Lean Studiereis Japan – Dag 3: Educatieve Ervaringen in Kyoto

Verslag van Lean Studiereis Japan – Dag 3: Leren in Kyoto

Wat heeft Kyoto te maken met Lean?

Op de derde dag van onze studiereis hadden we de gelegenheid om enkele uren in Kyoto door te brengen, een stad die bekend staat om zijn rijke geschiedenis en prachtige oude tempels. Ons bezoek aan Kyoto bood een uniek perspectief op Lean management, niet door directe bedrijfsbezoeken, maar door de ervaring van de cultuur en tradities die diep geworteld zijn in de stad.

Kyoto, als het historische hart van Japan, straalt een diepe waardering uit voor traditie, vakmanschap en aandacht voor detail – kernaspecten die ook in Lean management belangrijk zijn. De tempels van Kyoto, met hun minutieuze aandacht voor detail, symmetrie en harmonie, weerspiegelen de principes van orde en visueel management die centraal staan in Lean. De zorgvuldig onderhouden tuinen en structuren tonen het belang van respect voor de omgeving en continue verbetering, essentiële elementen van de Lean filosofie.

Wandelend door de oude straten en langs de tempels konden we de rust en de geordende structuur van de stad ervaren. Deze omgeving stimuleert reflectie en bedachtzaamheid, twee belangrijke aspecten bij het toepassen van Lean principes. De stilte en sereniteit van Kyoto contrasteerden sterk met de drukte van de fabrieken en kantoren, en herinnerden ons eraan dat echte efficiëntie en productiviteit ook ruimte voor reflectie en respect voor de omgeving vereisen. Wanneer je in de drukke stad loopt en door de poort van de tempelcomplexen gaat, ervaar je meteen een gevoel van rust en serene kalmte om je heen.

De ambachtslieden van Kyoto, die generaties lang traditionele technieken hebben bewaard, boden een levend voorbeeld van het streven naar perfectie. Dit streven naar vakmanschap in hun werk is vergelijkbaar met het streven naar kwaliteit en efficiëntie in Lean. Hun toewijding aan het behoud van traditionele methoden illustreert het belang van standaardwerk, een fundamenteel aspect van Lean management.

Dit bezoek aan Kyoto versterkte ons begrip van Lean als een filosofie die verder gaat dan alleen efficiëntie en kostenbesparing. Het onderstreepte het belang van respect voor tradities, aandacht voor detail, en de noodzaak van een harmonieuze benadering in zowel ons werk als onze omgeving. De lessen die we uit Kyoto meenamen, waren niet alleen praktisch, maar ook spiritueel en filosofisch, wat ons een rijker en diepgaander begrip van Lean gaf.

Leren bij Nagahama en 5S als Basis voor Continue Verbetering:

Waarom 5S als basis wordt gezien:

De 5S-methode, bestaande uit Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden, lijkt eenvoudig uitvoerbaar. Echter, in Japanse bedrijven, en met name bij Nagahama, wordt 5S niet slechts gezien als een tool, maar veel meer als een filosofie en mindset voor continue verbetering.

Nagahama is gespecialiseerd in CNC draaien en frezen van metalen. Ze produceren geen massaproducten, maar richten zich op kleine series met veel variatie.

Hierdoor zijn drie factoren essentieel:

1-De Belangrijke Rol van Medewerkers en Hun Creativiteit:

Bij Nagahama is de creativiteit van medewerkers essentieel. In een omgeving waar kleine series en variatie in productie de norm zijn, is het vermogen van werknemers om innovatieve oplossingen te bedenken en te implementeren van onschatbare waarde. Deze creativiteit draagt bij aan het continu verbeteren van processen en het verhogen van de efficiëntie. Medewerkers worden aangemoedigd om hun ideeën te delen en samen te werken aan verbeterprojecten. Dit benadrukt niet alleen het belang van individuele bijdragen, maar versterkt ook de teamgeest en bevordert een cultuur van gezamenlijke innovatie.

