartoe gaat. Je doet een tijdstudie elementduur specifiek op de medicatieronde en ontdekt dat die gemiddeld 45 minuten duurt, waarvan 20 minuten opgaan aan het zoeken naar de medicatielijst en wachten op het systeem. Zonder die tijdstudie had je alleen geweten dat de ronde lang duurt. Nu weet je ook precies waar de tijd verloren gaat.

De drie methoden werken het sterkst in combinatie. De MMO geeft je het kwantitatieve overzicht van de tijdsverdeling over de afdeling. De DILO geeft je het kwalitatieve inzicht in wat er werkelijk speelt bij één medewerker. De tijdstudie geeft je de exacte duur van specifieke taken. Samen geven ze een volledig beeld van de huidige situatie dat als basis dient voor gerichte verbeteringen.

Wanneer gebruik je een MMO?

De MMO is geschikt in drie situaties. De eerste is wanneer je inzicht wilt in de tijdsbesteding van een groep medewerkers of een afdeling als geheel, niet van één persoon. De tweede is wanneer je machine-bezettingsgraden wilt meten: hoeveel procent van de tijd draait een machine, staat hij stil voor onderhoud of is hij in omstelling? De derde is wanneer je basisdata wilt verzamelen voor het vaststellen van tijdnormen voor werkzaamheden.

In verbeterprojecten gebruik ik de MMO ook als nulmeting: voordat je verbeteringen doorvoert, breng je vast in kaart hoe tijd nu verdeeld is. Na de verbetering herhaal je de MMO en vergelijk je de uitkomsten.

Voorbereiding: wat moet je weten voordat je begint?

Een MMO staat of valt bij de voorbereiding. Het meeteffect is de grootste bedreiging voor de betrouwbaarheid: medewerkers die weten dat ze geobserveerd worden, passen hun gedrag aan. Goede communicatie vooraf is de belangrijkste tegenmaatregel.

Communiceer het doel. Leg medewerkers van tevoren uit wat een MMO is en wat je ermee wilt bereiken. Het doel is niet het beoordelen van individuele prestaties, maar het verbeteren van het proces als geheel. Als dat niet duidelijk is, ontstaat er onzekerheid en weerstand die de resultaten beïnvloedt.

Definieer de activiteiten. Bepaal vooraf welke activiteiten je wilt registreren en hoe je ze categoriseert. Werk met drie hoofdcategorieën: direct productief, indirect productief en improductief. Zorg dat elke medewerker weet welke activiteiten in welke categorie vallen, zodat de registratie consistent is.

Ken de processen. Weet welke taken er worden uitgevoerd voordat je begint. Een procesbeschrijving of activiteitenstroomdiagram helpt je een volledig en realistisch meetformulier te ontwerpen.

Stappenplan Multi Moment Opname

Stap 1: Formuleer de onderzoeksvraag

Bepaal vooraf waarom je de MMO inzet en wat je wilt weten. Een heldere onderzoeksvraag begrenst het onderzoek en voorkomt dat je te breed meet. Voorbeelden: “Hoeveel procent van de werktijd besteden verpleegkundigen aan directe patiëntenzorg?” of “Wat is de bezettingsgraad van onze productiemachines?”

Stap 2: Definieer de te meten processen en objecten

Bepaal welke medewerkers, teams of machines worden meegenomen in het onderzoek. Wees specifiek: een te brede scope leidt tot onbruikbare resultaten.

Stap 3: Stel de activiteiten vast

Maak een lijst van alle activiteiten die kunnen voorkomen en deel ze in de drie categorieën in. Houd de lijst beheersbaar: te veel categorieën maken de registratie onuitvoerbaar op de werkvloer.

Stap 4: Bepaal de gewenste nauwkeurigheid en het aantal waarnemingen

Hoe meer waarnemingen, hoe betrouwbaarder de uitkomst. In de praktijk geldt als minimum rond de 400 à 500 waarnemingen per medewerker of machine voor een betrouwbaarheid van 95% en een nauwkeurigheid van 5%. Wil je nauwkeuriger meten, dan loopt dat getal snel op.

Stap 5: Stel het rondeinterval vast

Bepaal hoe vaak je een ronde loopt. Bij een cyclustijd van 20 minuten kun je kiezen voor een rondeinterval van 10 minuten. Bij een werkdag van 7,5 uur geeft dat 45 rondes per dag. Zorg dat de rondes op vaste maar voor de medewerkers niet voorspelbare tijdstippen plaatsvinden, zodat het meeteffect zo klein mogelijk is.

