Activiteiten Flow Diagram

Wat is een Activiteiten Flow Diagram?

Het Activiteiten Flow Diagram is een visuele tool die essentieel is voor het beschrijven en analyseren van de stroom van activiteiten binnen een bepaald proces. Deze tool wordt vaak gebruikt tijdens een interactieve “brown-paper sessie”, waarbij teamleden samenwerken om het proces op een groot bruin papier te visualiseren dat aan de muur wordt bevestigd.

Doelen van een Activiteiten Flow Diagram

1. Overzichtelijkheid:
   • Het diagram biedt een duidelijk, visueel overzicht van alle stappen binnen een proces, wat helpt om de complexiteit van het proces inzichtelijk en begrijpelijk te maken.
2. Identificatie:
   • Het helpt bij het opsporen van knelpunten, verspillingen, en inefficiënties binnen het proces, en identificeert tevens kansen voor verbetering.
3. Samenwerking:
   • Het stimuleert actieve betrokkenheid en samenwerking tussen teamleden, wat leidt tot een gezamenlijk begrip en betere communicatie over het proces.
4. Basis voor Verbetering:
   • Het diagram dient als een startpunt voor verdere analyse en optimalisatie van het proces, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk zijn.

Hoe het werkt

1. Stap 1: Verzamel de Stakeholders
   • Breng alle relevante stakeholders samen in een ruimte om een gezamenlijk begrip en aanpak te waarborgen.
2. Stap 2: Bereid de Sessie Voor
   • Plak een groot bruin vel papier op de muur dat als canvas zal dienen voor het flow diagram.
3. Stap 3: Visualiseer het Proces
   • Gebruik post-its, markers, en andere visuele hulpmiddelen om de verschillende activiteiten en de stroom binnen het proces op het papier weer te geven. Elk element van het proces, zoals taken, beslispunten, en resources, moet worden opgenomen.
4. Stap 4: Analyseer en Discussieer
   • Bespreek de huidige status van het proces terwijl je naar het diagram kijkt. Identificeer gebieden die verbetering behoeven en brainstorm over mogelijke oplossingen.

Voordelen van een Brown-Paper Sessie

De fysieke en collaboratieve aard van een brown-paper sessie maakt het vaak gemakkelijker om consensus te bereiken over de huidige problemen binnen een proces en de noodzakelijke stappen voor verbetering. Door het gezamenlijk visualiseren en bespreken van het proces, kunnen teams dieper inzicht verkrijgen en effectievere oplossingen bedenken.

Een Activiteiten Flow Diagram is dus niet alleen een tool voor visualisatie, maar ook een katalysator voor teamgebaseerde probleemoplossing en procesverbetering. Het bevordert een cultuur van transparantie, continue verbetering, en actieve participatie van alle teamleden.