2-Vertrouwen in de Omgeving, Klanten en Medewerkers:

Vertrouwen speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering van Nagahama. Dit vertrouwen strekt zich uit tot alle aspecten van de organisatie, van de werkvloer tot de relatie met klanten. In een sfeer waar vertrouwen heerst, voelen medewerkers zich meer betrokken en verantwoordelijk voor hun werk. Dit resulteert in een hogere kwaliteit van het eindproduct en betere klantrelaties. Vertrouwen in de medewerkers betekent dat het management hen de vrijheid en verantwoordelijkheid geeft om beslissingen te nemen, wat leidt tot een grotere autonomie en tevredenheid op de werkvloer.

3-Samenwerking met Medewerkers en Klanten:

De samenwerking tussen medewerkers en klanten bij Nagahama is een ander belangrijk aspect. Door medewerkers en klanten actief bij het proces te betrekken, ontstaat een dieper begrip van de behoeften en verwachtingen van de klant. Dit leidt tot producten die beter afgestemd zijn op de marktvraag en verhoogt de klanttevredenheid. De samenwerking gaat verder dan alleen het zakelijke aspect; het bouwt aan langdurige relaties waarbij feedback en dialoog centraal staan. Dit zorgt voor een continue feedbackloop die essentieel is voor het Lean proces van voortdurende verbetering.

Het Centrale Belang van Kwaliteitscontrole bij Nagahama:

Bij Nagahama wordt kwaliteitscontrole als een van de pijlers van hun bedrijfsvoering gezien. Gezien hun specialisatie in CNC draaien en frezen van metalen voor kleine series met veel variatie, is nauwkeurigheid van cruciaal belang. Elk product dat de fabriek verlaat, moet voldoen aan strikte kwaliteitsnormen. Deze toewijding aan kwaliteit verzekert niet alleen de tevredenheid van de klant, maar draagt ook bij aan de reputatie van Nagahama als betrouwbare en nauwkeurige producent.

Delen van Meetdata met Klanten: Transparantie en Vertrouwen:

Een uniek aspect van Nagahama’s benadering van kwaliteitscontrole is het delen van meetdata met klanten. Dit houdt in dat klanten gedetailleerde informatie ontvangen over de specificaties en kwaliteitsmetingen van hun bestelde producten. Deze transparantie biedt meerdere voordelen:

Versterking van het Klantvertrouwen: Door klanten direct toegang te geven tot meetgegevens, bouwt Nagahama aan een relatie gebaseerd op vertrouwen en openheid. Klanten weten precies wat ze kunnen verwachten en kunnen vertrouwen op de kwaliteit van de producten.

Verbetering van de Klantrelatie: Deze praktijk stelt klanten in staat om directe feedback te geven, wat leidt tot een betere communicatie en samenwerking. Het zorgt voor een dynamische relatie waarin klanten zich gewaardeerd en gehoord voelen.

Bevordering van Kwaliteitsbewustzijn: Door meetdata te delen, benadrukt Nagahama het belang dat ze hechten aan kwaliteit, niet alleen intern, maar ook naar de buitenwereld. Dit zorgt voor een cultuur waarin kwaliteit voorop staat, zowel binnen het bedrijf als in de interacties met klanten.

Mogelijkheid voor Continue Verbetering: De feedback die voortkomt uit het delen van meetdata biedt waardevolle inzichten voor Nagahama. Deze inzichten kunnen worden gebruikt voor verdere procesverbeteringen, wat bijdraagt aan de Lean filosofie van voortdurende verbetering.

5S Next Level bij Nagahama

Wat mij opviel, is dat Nagahama 5S naar een hoger niveau tilt. Medewerkers gebruiken veel creativiteit om handige hulpmiddelen te maken die het proces verbeteren, met focus op eenvoud, minimale beweging en efficiënt gereedschapsgebruik.

Nagahama’s Aangepaste Aanpak van 5S:

Tot mijn verbazing implementeert Nagahama slechts drie elementen van de 5S-methodologie, met een bijzondere focus op de eerste S – Sorteren. Deze aanpak werpt licht op hun unieke interpretatie van Lean-principes.

1. Sorteren: De Basis van Efficiëntie

Sorteren wordt bij Nagahama gezien als de hoeksteen van hun werkprocessen. Deze stap is cruciaal; als het sorteerproces niet effectief is, zien ze weinig waarde in het voortzetten met de overige stappen van 5S. De sorteerfase wordt gekenmerkt door het maken van onderscheid tussen verschillende categorieën van items op de werkvloer:

-Levende dingen: Dit zijn items die regelmatig worden gebruikt. Nagahama zorgt ervoor dat deze items gemakkelijk toegankelijk en binnen handbereik zijn. Door de meest gebruikte items te prioriteren, wordt tijd bespaard en efficiëntie verhoogd.

