Tijdstudie uitvoeren in Lean Six Sigma

Een tijdstudie meet de duur van individuele taken in een proces om verspillingen zichtbaar te maken en een feitelijke basis te leggen voor verbetering in de Measure-fase van DMAIC.

Een tijdstudie is een van de meest directe manieren om te begrijpen hoe tijd werkelijk wordt besteed in een proces. Je meet de duur van individuele taken, maakt verspillingen zichtbaar en legt een feitelijke basis voor verbetering. In de Measure-fase van DMAIC is de tijdstudie een vast instrument om de huidige situatie in kaart te brengen voordat je conclusies trekt over waar de winst zit.

Wat is een tijdstudie?

Een tijdstudie is een methode waarbij je de tijd meet die nodig is voor individuele taken binnen een proces. Je klokt elke activiteit afzonderlijk, zodat je exact weet hoe lang elke stap duurt. Dat geeft je inzicht in waar tijd naartoe gaat, welke stappen waarde toevoegen en waar verspilling zit.

De tijdstudie elementduur richt zich specifiek op de duur van elke taak. Je meet niet hoeveel procent van de tijd aan een taak wordt besteed, maar letterlijk hoelang een taak duurt. Dat maakt de tijdstudie elementduur geschikt voor processen met herhaalbare, afgebakende taken, zoals productiestappen, administratieve handelingen of zorghandelingen.

Tijdstudie versus Multi Moment Opname

De tijdstudie elementduur en de Multi Moment Opname zijn twee verwante maar verschillende methoden. Bij de tijdstudie elementduur meet je de exacte duur van elke taak. Bij de Multi Moment Opname stel je op vaste momenten vast welke activiteit op dat moment wordt uitgevoerd, en bereken je op basis daarvan hoeveel procent van de totale tijd aan elke taak wordt besteed.

De keuze tussen de twee hangt af van je vraagstelling. Wil je weten hoe lang een verpleegkundige gemiddeld doet over een medicatieronde, kies dan voor de tijdstudie elementduur. Wil je weten welk percentage van de totale werktijd een verpleegkundige besteedt aan directe patiëntenzorg versus administratie, kies dan voor de Multi Moment Opname. In de praktijk worden beide methoden vaak gecombineerd: eerst een tijdstudie om de duur van taken te meten, daarna een Multi Moment Opname om de verdeling over de dag in kaart te brengen.

Wanneer gebruik je een tijdstudie in Lean Six Sigma?

Een tijdstudie is waardevol wanneer je de huidige procesprestaties wilt objectiveren. Vermoedens over waar tijd verloren gaat zijn een vertrekpunt, maar een tijdstudie geeft je de feiten. Typische toepassingen zijn het bepalen van de takt time en cycle time, het identificeren van verspillingen zoals wachten en onnodige bewegingen, het vergelijken van verschillende medewerkers of machines voor dezelfde taak, en het opbouwen van een baseline voor de Measure-fase van DMAIC. De resultaten van een tijdstudie vormen ook de basis voor een Yamazumi-analyse, waarbij je de werklast per medewerker visueel in kaart brengt en balanceert ten opzichte van de takt time.

Cijfers uit een tijdstudie zijn moeilijk te weerleggen. Als een taak die men schat op vijf minuten gemiddeld dertien minuten blijkt te duren, geeft dat een gesprek over verbeterpotentieel een heel andere toon. Wat ik in de praktijk vaak zie: een taak lijkt eenvoudig en goed ondersteund door de ICT-systemen, maar in werkelijkheid zijn medewerkers een groot deel van de tijd bezig met workarounds omdat het systeem de praktijk niet goed dekt. De tijdstudie maakt dat zichtbaar, waar aannames dat verbergen.

Voorbereiding: wat moet je weten voordat je gaat meten?

Een goede tijdstudie begint lang voordat je de stopwatch pakt. Slechte voorbereiding leidt tot onbetrouwbare data en draagvlakproblemen achteraf. Mijn advies is om de stopwatch in eerste instantie thuis te laten. Bespreek met de medewerkers van tevoren hoe je gaat meten en wat je ermee wilt bereiken. Dat vergroot de betrouwbaarheid van de meting en het draagvlak voor de resultaten.

Ken het personeel. Zorg dat de medewerkers die je gaat timen weten wie je bent en wat je gaat doen. Medewerkers die verrast worden door een tijdstudie werken anders dan normaal, sneller of juist trager. Dat verstoort de meting. Introduceer jezelf van tevoren en leg uit wat het doel is.

