Het verhaal achter Lean.nl

Meer dan twintig jaar geleden werkte ik in een ziekenhuis en zag ik hoe een ogenschijnlijk eenvoudige procesaanpassing maanden op zich liet wachten, terwijl de oplossing eigenlijk al die tijd voor het oprapen lag.

Het was een van de vele momenten waarop ik me afvroeg waarom we processen binnen organisaties soms zo ingewikkeld maken. Ervaringen in de zorg, bij justitie en in het bankwezen vormden uiteindelijk de basis voor wat Lean.nl vandaag is. Geen Lean vanuit alleen de theorie, maar vanuit de praktijk. Als opleider, adviseur en projectleider heb ik zelf ervaren waar processen vastlopen en vooral wat ervoor nodig is om ze weer in beweging te krijgen.

Hoe ik in aanraking kwam met Lean

Ik begon mijn loopbaan niet als trainer of Lean-specialist, maar gewoon in de praktijk, op de werkvloer. En daar liep ik al snel tegen dingen aan waarvan ik dacht: waarom doen we dit eigenlijk zo? Waarom maken we het zo ingewikkeld?

Het begon soms al op de eerste werkdag: geen toegangspasje, geen autorisatie voor systemen of niet duidelijk weten bij wie je waarvoor moest zijn. Maar ja, als je net nieuw bent en nog in je proeftijd zit, is het best lastig om daar meteen iets van te zeggen.

Later zag ik hetzelfde patroon op veel grotere schaal terug. Wachttijden die maar moeilijk werden doorbroken, goede bedoelingen die vastliepen in overleg en overdrachten, en processen waarvan niemand meer precies wist waarom ze ooit zo waren ingericht.

Zonder het toen Lean te noemen, was ik eigenlijk voortdurend bezig met dezelfde vraag:

Kan dit niet makkelijker, slimmer en vooral beter voor de mensen die ermee moeten werken?

Mijn kennismaking met Lean kwam min of meer toevallig. Ik had er eerlijk gezegd nog nooit van gehoord. Tijdens een workshop over het beschrijven van processen stelde de facilitator zich voor als Black Belt.

“Ik had zelf ook een zwarte leren riem om, dus ik had geen idee wat dat met processen te maken had.”

Maar gedurende de dag veranderde dat beeld. De facilitator wist iedereen die bij het proces betrokken was actief mee te laten denken. Aan het einde van de workshop stond niet alleen het hele proces op papier, maar waren ook verrassend veel verspillingen zichtbaar geworden.

Wat mij vooral bijbleef, was iets anders: we hadden het samen gedaan met de mensen die het werk iedere dag uitvoerden. Iedereen zag niet alleen zijn eigen stukje werk, maar begon ook te begrijpen wat er vóór en na zijn werkzaamheden gebeurde. Er ontstond begrip voor elkaar én voor de problemen in het totale proces.

Dat maakte me nieuwsgierig. Blijkbaar bestond er een naam en een methode voor iets waar ik zelf al langer mee bezig was: Lean.

Juist in die periode waren ICT- en ERP-systemen sterk in opkomst. Steeds meer processen werden ingericht door mensen die er zelf niet dagelijks mee hoefden te werken. Ik had daar regelmatig een simpele uitspraak voor:

“Eén systeem erbij, vijf nieuwe problemen gratis meegeleverd.”

Niet omdat ik tegen technologie was. Integendeel. Maar bij het ontwerpen van processen en systemen werd de kennis van de mensen die er iedere dag mee moesten werken naar mijn idee veel te vaak pas achteraf gevraagd.

Daar ontstond een overtuiging die later een belangrijk fundament van Lean.nl zou worden: wil je een proces echt verbeteren, dan moet je de mensen die er iedere dag mee werken erbij betrekken.

Lean werd voor mij daardoor veel meer dan een verzameling methodes en instrumenten. Ik herkende er een manier van denken in die eigenlijk heel dicht bij mijzelf lag: samen met de mensen uit het proces kijken wat beter, slimmer en eenvoudiger kan.

Mijn nieuwsgierigheid was gewekt. Niet lang daarna kreeg ik de kans om naar Japan te gaan en er veel meer over te leren. Ik kon met eigen ogen zien hoe bedrijven als Toyota iedere dag bezig waren om hun processen een stukje beter te maken.

Lean leren in Japan: het begin van mijn specialisme

Wat ik daar zag, maakte diepe indruk.

Lean bleek helemaal niet ingewikkeld te hoeven zijn. Geen enorme verbeterprogramma’s of dikke rapporten, maar iedere dag opnieuw kijken: wat kan vandaag een beetje beter? Mensen op de werkvloer die zelf verbeteringen aandragen, leidinggevenden die luisteren en processen die voortdurend, vaak met kleine stappen, worden aangepast.

Ik was echt flabbergasted. Tegelijkertijd zag ik hoe eenvoudig verbeteren eigenlijk kon zijn, zolang je er maar iedere dag mee bezig bent en de juiste mensen erbij betrekt.