-Rustende dingen: Dit zijn items die minder frequent, maar toch regelmatig, worden gebruikt. Deze items worden zo georganiseerd dat ze toegankelijk zijn, maar niet in de weg staan van de dagelijkse werkzaamheden.

-Dode dingen: Dit zijn items die langer dan een jaar niet zijn gebruikt. Nagahama moedigt een beleid aan waarbij dergelijke items worden verwijderd. Dit helpt om de werkruimte vrij te houden van onnodige rommel en draagt bij aan een heldere en georganiseerde omgeving.

Door zich te richten op het essentiële aspect van sorteren, bevordert Nagahama een cultuur van orde en duidelijkheid, wat de basis legt voor een efficiënte en productieve werkomgeving. Deze gerichte benadering van sorteren weerspiegelt hun begrip van en toewijding aan Lean-principes, waarbij de nadruk ligt op het elimineren van verspilling en het optimaliseren van processen.

2. Schikken: Efficiëntie door Orde en Organisatie

Bij Nagahama wordt het principe van ‘Schikken’ toegepast met strikte naleving van vijf specifieke regels, die allemaal gericht zijn op het maximaliseren van efficiëntie en het verminderen van tijdverspilling.

-Een Vaste Plek voor Elk Item: Elk gereedschap, onderdeel of materiaal heeft een specifieke, vaste plek. Dit zorgt ervoor dat medewerkers niet hoeven te zoeken naar wat ze nodig hebben, wat tijd bespaart en de productiviteit verhoogt. Het geeft ook een duidelijk overzicht van de beschikbare hulpmiddelen en materialen.

-De Juiste Hoeveelheid op de Juiste Plek: Door alleen de noodzakelijke hoeveelheid van een item op de werkplek te houden, wordt overvloed en rommel voorkomen. Dit vermindert de kans op verwarring en maakt het voor medewerkers gemakkelijker om te focussen op hun taken.

-De Juiste Richting om Beweging te Minimaliseren: Items worden georganiseerd op een manier die de bewegingen die nodig zijn om ze te pakken, minimaliseert. Dit efficiënte gebruik van ruimte en beweging bespaart tijd en vermindert fysieke inspanning, wat bijdraagt aan een meer gestroomlijnd werkproces.

-Visuele Aanduidingen voor Gemakkelijke Identificatie: Door visuele labels en markeringen te gebruiken, kunnen medewerkers snel en gemakkelijk identificeren waar elk item zich bevindt. Dit kan variëren van kleurcodering tot etikettering, wat helpt om snel de benodigde items te vinden en te gebruiken.

-Duidelijke Locatieaanduiding: Elke plek waar items worden bewaard, wordt duidelijk gemarkeerd. Dit kan gaan om planken, lades of specifieke gebieden in de werkruimte. Duidelijke locatieaanduidingen zorgen ervoor dat alles snel teruggeplaatst kan worden na gebruik, wat bijdraagt aan de algehele orde en netheid.

Door deze vijf regels strikt toe te passen, creëert Nagahama een werkomgeving waarin alles zijn plaats heeft. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar draagt ook bij aan een cultuur waarin orde en organisatie worden gewaardeerd en onderhouden. Het is een essentieel onderdeel van hun Lean-praktijk, waarbij een georganiseerde omgeving gezien wordt als de sleutel tot succesvolle en duurzame productiviteit.

3. Schoonmaken: Het Onderhouden van een Productieve Werkomgeving

Bij Nagahama is ‘Schoonmaken’ niet alleen een fysieke handeling, maar ook een fundamenteel principe dat bijdraagt aan zowel de efficiëntie als de algemene werksfeer. De focus ligt op twee hoofdaspecten:

Een Geordende Werkplek in Goede Conditie Houden: Het schoon en geordend houden van de werkplek is essentieel voor het creëren van een productieve en veilige omgeving. Dit gaat verder dan het eenvoudigweg opruimen van rommel; het omvat het regelmatig schoonmaken van machines en gereedschappen, het weghalen van stof en vuil, en het onderhouden van de werkomgeving. Een schone werkplek vermindert niet alleen het risico op ongevallen en storingen, maar verhoogt ook de levensduur van de apparatuur en gereedschappen. Bovendien bevordert het een aangename werksfeer, wat de moraal en productiviteit van de werknemers ten goede komt.