Ken de doorlooptijd. De doorlooptijd is de tijd die een medewerker nodig heeft om een volledige cyclus van taken af te ronden. Die informatie bepaalt hoe vaak en hoe lang je moet meten om een betrouwbaar beeld te krijgen. Bij een korte cyclustijd van vijf minuten meet je vaker dan bij een cyclus van een uur.

Ken de werkzaamheden. Weet welke taken er worden uitgevoerd voordat je begint te meten. Zo kun je een goed meetformulier ontwerpen en voorkom je dat je tijdens de meting taken over het hoofd ziet of verkeerd categoriseert. Een activiteitenstroomdiagram of procesbeschrijving is hiervoor een goed hulpmiddel: het geeft je een overzicht van alle stappen in het proces voordat je de werkvloer opgaat.

Stappenplan tijdstudie elementduur

Stap 1: Bepaal de variabelen en werkzaamheden

Maak een lijst van alle taken die je wilt meten. Denk na over hoe je taken categoriseert: welke taken horen bij elkaar en hoe fijn wil je de meting maken? Te gedetailleerd en de meting wordt onuitvoerbaar. Te grof en je mist de inzichten die je nodig hebt.

Stap 2: Ontwerp een meetformulier

Maak een turflijst met alle activiteiten die je verwacht te zien. Een goed formulier ondersteunt de meting: het is snel in te vullen, dekt alle relevante taken en heeft ruimte voor opmerkingen bij afwijkingen.

Stap 3: Begin met één medewerker of machine

Start met het volgen van één persoon of één machine. Zo kun je de methode testen, het formulier aanpassen als dat nodig is en je eigen observatietechniek verfijnen voordat je breder gaat meten.

Stap 4: Klok meerdere medewerkers en productgroepen

Meet daarna meerdere medewerkers en machines voor verschillende productgroepen om variatie zichtbaar te maken. Als vuistregel geldt dat je elke activiteit per productgroep minimaal vijf keer klokt om een betrouwbaar gemiddelde te krijgen.

Stap 5: Verwerk de resultaten grafisch

Zet de resultaten om in grafieken zoals een taartdiagram of staafdiagram, uitgesplitst in categorieën. Denk aan waarde toevoegende activiteiten, noodzakelijke niet-waarde toevoegende activiteiten en verspillingen. Visuele weergave maakt patronen direct zichtbaar en maakt de resultaten bespreekbaar.

Stap 6: Bespreek de resultaten met de medewerkers

Dit is een stap die veel projectleiders overslaan, maar die cruciaal is voor de betrouwbaarheid en het draagvlak. Kloppen de gemeten tijden met de beleving van de medewerkers? Herkennen ze de verdeling? Als er grote discrepanties zijn, is dat een signaal om de meting te heroverwegen of juist een interessant gesprekspunt over waarom de beleving en de realiteit uit elkaar lopen.

Wat doe je met de resultaten?

Als de medewerkers de resultaten herkennen en onderschrijven, is de volgende stap de analyse. Je stelt drie vragen.

Welke activiteiten voegen waarde toe vanuit het perspectief van de klant? Dat zijn de stappen waarvoor de klant bereid is te betalen.

Welke activiteiten zijn verspillingen? Dat zijn stappen die tijd kosten maar geen waarde toevoegen en die in principe geëlimineerd kunnen worden.

Welke acties kunnen we ondernemen om verspillingen te elimineren? Dit is de brug naar de Improve-fase van DMAIC, waar je op basis van de tijdstudie gerichte verbeteracties ontwerpt.

Tijdstudies in de praktijk

Het belangrijkste bij een tijdstudie is dat medewerkers vanaf het begin betrokken zijn. Zonder die betrokkenheid wordt een tijdstudie al snel ervaren als controle, en dan verandert het gedrag dat je wilt meten.

In mijn eigen projecten begin ik daarom altijd met een informeel gesprek op de werkvloer. Wat verwachten de medewerkers zelf dat de grootste tijdvreters zijn? Dat geeft me een hypothese die ik vervolgens toets met de meting. Meestal klopt de beleving deels, maar zijn de verhoudingen verrassend. Een taak die iedereen als klein ervaart, blijkt soms de grootste tijdsvreter te zijn. En een taak die als zwaar wordt ervaren, valt in de meting vaak mee.

De tijdstudie is ook een uitstekend instrument om de discussie te verplaatsen van mening naar feit. In veel organisaties is er een levendig debat over waar tijd naartoe gaat. Een tijdstudie maakt dat debat overbodig: de data spreken voor zich.

Wil je leren hoe je een tijdstudie correct uitvoert en de resultaten vertaalt naar concrete verbeteracties? In de online Lean Six Sigma Black Belt training doorloop je de volledige Measure-fase, inclusief het opzetten van een meetplan en het uitvoeren van tijdstudies in je eigen werkomgeving.