Wat is procesanalyse

Procesanalyse helpt om processen te begrijpen, knelpunten te herkennen en gericht te verbeteren binnen Lean en Lean Six Sigma. 

Procesanalyse uitgelegd binnen Lean en Lean Six Sigma

Procesanalyse is de basis om processen te begrijpen voordat je ze verbetert. Door processen samen te analyseren ontstaat inzicht in hoe activiteiten echt lopen, waar waarde wordt toegevoegd en waar verspilling zit. Binnen Lean en Lean Six Sigma vormt procesanalyse het startpunt voor gerichte en onderbouwde verbeteringen.

Wat is procesanalyse

Procesanalyse is het systematisch onderzoeken van een proces om te begrijpen hoe het daadwerkelijk werkt. Je brengt in kaart welke stappen worden uitgevoerd, waar waarde wordt toegevoegd en waar vertraging, fouten of verspilling ontstaan. Het doel van procesanalyse is niet om mensen te beoordelen, maar om het proces zelf te verbeteren. Wil je eerst de basis scherp krijgen, lees dan wat een proces is.

Binnen Lean en Lean Six Sigma vormt procesanalyse de basis van vrijwel elk verbetertraject. Zonder goed inzicht in het proces is het lastig om oorzaken scherp te krijgen of verbeteringen blijvend door te voeren. Procesanalyse helpt om aannames te vervangen door feiten. Je kijkt niet naar hoe het proces op papier zou moeten lopen, maar naar wat er in de praktijk gebeurt. Dat start vaak bij Gemba.

Procesanalyse wordt niet alleen binnen Lean gebruikt. Ook organisaties zonder formele Lean aanpak gebruiken procesanalyse om processen beter te begrijpen en te verbeteren.

Waarom is procesanalyse belangrijk

Veel problemen in organisaties ontstaan door onduidelijke, versnipperde of historisch gegroeide processen. Procesanalyse maakt zichtbaar waar dit misgaat en waarom problemen blijven terugkomen. Het helpt ook om oorzaak en symptoom uit elkaar te houden. Lees meer in oorzaken versus symptomen in processen.

Procesanalyse helpt onder andere om:

• knelpunten en wachttijden te herkennen
• verspilling en dubbel werk zichtbaar te maken
• oorzaken van fouten te achterhalen
• verbeterkeuzes beter te onderbouwen
• afstemming tussen afdelingen te verbeteren

Doordat processen samen worden geanalyseerd ontstaat een gedeeld beeld. Dit voorkomt discussies op basis van aannames en maakt verbeteren concreet en gericht. Wachttijd speelt hierbij vaak een grotere rol dan teams vooraf denken. Lees meer in waarom wachttijd de grootste vertrager is en in doorlooptijd uitgelegd vanuit het proces.

In de praktijk zie ik vaak dat processen langzaam groeien. Medewerkers bedenken workarounds omdat systemen niet goed aansluiten op het proces. Er worden extra controles toegevoegd om fouten te voorkomen. Wat begint als een tijdelijke oplossing, wordt na verloop van tijd onderdeel van het standaardproces.

Zonder procesanalyse worden deze stappen zelden opnieuw ter discussie gesteld. Procesanalyse helpt om dit zichtbaar te maken en om samen te beoordelen welke stappen nog nodig zijn en welke het proces onnodig complex hebben gemaakt.

Procesanalyse binnen Lean en Lean Six Sigma

Binnen Lean draait procesanalyse om het onderscheid tussen waarde en verspilling. Vanuit het perspectief van de klant wordt bekeken welke stappen bijdragen aan waarde en welke stappen geen waarde toevoegen. Hoe Lean naar processen kijkt lees je in processen in Lean.

Binnen Lean Six Sigma wordt procesanalyse gecombineerd met meten en data, vaak binnen de DMAIC-structuur. Procesanalyse vormt daar vaak de brug tussen begrijpen en meten. Eerst wordt het proces helder gemaakt, daarna worden prestaties geanalyseerd en verbeteringen onderbouwd.

In beide benaderingen geldt hetzelfde uitgangspunt. Eerst begrijpen, dan verbeteren.