In Japan viel voor mij veel op zijn plek. De dingen waar ik in mijn werk al jaren tegenaan liep, die eerste workshop waarin ik kennismaakte met Lean en wat ik nu in Japan in de praktijk zag, kwamen bij elkaar.

Daar besloot ik dat ik me echt in Lean wilde specialiseren. Niet alleen om zelf processen beter te maken, maar vooral ook om anderen te leren hoe zij dat op een praktische manier konden doen.

Daar begon uiteindelijk de richting die zou leiden tot Lean.nl.

En één gedachte liet me na die eerste reis niet meer los:

“Dit moet eigenlijk iedereen een keer kunnen zien, leren en meemaken.”

Uit die gedachte ontstond later de Japan studiereis van Lean.nl.

Inmiddels reis ik ieder jaar met een groep deelnemers naar Japan. We bezoeken Toyota, maar juist ook andere Japanse organisaties om te ervaren hoe Lean onderdeel kan worden van het dagelijks werk.

Niet om alleen foto’s te maken bij een Toyota-bord of een verzameling Lean-tools mee naar huis te nemen, maar om te zien wat er gebeurt wanneer continu verbeteren jarenlang consequent wordt volgehouden.

Want misschien was dat wel een van de belangrijkste lessen die ik uit Japan meenam:

Een proces verbeteren hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Je moet er vooral regelmatig mee bezig zijn.

Tijdens een van onze studiereizen reisde een deelnemer van een bekend bedrijf mee. Naarmate de reis vorderde, bleef hij maar praten over alles wat hij binnen zijn eigen organisatie wilde verbeteren.

Op een gegeven moment zei hij tegen mij:

“Anend, wij stappen nu in het vliegtuig naar Japan om bij Toyota te kijken en te leren. Ik wil onze processen zo goed maken dat over tien jaar de Japanners in het vliegtuig stappen om bij óns te komen kijken.”

Die uitspraak is me altijd bijgebleven.

Want uiteindelijk is dat precies waar zo’n reis voor mij over gaat. Niet proberen Toyota te kopiëren. Niet terugkomen met een lijst Japanse technieken die je één op één invoert. Maar met andere ogen naar je eigen organisatie leren kijken.

Hoe goed zouden wij kunnen worden als verbeteren bij ons net zo vanzelfsprekend wordt als het dagelijkse werk?

Door de jaren heen wilde ik die kennis op verschillende manieren toegankelijk maken. Niet iedereen leert op dezelfde manier en niet iedereen zoekt dezelfde opleiding. Zo ontstonden naast Lean.nl ook andere platforms.

Van Lean.nl naar DMAIC.com, Lean.nu en 5S.nl

In de loop der jaren groeide Lean.nl en ontstonden er ook andere platforms. Ik richtte DMAIC.com op voor Engelstalige Lean en Lean Six Sigma-trainingen, Lean.nu voor klassikale opleidingen en 5S.nl met een sterke focus op 5S en praktisch verbeteren op de werkvloer.

Op het eerste gezicht zijn het verschillende merken, met ieder hun eigen doelgroep en manier van leren. Maar de gedachte erachter is steeds dezelfde: kennis over verbeteren moet niet ingewikkelder worden gemaakt dan nodig is.

Of je nu online of klassikaal leert, in het Nederlands of Engels, aan het begin van je Lean-reis staat of je verder wilt ontwikkelen: de theorie krijgt pas waarde wanneer je er in de praktijk iets mee kunt.

En daarmee komen al die verschillende activiteiten uiteindelijk weer terug bij dezelfde overtuiging waarmee het voor mij ooit begon.

Lean.nl vandaag

Inmiddels zijn we heel wat jaren, trainingen, verbeterprojecten en reizen naar Japan verder. Maar mijn kijk op Lean is eigenlijk verrassend eenvoudig gebleven.

Ik geloof niet dat je Lean leert door alleen een boek te lezen of een rijtje tools uit je hoofd te kennen. Ik heb in ieder geval nog nooit een rapport een proces zien verbeteren.

Je moet ermee aan de slag. Kijken wat er werkelijk gebeurt, vragen stellen, mensen betrekken en vooral zelf ervaren wat wel en niet werkt.

Dat probeer ik ook terug te laten komen in de opleidingen van Lean.nl. Natuurlijk moet de theorie kloppen en leer je de methodes en technieken die bij Lean en Lean Six Sigma horen. Maar uiteindelijk gaat het mij vooral om wat je er maandag op je werk mee kunt doen.

Want na al die jaren is één ding voor mij niet veranderd:

Lean moet je vooral doen.

Verder lezen

Meer dan twintig jaar later stel ik mezelf eigenlijk nog steeds regelmatig dezelfde vraag:

Waarom maken we dit zo ingewikkeld? Kan het niet makkelijker en beter?

Voor mij begint verbeteren nog steeds daar.

Wil je verder lezen over Lean en continu verbeteren? In de Lean kennisbank deel ik artikelen, uitleg en praktische voorbeelden uit de praktijk.

En wil je een keer sparren over Lean, een opleiding of gewoon over iets waar je binnen je organisatie tegenaan loopt? Je mag me altijd bellen. Ik denk graag met je mee.