Werk in uitvoering: waarom te veel tegelijk alles vertraagt

Wanneer er te veel tegelijk onderweg is in een proces, lijkt iedereen bezig, maar komt weinig af. Ontdek waarom veel starten juist alles vertraagt.

Waarom veel starten leidt tot lange doorlooptijden

In veel processen wordt snelheid gezocht door meer tegelijk te starten. Dat voelt logisch. Hoe meer je tegelijk oppakt, hoe meer voortgang het lijkt te geven. In de praktijk gebeurt het tegenovergestelde.

Hoe meer items tegelijk in uitvoering zijn, hoe voller het proces raakt en hoe langer elk item moet wachten. Daardoor lopen doorlooptijden op en verdwijnt overzicht. Lean laat zien waarom minder tegelijk starten leidt tot meer afronden en een sneller proces.

Wat werk in uitvoering in processen betekent

Werk in uitvoering omvat alles wat is gestart, maar nog niet is afgerond. Het bevindt zich onderweg in het proces. In systemen, lijsten, wachtrijen en hoofden. Niet omdat mensen niets doen, maar omdat activiteiten moeten wachten op een volgende stap.

Hoe meer items tegelijk in uitvoering zijn, hoe voller het proces raakt. In Lean wordt dit ook wel Work in Progress genoemd, vaak afgekort als WIP. Het zegt niets over voortgang, maar alles over hoe vol het proces is.

Waarom te veel tegelijk logisch voelt

Wanneer er veel te doen is, voelt het logisch om alles te starten. Niets oppakken voelt als stilstand. Door taken alvast te beginnen ontstaat het gevoel dat er vaart wordt gemaakt.

In werkelijkheid worden activiteiten verdeeld over steeds meer openstaande items. De aandacht versnipperd, afstemming neemt toe en wachttijd groeit. Het proces oogt druk, maar wordt juist trager. 

Wat er gebeurt als alles zich opstapelt

Als veel activiteiten tegelijk in het proces zitten, moet elk item wachten op capaciteit. Taken worden onderbroken, opgepakt en weer weggelegd. De aandacht verschuift voortdurend.

Dat maakt het proces trager. Niet omdat mensen minder doen, maar omdat alles langer onderweg is. De doorlooptijd neemt toe terwijl de inzet gelijk blijft. Dit verband wordt verder uitgelegd in doorlooptijd uitgelegd vanuit het proces.

Voorbeeld

In een proces waarin aanvragen worden beoordeeld, staan op maandagochtend twintig dossiers open. Iedereen pakt meerdere dossiers tegelijk op om vooruit te werken. Tijdens de dag komen vragen tussendoor, prioriteiten verschuiven en dossiers worden telkens weggelegd.

Aan het eind van de week is bijna alles aangeraakt, maar zijn slechts enkele dossiers afgerond. De rest ligt te wachten op de volgende stap. Niet door gebrek aan inzet, maar doordat elk dossier steeds opnieuw moest wachten op aandacht. Het proces leek druk, maar werd juist trager doordat te veel tegelijk onderweg was.

De relatie met wachttijd en doorlooptijd

Wachttijd ontstaat wanneer activiteiten niet direct kunnen worden opgepakt. Hoe meer items tegelijk onderweg zijn, hoe langer elk item wacht. Die wachttijd vormt het grootste deel van de doorlooptijd.

De bewerking zelf verandert nauwelijks in duur. Wat verandert, is de tijd tussen de stappen. Dat verband is geen toeval, maar een vast patroon dat in veel processen zichtbaar is. Binnen Lean wordt dit ook verklaard door Little’s Law en sluit het aan bij flow in processen.

Waarom niets echt afkomt

In processen met veel items in uitvoering is afronden lastig. Er is altijd iets urgents of iets nieuws dat aandacht vraagt. Daardoor blijven taken half af.

Dat geeft het gevoel dat alles loopt, maar weinig eindigt. Het proces blijft vol en overzicht verdwijnt.

Wat minder tegelijk doet

Wanneer minder items tegelijk worden toegelaten, ontstaat ruimte. Activiteiten worden opgepakt en afgerond voordat iets nieuws start. Dit is een belangrijk uitgangspunt binnen processen verbeteren met Lean, waarin verbeteren begint bij het beheersen van doorstroming in het proces.

Dat voelt soms alsof er minder gebeurt, maar het tegenovergestelde is waar. Het proces beweegt sneller omdat items daadwerkelijk doorstromen. Dit is een belangrijk uitgangspunt binnen Lean procesdenken.

Samenvatting

Te veel tegelijk onderweg vertraagt processen doordat wachttijd toeneemt en doorlooptijd oploopt. Werk in uitvoering laat zien hoeveel items onderweg zijn, niet hoeveel voortgang er wordt geboekt.

Wie snelheid wil, moet niet meer starten, maar meer afronden.