Processen in Lean

Processen vormen de kern van Lean. Ontdek hoe Lean naar processen kijkt, waarom ze centraal staan en hoe organisaties processen gebruiken om structureel te verbeteren. 

Hoe Lean naar processen kijkt

Lean kijkt naar organisaties als een geheel van samenhangende processen. Niet afdelingen of functies staan centraal, maar de manier waarop activiteiten samen waarde leveren aan klanten. Door processen als uitgangspunt te nemen wordt zichtbaar waar activiteiten vastlopen, waar afstemming nodig is en waar verbetering mogelijk is. In dit artikel lees je hoe Lean processen benadert en waarom ze de basis vormen voor processen verbeteren met Lean.

Waarom processen centraal staan in Lean

Lean draait niet om losse verbeteracties of individuele prestaties, maar om processen. Resultaten zijn altijd het gevolg van hoe processen zijn ingericht. Wil je structureel verbeteren, dan moet je begrijpen hoe activiteiten door de organisatie stromen.

In veel organisaties wordt nog vooral gedacht in afdelingen, functies en verantwoordelijkheden. Lean verlegt de focus naar processen die dwars door die afdelingen heen lopen. Daardoor ontstaat inzicht in overdrachten, wachttijden en verspillingen die anders verborgen blijven.

Dit is ook de reden waarom overdrachten en wachttijd binnen Lean vaak terugkomen als verklaringen voor vertraging in processen.

Wat Lean bedoelt met een proces

Binnen Lean wordt een proces gezien als een samenhangend geheel van activiteiten dat waarde levert aan een klant. Dat kan een externe klant zijn, maar ook een interne klant. Lean spreekt vaak over de waardestroom, omdat processen altijd worden bekeken vanuit het perspectief van de klant. Dit maak je zichtbaar met een value stream map.

Een proces heeft:

• een duidelijke start
• een reeks activiteiten
• een einde met een resultaat
• een klant die waarde ontvangt

Deze manier van kijken naar processen vormt de basis van Lean. Wil je eerst de basisdefinitie scherp, lees dan wat is een proces.

Procesdenken versus afdelingsdenken

Een belangrijk verschil tussen Lean en traditioneel organiseren is het verschil tussen afdelingsdenken en procesdenken.

Bij afdelingsdenken:

• optimaliseert elke afdeling zijn eigen activiteiten
• ontstaan veel overdrachtsmomenten
• worden problemen vaak lokaal opgelost

Bij procesdenken:

• wordt gekeken naar het geheel
• staan doorlooptijd en klantwaarde centraal
• worden problemen gezien als procesproblemen

Lean stimuleert organisaties om van afdelingsdenken naar procesdenken te bewegen. Dit sluit aan op procesafbakening, waarbij je het proces bekijkt van vraag tot resultaat.

Processen zichtbaar maken binnen Lean

Om processen te begrijpen, maakt Lean processen zichtbaar. Dit gebeurt door processen te beschrijven en te visualiseren. Dat begint bij Gemba. Door activiteiten in de juiste volgorde te plaatsen ontstaat inzicht in:

• hoe processen daadwerkelijk verlopen
• waar overdrachten plaatsvinden
• waar wachttijden en omwegen ontstaan
• waar verspillingen optreden

Wanneer je dit scherp hebt, wordt ook duidelijk waarom processen vaak vertragen door te veel tegelijk. Lees meer in werk in uitvoering.

Processchema’s en visualisaties

Lean kent verschillende manieren om processen te visualiseren. Er is geen vaste standaard. De keuze hangt af van het type proces en het doel van de analyse.

Veelgebruikte visualisaties zijn:

• flowcharts
• swimlane diagrammen
• spaghetti diagrammen
• makigami diagrammen
• value stream maps

Binnen Lean zien we vaak:

• makigami diagrammen bij dienstverlenende processen
• value stream maps bij productieprocessen

De tool volgt altijd het proces, niet andersom.

Processen en klantwaarde

Lean kijkt naar processen vanuit klantwaarde. De centrale vraag is altijd: welke activiteiten dragen bij aan waarde waarvoor de klant bereid is te betalen.

• welke stappen waarde toevoegen
• welke stappen nodig zijn maar geen directe waarde leveren
• welke stappen geen waarde toevoegen

Dit onderscheid vormt de basis voor het herkennen van verspillingen en verbeterkansen. Vaak gaat het dan om wachttijd en onnodige overdracht, en die zie je direct terug in doorlooptijd en wachttijd.

Procesmanagement binnen Lean

Lean beperkt zich niet tot het beschrijven van processen. Het kijkt ook naar hoe processen worden aangestuurd. Het procesmanagementmodel binnen Lean richt zich op twee kerntaken: besturen en ondersteunen.

Besturen van processen

Besturen gaat over richting geven aan processen. Het management:

• stelt doelen
• maakt verwachtingen duidelijk
• bewaakt prestaties

Goede besturing zorgt voor focus en samenhang binnen processen.

Ondersteunen van processen

Naast besturen is ondersteunen essentieel. Medewerkers moeten hun activiteiten goed kunnen uitvoeren binnen het proces. Ondersteunen betekent:

• zorgen voor de juiste middelen
• medewerkers opleiden en begeleiden
• samenwerking faciliteren
• obstakels wegnemen

Processen functioneren alleen goed wanneer medewerkers worden ondersteund in plaats van belemmerd.

Processen als basis voor verbeteren

Processen vormen het startpunt voor verbeteren binnen Lean. Problemen worden niet gezien als individuele fouten, maar als signalen dat het proces anders kan worden ingericht.

• procesanalyse
• gerichte verbeteracties
• structurele borging

Bij analyse hoort ook het onderscheid tussen oorzaak en symptoom. Lees meer in oorzaken versus symptomen in processen.

Verdiepen in processen

Wie verder wil kijken dan de basis, kan processen vanuit verschillende invalshoeken verdiepen. Zo lees je in Wat is een proces hoe processen zijn opgebouwd en waarom ze belangrijk zijn.

In Waarom processen beschrijven binnen Lean gaat het over het nut van vastleggen en inzicht creëren.

Praktisch aan de slag met vastleggen kan via Wat moet er in een procesbeschrijving staan, terwijl Procesanalyse helpt om knelpunten en oorzaken te onderzoeken.

In Bedrijfsprocessen zie je hoe processen samenkomen binnen organisaties.

Afsluiting

Wil je leren hoe je processen in de praktijk beschrijft, analyseert en verbetert? Bekijk onze online Lean trainingen en ontdek hoe inzicht in processen helpt om organisaties stap voor stap te verbeteren.