Tollgate review: evalueren en doorgaan naar de volgende DMAIC-fase

Een tollgate review is een evaluatiemoment aan het einde van elke DMAIC-fase waarbij het projectteam de behaalde resultaten presenteert aan de opdrachtgever en proceseigenaar. Die neemt vervolgens een go/no-go beslissing voor de volgende fase.

Wat is een tollgate review?

Een tollgate review is een evaluatiemoment aan het einde van elke DMAIC-fase. Het team presenteert de behaalde resultaten aan de opdrachtgever, proceseigenaar en andere betrokkenen. De opdrachtgever beoordeelt of de fase voldoende is afgerond en neemt een go/no-go beslissing voor de volgende fase.

De naam tollgate verwijst naar een slagboom op een tolweg. Je mag pas verder als je hebt aangetoond dat je klaar bent voor de volgende stap.

Waarom is een tollgate review belangrijk?

Zonder een formeel evaluatiemoment glijdt een project makkelijk door naar de volgende fase terwijl de vorige nog niet is afgerond. De tollgate dwingt het team om te bewijzen dat de doelstellingen zijn gehaald voordat er verder wordt gegaan.

De doelstellingen van een tollgate zijn:

• De opdrachtgever en betrokkenen informeren over de behaalde resultaten.
• Beoordelen of het project nog steeds relevant is voor de organisatie.
• De vervolgstappen coördineren en indien nodig de projectscope aanpassen.
• Een go/no-go beslissing nemen voor de volgende fase.
• Bepalen welke ondersteuning het management kan bieden om obstakels weg te nemen.

Hiermee voorkom je ook dat je aan het einde van het traject te horen krijgt: ik had er andere verwachtingen bij.

Wie zijn aanwezig bij een tollgate review?

In ieder geval de opdrachtgever, de sponsor en de projectleider. Afhankelijk van de fase kunnen ook de proceseigenaar, teamleden en een Master Black Belt aanwezig zijn. Een tollgate review duurt maximaal twee uur.

Hoe voer je een tollgate review uit?

1. Organiseer een bijeenkomst met de opdrachtgever en andere betrokkenen.
2. Presenteer de behaalde resultaten van de afgelopen fase, inclusief de belangrijkste inzichten en data.
3. Bespreek de resultaten en beoordeel of deze voldoen aan de doelstellingen van die fase.
4. Vraag om een go/no-go beslissing van de opdrachtgever voor de volgende fase.
5. Bepaal bij een no-go welke aanvullende acties nodig zijn om alsnog een go te krijgen.
6. Voer de acties uit en ga door naar de volgende fase.

Tollgate per DMAIC-fase

Elke fase heeft zijn eigen deliverables die tijdens de tollgate worden beoordeeld. Hieronder staan per fase de belangrijkste punten die je moet kunnen laten zien voordat de opdrachtgever een go geeft.

Define tollgate

Het projectcharter is opgesteld en goedgekeurd door de opdrachtgever. Het probleem is helder gedefinieerd en de projectscope is vastgesteld. De stakeholders zijn in kaart gebracht en de CTQ’s zijn bepaald vanuit de Voice of the Customer. De opdrachtgever bevestigt dat het project aansluit bij de organisatiedoelen en de juiste prioriteit heeft.

Measure tollgate

Het proces is beschreven, bijvoorbeeld in een SIPOC of processchema, en de verspillingen zijn gelabeld. Het meetplan is uitgevoerd en de meetsysteemanalyse is gedaan om te bevestigen dat de meetdata betrouwbaar is. De huidige procesprestatie is vastgesteld en er is een baseline gemeten waarop de verbetering straks kan worden afgezet.

Analyse tollgate

De hoofdoorzaken van het probleem zijn geïdentificeerd en onderbouwd met data. Tools zoals een Ishikawa-diagram en de 5x Waarom zijn ingezet om de oorzaken systematisch te doorgronden. Het team heeft aangetoond welke factoren de grootste invloed hebben op het probleem en welke oorzaken worden meegenomen naar de Improve-fase.

Improve tollgate

Via brainstormsessies zijn oplossingen gegenereerd, geprioriteerd en uitgewerkt. De oplossingen zijn getest en gevalideerd. Er is bewijs dat de verbeteringen daadwerkelijk effect hebben op de vastgestelde hoofdoorzaken en dat de procesprestatie is verbeterd ten opzichte van de baseline.

Control tollgate

De verbeteringen zijn geborgd in het proces via werkinstructies of standaardisatie. Er is een controleplan opgesteld en een control chart ingericht om de nieuwe procesprestatie te bewaken. Het project wordt formeel overgedragen aan de proceseigenaar en afgesloten. De behaalde resultaten worden teruggekoppeld aan de opdrachtgever.

De go/no-go beslissing

De go/no-go beslissing is het hart van de tollgate. Een go betekent dat de fase voldoende is afgerond en het team door mag naar de volgende fase. Een no-go betekent dat er nog werk te doen is voor de fase wordt afgesloten.

Een no-go is geen mislukking. Het is juist een teken dat de tollgate zijn werk doet. Beter een no-go in een vroeg stadium dan een project dat doorloopt terwijl de basis niet klopt.

Moet je pas na elke fase een tollgate doen?

In de theorieboeken staat dat wel zo beschreven. Dat is niet mijn voorkeur. Zorg ervoor dat je als belter regelmatig met je opdrachtgever spart en bilaterals hebt. Dan komt er in de formele tollgate nooit iets als een verrassing uit de hoed.

Daarnaast gebruik ik tollgates ook als stok achter de deur om voortgang te boeken.

Zo begeleidde ik een groep Green Belters bij een ziekenhuis. Allemaal hadden ze mooie verbetertrajecten geselecteerd. Maar de tollgates werden steeds uitgesteld. De reden: geen tijd, moest op de afdeling meewerken, enzovoort.

Wat schetst mijn verbazing. Bij de koffieautomaat hoorde ik: “We zijn deze week naar de Zorg en ICT-beurs geweest en een congres bezocht.” Toen dacht ik: daar maken we dus wel tijd voor, maar je eigen proces verbeteren heeft geen prioriteit.

Samen met het MT heb ik toen een vast tollgate-ritme ingepland. Om de twee weken moesten alle belters in maximaal tien minuten hun voortgang presenteren, ongeacht of een fase was afgesloten of niet. Sindsdien gingen de verbeterprojecten sneller dan de Japanse bullet train.

Samenvatting

Een tollgate review is het formele evaluatiemoment aan het einde van elke DMAIC-fase. Het team presenteert de resultaten aan de opdrachtgever, die een go/no-go beslissing neemt. De tollgate zorgt ervoor dat een project alleen doorloopt als de vorige fase echt is afgerond. Per fase zijn er specifieke deliverables die moeten worden aangetoond voordat verder kan worden gegaan.

Aan de slag met je tollgate?

Download de gratis tollgate checklist voor alle DMAIC-fasen.