Wat is een Makigami diagram?

Het Makigami diagram maakt informatiestromen en overdrachten in administratieve processen zichtbaar. Ontdek wat het is en wanneer je het gebruikt.

Waarom een Makigami diagram helpt om informatiestromen te begrijpen

Het Makigami diagram wordt binnen Lean gebruikt om administratieve en dienstverlenende processen inzichtelijk te maken. Door informatiestromen, overdrachten en wachttijden zichtbaar te maken ontstaat inzicht in knelpunten en verbeterkansen. In dit artikel lees je wat een Makigami diagram is, waarvoor je het gebruikt en hoe het helpt om processen te verbeteren op basis van feiten in plaats van aannames.

Wat is een Makigami diagram

Een Makigami diagram is een hulpmiddel binnen Lean om administratieve en dienstverlenende processen inzichtelijk te maken. Het diagram brengt de informatiestroom van een proces stap voor stap in beeld, inclusief overdrachten, wachttijden en knelpunten. Daarmee helpt het organisaties om processen beter te begrijpen en gericht te verbeteren.

Het Makigami diagram wordt vooral gebruikt bij processen waarin informatie centraal staat, zoals aanvragen, dossiers, facturatie of klantafhandeling. In deze processen zit verspilling vaak niet in fysieke handelingen, maar in overdrachten, wachten en onduidelijkheid.

Waarvoor gebruik je een Makigami diagram

Lean kijkt naar processen als samenhangende gehelen. Het Makigami diagram helpt om die samenhang zichtbaar te maken wanneer processen bestaan uit veel informatieoverdracht tussen mensen, afdelingen en systemen. In dienstverlenende processen gaat het vaak om activiteiten die niet direct zichtbaar zijn.

Een Makigami diagram gebruik je om:

• inzicht te krijgen in hoe een proces werkelijk verloopt
• informatiestromen en overdrachten zichtbaar te maken
• wachttijden en vertragingen te herkennen
• knelpunten en verspillingen bespreekbaar te maken

Het diagram richt zich nadrukkelijk op de huidige situatie. Niet hoe het proces is bedacht, maar hoe het in de praktijk wordt uitgevoerd.

Wat laat een Makigami diagram zien

Een Makigami diagram bestaat uit meerdere lagen die samen het proces beschrijven. Veelgebruikte elementen zijn:

• Processtappen
  De opeenvolgende activiteiten die samen het proces vormen.
• Informatiestromen
  Hoe informatie wordt doorgegeven tussen stappen, rollen of systemen.
• Overdrachten en wachttijden
  Momenten waarop werk blijft liggen of moet wachten.
• Knelpunten en verspilling
  Stappen waar fouten ontstaan, extra controles plaatsvinden of onnodig werk wordt gedaan.
• Rollen en verantwoordelijkheden
  Wie welke activiteiten uitvoert en waar overdrachten plaatsvinden.

Door deze elementen te combineren ontstaat een gedeeld beeld van het proces, wat nodig is om gericht te kunnen verbeteren.

Makigami diagram bij administratieve processen

Het Makigami diagram wordt vaak ingezet bij administratieve en dienstverlenende processen omdat daar veel informele werkwijzen bestaan. Denk aan e-mails, Excel bestanden, handmatige controles en overdrachten tussen afdelingen en ERP systemen.

In de praktijk helpt het diagram om:

• verschillen tussen bedacht en uitgevoerd werk zichtbaar te maken
• onnodige stappen te herkennen
• samenwerking tussen afdelingen te verbeteren

Doordat het diagram samen met betrokken medewerkers wordt opgebouwd, ontstaat niet alleen inzicht maar ook draagvlak voor verbetering.

Stappenplan voor het opstellen van een Makigami diagram

Bij het opstellen van een Makigami diagram volg je meestal deze stappen:

1. Bepaal de scope van het proces
   Kies een duidelijk begin en eindpunt.
2. Breng de informatiestroom in kaart
   Beschrijf welke informatie wordt gebruikt, vastgelegd en doorgegeven.
3. Leg de processtappen vast
   Beschrijf hoe het werk daadwerkelijk verloopt.
4. Maak overdrachten en wachttijden zichtbaar
   Breng in kaart waar werk blijft liggen en waarom.
5. Benoem knelpunten en verspillingen
   Kijk waar fouten ontstaan, extra controles plaatsvinden of herstelwerk nodig is.
6. Verzamel tijds- en doorlooptijdinformatie
   Dit helpt om verbeterpotentieel te onderbouwen.
7. Prioriteer verbeterkansen
   Kies waar verbeteren het meeste effect heeft.

Het Makigami diagram vormt daarmee een logisch startpunt voor procesanalyse en verdere verbetering.

Verschil tussen Makigami diagram en Value Stream Map

Een Makigami diagram en een Value Stream Map lijken op elkaar, maar hebben een andere focus.

• Makigami diagram
  Gericht op informatiestromen en administratieve processen.
• Value Stream Map
  Gericht op materiaalstromen en productieprocessen, met nadruk op doorlooptijd en flow.

De keuze hangt af van het type proces dat je wilt analyseren.

Makigami diagram als startpunt voor verbeteren

Een Makigami diagram is geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om processen te begrijpen. Pas wanneer het inzicht wordt gebruikt om oorzaken te analyseren en verbeteringen door te voeren, ontstaat resultaat.

Daarom wordt het Makigami diagram vaak gevolgd door:

• procesanalyse
• gerichte verbeteracties
• stapsgewijs verbeteren met PDCA

Zo wordt verbeteren gebaseerd op feiten in plaats van aannames.

Verdiepen met andere Lean tools

Het Makigami diagram wordt vaak gebruikt naast andere Lean tools die helpen om processen verder te analyseren en gericht te verbeteren.

Zo gebruik je een Value Stream Map wanneer de focus meer ligt op doorlooptijd, flow en samenhang in de totale keten. Een swimlane diagram helpt om rollen, verantwoordelijkheden en overdrachtsmomenten tussen functies zichtbaar te maken.

Met een SIPOC bak je het proces af en bepaal je wie betrokken zijn, welke input nodig is en wat het proces oplevert.

Door deze tools bewust te combineren, kies je steeds het hulpmiddel dat het beste past bij het vraagstuk dat je onderzoekt.