Schoonmaken Als Gewoonte Ontwikkelen: Bij Nagahama wordt schoonmaken gezien als een routine die net zo belangrijk is als de andere werkprocessen. Het wordt aangemoedigd om schoonmaken een vast onderdeel van de dagelijkse routine te maken, niet iets dat sporadisch of alleen bij noodzaak gebeurt. Dit betekent dat elke werknemer verantwoordelijk is voor het netjes en schoon houden van zijn of haar eigen werkgebied. Deze gewoonte van regelmatig schoonmaken zorgt ervoor dat de werkomgeving altijd klaar is voor productief werk en helpt bij het in stand houden van de kwaliteitsnormen.

Door het schoonmaken te integreren als een kernonderdeel van de dagelijkse werkzaamheden, bevordert Nagahama een cultuur van discipline en respect voor de werkomgeving. Dit draagt bij aan een mentaliteit waarbij zorg voor de werkplek en aandacht voor detail hoog in het vaandel staan, wat essentieel is voor het succes van hun Lean-implementatie.

Het principe van de eerste twee S’en – Sorteren en Schikken – wordt bij Nagahama als voldoende beschouwd om de basis te vormen voor een efficiënte en productieve werkplek.

Dit fundament van 3S ondersteunt diverse doelstellingen:

-Veiligheid en Comfort Bevorderen: Door een geordende en schone werkomgeving te behouden, wordt de veiligheid op de werkplek verhoogd. Dit vermindert het risico op ongevallen en zorgt ervoor dat medewerkers zich comfortabel en veilig voelen in hun werkomgeving. Comfort draagt op zijn beurt weer bij aan verhoogde werktevredenheid en productiviteit.

-Medewerkers Aanmoedigen om Verspillingen te Identificeren: Door medewerkers actief te betrekken bij het 3S-proces, worden ze aangemoedigd om na te denken over efficiëntie en mogelijke verspillingen. Dit stimuleert een cultuur van continue verbetering, waarbij iedereen alert is op mogelijkheden om processen te optimaliseren.

-Medewerkers in Staat Stellen om Impact te Hebben op Hun Eigen Werkomgeving: Door medewerkers de regie te geven over hun werkgebied, worden ze meer betrokken en verantwoordelijk voor hun eigen ruimte. Dit verhoogt het gevoel van eigenaarschap en trots op het werk, wat leidt tot een hogere kwaliteit van werk en een grotere betrokkenheid bij het bedrijf.

De 3S-benadering van Nagahama is zo opgezet dat iedereen eraan kan bijdragen en de regels worden gezamenlijk bepaald. Dit zorgt voor een inclusieve benadering waarbij alle medewerkers zich betrokken voelen. Teams voeren maandelijks een 3S-controle uit, waarbij ze elkaars werkplekken bezoeken en foto’s maken van goede praktijken. Dit bevordert niet alleen een gevoel van gemeenschap en samenwerking, maar zorgt ook voor kennisdeling en inspiratie.

Het unieke aan Nagahama’s benadering is dat 3S niet als een extra taak wordt gezien, maar als een integraal onderdeel van het dagelijkse werk. Het wordt uitgevoerd tijdens reguliere werktijden, waardoor het een gewoonte en onderdeel van de bedrijfscultuur wordt. Deze aanpak benadrukt dat het handhaven van orde, netheid en efficiëntie niet alleen de verantwoordelijkheid is van individuele werknemers, maar een gedeelde bedrijfswaarde.

Door de 3S-methode op deze manier toe te passen, demonstreert Nagahama hoe een vereenvoudigde versie van 5S effectief kan worden ingezet om een productieve, veilige en plezierige werkomgeving te creëren, die de basis vormt voor continue verbetering en Lean-management.

Vervolg van de Lean Studiereis in Japan: Inzichten van Dag 4.