Wat is een proces

Wat is een proces? Ontdek hoe processen zijn opgebouwd, hoe activiteiten samenhangen en waarom inzicht in processen helpt bij verbeteren, onder andere binnen Lean. 

Waarom inzicht in processen belangrijk is

Veel problemen in organisaties ontstaan doordat niet duidelijk is hoe activiteiten samenhangen. Door processen als geheel te bekijken ontstaat inzicht in volgorde, overdrachten en afhankelijkheden. Dit helpt om knelpunten te herkennen en vormt een logisch startpunt voor verbetering.
In dit artikel lees je wat een proces is, hoe processen zijn opgebouwd en waarom inzicht in processen helpt om processen beter te begrijpen.

Wat is een proces?

Een proces is een samenhangend geheel van activiteiten dat samen leidt tot een resultaat. Dat resultaat wordt geleverd aan een klant, intern of extern, en draait vaak om klantwaarde. Een proces beschrijft hoe iets van begin tot eind tot stand komt binnen een organisatie.

Elk proces heeft een vaste structuur. Er is een duidelijke start, een reeks activiteiten en een resultaat. Die activiteiten lopen vaak over meerdere afdelingen, rollen en systemen heen. Daarom is het belangrijk om processen als geheel te bekijken en niet alleen per taak of afdeling. Dit noemen we ook procesafbakening.

• een duidelijke input
• een reeks activiteiten of subprocessen
• een output die een resultaat oplevert

Processen zichtbaar maken

Om een proces goed te begrijpen, is het nodig om het zichtbaar te maken. Dat betekent dat je beschrijft en visualiseert hoe het proces in de praktijk verloopt. Niet zoals het is bedoeld, maar zoals het daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Dat heet Gemba.

Door processen zichtbaar te maken ontstaat inzicht in:

• de volgorde van activiteiten
• overdrachten tussen mensen of afdelingen
• wachttijden en vertragingen
• knelpunten en onduidelijkheden
• rollen, taken en verantwoordelijkheden

Overdrachten en wachttijden zijn in veel processen belangrijke oorzaken van vertraging. Lees daarom ook waarom wachttijd de grootste vertrager is.

Processchema’s en visualisaties

Er bestaat geen vaste standaard voor het beschrijven van processen. Organisaties kiezen een schema dat past bij het type proces en het doel van de analyse.

• Flowchart geeft een overzicht van processtappen en beslismomenten.
• Swimlane diagram laat zien welke rollen of afdelingen betrokken zijn.
• Spaghetti diagram maakt fysieke bewegingen zichtbaar.
• Makigami diagram maakt informatiestromen en overdrachten inzichtelijk.
• Value stream map geeft inzicht in doorlooptijd en wachttijd.

Processen en verbeteren

Wie begrijpt wat een proces is, kijkt anders naar problemen. Fouten en vertragingen worden gezien als signalen dat het proces anders kan worden ingericht.

• oorzaken scheiden van symptomen
• structurele knelpunten herkennen in het proces
• gerichter keuzes kunnen maken voor verbetering

Daarmee vormt procesinzicht een logische basis voor processen verbeteren met Lean, waarbij inzicht in samenhang, oorzaken en klantwaarde centraal staat.

Vervolg en verdieping binnen processen

Lees verder hoe Lean specifiek naar processen kijkt in Processen in Lean.

Waarom vastleggen nodig is lees je in Waarom processen beschrijven binnen Lean.

Praktisch aan de slag ga je met Wat moet er in een procesbeschrijving staan.