Proces verbeteren in 10 stappen met de Lean Methode

Je Proces Verbeteren in 10 Stappen met de Lean Methode

Wanneer je kijkt naar de theorie van Lean, zoals bij Lean Green Belt en Lean Black Belt, ontdek je een groot aantal methoden en tools om je proces te verbeteren. Veel van deze Lean tools komen uit diverse vakgebieden zoals management, daarom wordt Lean ook wel Lean Management genoemd. Er zijn zoveel methoden dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. In deze blog leg ik uit hoe je met Lean in de praktijk een proces kunt verbeteren in 10 stappen.

De Verschillende Rollen: Lean Belts

Het is belangrijk om eerst te weten welke rol je hebt. Ben je een Lean Green Belt of een Lean Black Belt? Bij deze Lean rollen horen verschillende verantwoordelijkheden:

Lean Green Belt

Een Lean Green Belt is de projectleider en leidt de verbetertrajecten. Deze rol is essentieel voor het identificeren van verbeterpunten en het implementeren van Lean methoden binnen een specifiek project.

Lean Black Belt

Een Lean Black Belt is meer de projectmanager en stuurt verschillende verbetertrajecten aan. Zij coördineren meerdere projecten en zorgen ervoor dat de Lean strategie consistent en effectief wordt toegepast in de organisatie.

De Lean Methode en Verbeteren in 10 Stappen:

Vanuit mijn ervaring kun je, los van alle Lean theorieën, in de praktijk in 10 stappen een Lean verbetertraject uitvoeren. En in de praktijk adviseer ik altijd om weg te blijven van alle Japanse termen:

1: Start met een verbeteridee of probleemstelling

Begin met een helder idee over welk proces je wilt verbeteren, wat het verbeteridee is of wat het probleem is dat je wilt oplossen. Tools die je kunt gebruiken zijn bijvoorbeeld klanttevredenheidsonderzoeken, medewerkerstevredenheidsonderzoeken, en klachten van klanten. Denk aan de Voice of the Customer en Voice of the Business. Tegenwoordig kun je ook aan social media monitoring doen. Wat zegt de buitenwereld over je organisatie?

2: Maak een SIPOC

Een SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) helpt je om een overzicht van het proces te krijgen. Met een SIPOC krijg je een beeld van het proces op hoofdlijnen, maar ook van de stakeholders die betrokken zijn bij het proces. Hiermee stel je ook de scope van het proces vast. Dit helpt je te bepalen welke stakeholders belangrijk zijn voor je verbetertraject en of je ze moet betrekken bij je Lean traject.

3: Maak een A3

Gebruik een A3-rapport om het probleem, de analyse en de acties op één pagina samen te vatten. Met een A3 heb je een stappenplan waarmee je het verbetertraject doorloopt. Dit biedt je een structuur om het Lean project van A tot Z te doorlopen.

4: Maak een procesbeschrijving

Beschrijf het huidige proces gedetailleerd om inzicht te krijgen in de stappen en de stroom van activiteiten. Met een Brownpaper-sessie beschrijf je de activiteiten in het proces zo gedetailleerd mogelijk. Als je geen duidelijk verbeteridee of probleemstelling hebt, begin dan met de medewerkers met het beschrijven van het proces.

5: Identificeer je verspillingen in je proces

Bekijk alle processtappen en activiteiten hierin. Zoek naar activiteiten die geen waarde toevoegen en de verspillingen in je proces. Alles wat overbodig is. Denk hierbij aan de acht verspillingen (TIMWOODS) en de waarde toevoegende tijd. Label deze in je procesbeschrijving. Dit zijn de oorzaken waarom je proces niet lekker loopt en deze moet je oplossen.

6: Maak een 0-meting

Voer een nulmeting uit met data om de huidige prestaties van het proces vast te leggen, voordat je verbeteringen doorvoert. Bijvoorbeeld de gemiddelde doorlooptijd of het percentage fouten. Met de 0-meting kun je na de implementatie bekijken of je verbeteracties nut hebben gehad. Stel je hebt nu een gemiddelde doorlooptijd van 5 dagen; na de implementatie van je oplossingen ga je nog een keer meten en wil je zien dat deze 5 dagen verminderd zijn.

7: Bepaal je kernoorzaken met een visgraatdiagram

Gebruik een visgraatdiagram om de kernoorzaken van problemen te identificeren. Brainstorm met de materiedeskundigen in de categorieën van de 6M van het visgraatdiagram en zoek naast de verspillingen naar andere oorzaken. Tools die je kunt inzetten zijn de 5 Why’s of de 5W1H-methode.

8: Brainstorm oplossingen

Brainstorm oplossingen voor je verspillingen en kernoorzaken. Kom samen met je team om mogelijke oplossingen voor de geïdentificeerde problemen te bedenken. Creativiteit is hierbij belangrijk, zoals de denkoeden van Bono. Voer altijd 5S door; hiermee heb je al zeker 70% van je oplossingen te pakken. Andere oplossingen: denk aan Just in Time en Build in Quality (Jidoka en Poka Yoke).

9: Implementeer de oplossingen

Voer de gekozen oplossingen uit en monitor de voortgang en resultaten. Als het nodig is, doe je eerst een test om de oplossing op kleine schaal te toetsen. Maak een implementatieplan en vergeet niet de rollen met een RACI-matrix te definiëren. Als Lean Green Belt of Lean Black Belt gebruik je hier het principe van “Lean Back”. De proceseigenaar heeft het mandaat en is verantwoordelijk voor de implementatie.

10: Borg met standaarden en een dagstart

Maak een Standaard Operating Procedure (SOP) en zorg voor dagelijkse korte bijeenkomsten (dagstart) om de voortgang te bewaken en continu te verbeteren. Denk aan de To Do, Doing en Done. Er is geen standaard dagstartbord (kanban-bord). Voel je vrij om de items erop te zetten die belangrijk zijn voor je team. Ik doe dit vaak ook themagebaseerd en na verloop van tijd wissel je weer naar een ander thema.

Conclusie

Met deze stappen kun je effectief aan de slag met Lean om je processen te verbeteren en te optimaliseren. Eigenlijk helemaal niet zo ingewikkeld, toch? Naast deze 10 stappen is er één aspect dat echt essentieel is: je werkt nooit alleen in een proces. Betrek je medewerkers bij deze trajecten. Iedereen wil best veranderen, maar niemand wil veranderd worden. Denk aan methoden van Kotter, Caluwé of het CAP-model om veranderingen succesvol door te voeren.