Vormen van procesanalyse

Kwalitatieve procesanalyse

Bij kwalitatieve procesanalyse kijk je naar de aard van de processtappen. Je beoordeelt of stappen waarde toevoegen, ondersteunend zijn of verspilling vormen. Hierbij wordt vaak gewerkt met:

• Value Added, Business Non Value Added en Non Value Added
• de acht verspillingen Muda
• observaties op de werkvloer

Deze vorm van procesanalyse helpt vooral om inzicht te krijgen in waar verspilling zit en waarom processen niet soepel verlopen.

Kwantitatieve procesanalyse

Kwantitatieve procesanalyse richt zich op meten. Je analyseert doorlooptijden, foutpercentages, variatie en capaciteit op basis van data. Dit helpt om prestaties objectief te beoordelen en verbeteringen meetbaar te maken.

Deze vorm van procesanalyse wordt vaak toegepast binnen Lean Six Sigma en DMAIC trajecten.

Procesanalyse op hoofdlijnen

Soms is het doel vooral om overzicht te krijgen. Tools zoals een SIPOC of een globale procesbeschrijving helpen om snel te begrijpen waar het proces begint, eindigt en wie betrokken zijn. Wil je weten wat je vastlegt in zo’n beschrijving, lees dan wat er in een procesbeschrijving hoort.

Veelgebruikte tools bij procesanalyse

Binnen Lean en Lean Six Sigma worden verschillende hulpmiddelen gebruikt om processen te analyseren:

• SIPOC voor het afbakenen van processen
• Value Stream Map voor inzicht in flow, doorlooptijd en verspilling
• Flowchart of swimlane voor processtappen en overdrachten
• Makigami diagram voor inzicht in informatiestromen
• Activiteiten flow diagram om exacte activiteiten binnen processtappen te beschrijven
• A3 om analyse, oorzaken en oplossingen samen te brengen
• observaties en gemba walks om het proces in de praktijk te begrijpen

Procesanalyse bepaalt welke tool passend is. De tool volgt het probleem, niet andersom.

Wat levert procesanalyse op

Procesanalyse maakt verbeteren concreet. Door het proces stap voor stap te analyseren ontstaat inzicht in waar prestaties worden beïnvloed en waar verbetering mogelijk is.

• kortere doorlooptijden
• minder fouten en herstelwerk
• duidelijkere overdrachten
• beter onderbouwde beslissingen
• meer grip op kwaliteit en prestaties

Omdat oorzaken zichtbaar worden, richt verbetering zich op structurele knelpunten in plaats van symptomen.

Wanneer gebruik je procesanalyse wel of niet

Procesanalyse is vooral geschikt wanneer problemen zich blijven herhalen of wanneer het proces niet meer goed wordt begrepen.

• prestaties wisselen zonder duidelijke oorzaak
• doorlooptijden langer zijn dan verwacht
• fouten of herwerk regelmatig terugkomen
• meerdere afdelingen betrokken zijn
• eerdere verbeteringen niet blijven werken

Bij eenvoudige en overzichtelijke problemen is een uitgebreide procesanalyse vaak niet nodig. Zodra oorzaken niet direct zichtbaar zijn, biedt procesanalyse houvast.

Procesanalyse stappenplan in de praktijk

Een procesanalyse voer je het beste samen uit met de mensen die het proces dagelijks uitvoeren. Zo ontstaat een realistisch procesbeeld en wordt direct zichtbaar waar overdrachten en wachttijden ontstaan. Overdrachten zijn vaak een bron van vertraging. Lees meer in Waarom processen vastlopen.

Wat ik in de praktijk soms doe als korte teaser aan het begin van een sessie, is een eenvoudige oefening met de groep. De deelnemers staan in een kring en ik vraag wie het proces start. Die persoon krijgt een bolletje wol en stelt zich kort voor. Vervolgens vraag ik wie de volgende stap uitvoert en wordt het bolletje doorgegeven.

Als iedereen is verbonden, ontstaat vanzelf een wirwar van lijnen. Dat moment laat zien hoe complex een proces kan worden, nog voordat het is geanalyseerd. Het maakt direct duidelijk waarom procesanalyse nodig is om overzicht en structuur aan te brengen.

Stap 1. Bepaal de juiste deelnemers

Kies medewerkers die het proces goed kennen en die verschillende stappen uitvoeren. Denk aan uitvoerende rollen, maar ook aan mensen die overdrachten meemaken of knelpunten ervaren.

Stap 2. Organiseer een werksessie

Plan een workshop waarin iedereen samenwerkt. Het doel is niet discussiëren, maar het proces zichtbaar maken zoals het echt loopt.