Stap 6: Loop proefrondes

Voer een aantal proefrondes uit voordat het echte onderzoek begint. Zo test je of het formulier werkt, of de categorieën kloppen en of de registratie in de beschikbare tijd uitvoerbaar is. Pas aan waar nodig.

Stap 7: Voer het onderzoek uit

Loop de rondes op de vastgestelde momenten en noteer per medewerker of machine welke activiteit op dat moment plaatsvindt. Houd de observaties zo objectief mogelijk en vermijd interpretatie ter plekke.

Stap 8: Analyseer de gegevens

Tel alle waarnemingen per activiteit op en reken ze om naar percentages van het totaal. Kijk naar gemiddelden, spreidingen en trends. Welke activiteiten nemen meer tijd dan verwacht? Waar zit de meeste improductieve tijd?

Stap 9: Rapporteer en bespreek de resultaten

Presenteer de resultaten aan het team en het management. Gebruik grafieken zoals taartdiagrammen of staafdiagrammen om de verdeling inzichtelijk te maken. Bespreek de bevindingen altijd eerst met de medewerkers die zijn geobserveerd: herkennen zij de uitkomsten? Zijn ze het eens met de categorisering? Draagvlak voor de resultaten is een voorwaarde voor draagvlak voor de verbeteringen die erop volgen.

Hoeveel waarnemingen heb je nodig?

De benodigde steekproefgrootte bereken je vooraf met de formule voor discrete data. De MMO registreert immers per waarneming of een activiteit wel of niet plaatsvindt, wat discrete data oplevert. Hoe meer variatie er in de tijdsbesteding zit en hoe nauwkeuriger je de percentages wilt weten, hoe meer waarnemingen je nodig hebt. Als vuistregel geldt minimaal 384 waarnemingen bij een onbekende proportie en een betrouwbaarheid van 95%. Voor de exacte berekening van de steekproefgrootte voor discrete data, inclusief een volledig rekenvoorbeeld, verwijs ik je naar het artikel over steekproefgrootte voor discrete data.

Wat doe je met de resultaten?

De MMO geeft je een verdeling van de werktijd over activiteiten. De volgende stap is de analyse. Welke activiteiten zijn direct waarde toevoegend vanuit het perspectief van de klant? Welke zijn ondersteunend maar noodzakelijk? En welke zijn verspilling die geëlimineerd kan worden?

Die drie vragen vormen de brug naar de Analyse-fase van DMAIC. De MMO-resultaten zijn ook een krachtig communicatiemiddel: een taartdiagram dat laat zien dat 35% van de werktijd opgaat aan wachten en zoeken, is voor een managementteam overtuigender dan een verbetervoorstel zonder data.

MMO in de praktijk

In mijn eigen projecten gebruik ik de MMO het vaakst in zorg en dienstverlening, waar taken minder gestandaardiseerd zijn dan in productie en de werktijdverdeling daardoor moeilijker te schatten is. Een verpleegafdeling waar men denkt dat 60% van de tijd naar directe patiëntenzorg gaat, laat bij een MMO vaak een heel ander beeld zien. Administratie, zoeken naar materialen en wachten op informatie blijken samen vaak meer dan de helft van de werktijd op te sloken.

Het belangrijkste bij een MMO is dat medewerkers vanaf het begin betrokken zijn. Zonder die betrokkenheid wordt de meting al snel ervaren als controle. En als medewerkers zich gecontroleerd voelen, verandert precies het gedrag dat je wilt meten.

Samenvatting

Een Multi Moment Opname brengt in kaart hoe werktijd verdeeld is over activiteiten, door op vaste steekproefmomenten te registreren wat medewerkers of machines doen. De methode is bij uitstek geschikt voor groepen medewerkers, variabele taken en omgevingen waar continu meten niet haalbaar is. Een goede voorbereiding en open communicatie over het doel zijn voorwaarden voor betrouwbare resultaten. Als vuistregel heb je minimaal 384 waarnemingen nodig bij een onbekende proportie en een betrouwbaarheid van 95%. De uitkomsten zijn het sterkst als je de MMO combineert met een tijdstudie elementduur voor de duur van specifieke taken en een DILO voor kwalitatief inzicht in de werkdag van één medewerker.

Wil je leren hoe je een Multi Moment Opname opzet en de resultaten vertaalt naar concrete verbeteracties? In de online Lean Six Sigma Black Belt opleiding doorloop je de volledige Measure-fase, inclusief het uitvoeren van een MMO in je eigen werkomgeving. Bekijk de online Lean Six Sigma Black Belt training.