Stap 3. Beschrijf het proces stap voor stap

Laat deelnemers eerst individueel opschrijven welke stappen en activiteiten zij uitvoeren. Vervolgens worden deze stappen in de juiste volgorde gelegd, volgens de daadwerkelijke flow van het proces. Dit kan bijvoorbeeld op een brown paper aan de muur. Wil je weten wat je minimaal vastlegt, lees dan wat er in een procesbeschrijving hoort.

Stap 4. Controleer of de procesbeschrijving klopt

Bespreek samen of het proces volledig is en of alle stappen logisch op elkaar aansluiten. Pas aan waar nodig totdat iedereen zich herkent in het procesbeeld.

Stap 5. Identificeer verspilling

Laat deelnemers aangeven waar verspilling zit in het proces. Denk aan wachttijden, overdrachten, fouten, herwerk of onnodige handelingen.

Stap 6. Bepaal verbeteracties

De geïdentificeerde verspillingen vormen de basis voor verbeteracties. Deze pak je vaak op via PDCA of Kaizen, afhankelijk van de omvang en aard van het probleem.

Verschil tussen procesanalyse en procesmapping

Procesmapping richt zich op het vastleggen van processtappen in de juiste volgorde. Het doel is om zichtbaar te maken hoe een proces loopt en wie welke stappen uitvoert.

Procesanalyse gaat verder dan alleen het beschrijven van stappen. Daarbij wordt ook onderzocht waarom stappen bestaan, waar verspilling optreedt en welke oorzaken ten grondslag liggen aan problemen. Procesmapping is vaak een onderdeel van procesanalyse, maar vormt op zichzelf geen vervanging voor het analyseren van oorzaken en verbeterkansen.

Hoe lang duurt een procesanalyse

Hoe lang een procesanalyse duurt, hangt af van de complexiteit van het proces en het doel van de analyse. Een eenvoudig proces kan vaak in één sessie in kaart worden gebracht.

In mijn ervaring kost het gezamenlijk beschrijven van het proces ongeveer twee uur. Het identificeren van verspillingen neemt vaak nog een extra uur in beslag. Binnen één dagdeel ontstaat zo een gedeeld en herkenbaar procesbeeld.

Bij complexere processen zijn meerdere sessies nodig, aangevuld met observaties en metingen. Minstens zo belangrijk als de tijd is het gezamenlijke begrip dat ontstaat doordat betrokkenen samen naar het proces kijken.

Is procesanalyse alleen voor Lean organisaties

Procesanalyse wordt vaak geassocieerd met Lean en Lean Six Sigma, maar is breder toepasbaar. Ook organisaties die niet met Lean werken gebruiken procesanalyse om inzicht te krijgen in hun processen.

Zodra processen complex zijn, meerdere betrokkenen kennen of structurele problemen vertonen, biedt procesanalyse houvast. De principes zijn toepasbaar in vrijwel elke organisatie en sector.

Valkuilen bij procesanalyse

Bij het uitvoeren van een procesanalyse zijn er verschillende valkuilen die het effect kunnen beperken.

Een veelvoorkomende valkuil is het meenemen van te veel uitzonderingen. Hierdoor verdwijnt het overzicht en raakt de kern van het proces uit beeld. Het is effectiever om eerst het hoofdproces te analyseren en uitzonderingen later apart te bekijken.

• focussen op hoe het proces zou moeten lopen in plaats van hoe het echt loopt
• aannemen dat het proces goed werkt en dat er geen problemen zijn
• oplossingen bedenken voordat oorzaken goed zijn begrepen
• het proces analyseren zonder de medewerkers die het proces uitvoeren

Door deze valkuilen te herkennen, blijft procesanalyse een sterk hulpmiddel voor gericht verbeteren.

Procesanalyse als basis voor verbeteren

Procesanalyse is geen doel op zich, maar een middel om betere beslissingen te nemen. Door eerst het proces te begrijpen, voorkom je dat oplossingen worden bedacht voor symptomen in plaats van oorzaken.

Binnen Lean, PDCA en DMAIC vormt procesanalyse een vaste basis voor verbeteren. Dit sluit direct aan bij processen verbeteren met Lean, waarin verbeteren altijd start bij inzicht in hoe het proces werkelijk functioneert.