Waarom processen beschrijven binnen Lean

Waarom processen beschrijven nodig is om processen echt te begrijpen. Lees hoe procesbeschrijving inzicht geeft in flow, knelpunten en verbetering binnen Lean. Deze pagina maakt deel uit van processen verbeteren met Lean.

Waarom processen beschrijven binnen Lean

Processen beschrijven is nodig om inzicht te krijgen in hoe bedrijfsprocessen in de praktijk verlopen. Door processen zichtbaar te maken ontstaan flow, duidelijke overdrachten en zicht op knelpunten. Dit vormt de basis voor gerichte verbetering en voorkomt dat oplossingen worden bedacht op aannames in plaats van feiten. In dit artikel lees je waarom procesbeschrijving een vaste stap is binnen Lean en wat het organisaties oplevert. Wil je eerst scherp hebben wat een proces is, lees dan wat is een proces.

Waarom procesbeschrijving nodig is voor verbetering

In Lean draait verbeteren om begrijpen hoe processen werkelijk verlopen. Dat kan alleen wanneer processen expliciet worden beschreven. In veel organisaties bestaat er een verschil tussen hoe een proces is ontworpen, hoe men denkt dat het verloopt en hoe het in de praktijk wordt uitgevoerd. Door processen te visualiseren wordt duidelijk hoe activiteiten op elkaar aansluiten. Welke onderdelen je daarbij vastlegt in een procesbeschrijving lees je hier. Door processen te beschrijven ontstaat inzicht in deze verschillen. Dat vormt de basis voor gerichte verbetering en procesanalyse.

Het beschrijven van processen is geen administratieve oefening, maar een manier om grip te krijgen op flow, overdrachten en knelpunten. Door processen zichtbaar te maken ontstaat een gezamenlijk beeld van het proces zoals het echt verloopt. Lees ook processen in Lean voor de bredere context.

Het verschil tussen bedacht en uitgevoerd proces

Veel processen zijn ooit logisch ontworpen, maar groeien in de praktijk door tijdelijke oplossingen, extra controles en aanpassingen in systemen. Daardoor ontstaat afstand tussen het oorspronkelijke procesontwerp en de daadwerkelijke uitvoering.

Door processen expliciet te beschrijven wordt zichtbaar waar deze verschillen ontstaan. Dat helpt om te bepalen welke stappen nog bijdragen aan waarde voor de klant en welke stappen vooral vertraging, fouten of extra overdracht veroorzaken. Overdracht is daarbij vaak een verborgen oorzaak. 

Waarom processen beschrijven nodig is

Het beschrijven en in kaart brengen van processen helpt om inzicht te krijgen in de daadwerkelijke uitvoering van activiteiten. Vaak blijkt dat processen anders verlopen dan oorspronkelijk bedoeld. Door processen te visualiseren wordt duidelijk hoe activiteiten op elkaar aansluiten en waar verstoringen ontstaan.

Binnen Lean wordt gesproken over de waardestroom. Dit is de samenhang van alle activiteiten die nodig zijn om waarde te leveren aan de klant. De waardestroom wordt altijd bekeken vanuit het perspectief van de klant. Stappen die geen waarde toevoegen worden zichtbaar zodra het proces expliciet is beschreven.

Bij het beschrijven van processen worden vaak drie situaties zichtbaar. Hoe het proces idealiter zou moeten verlopen. Hoe men denkt dat het proces verloopt. En hoe het proces in werkelijkheid wordt uitgevoerd. Juist het zichtbaar maken van deze verschillen maakt procesbeschrijving zo waardevol.

Wanneer is er sprake van flow in een proces

Een proces heeft flow wanneer iedereen die betrokken is bij de uitvoering dezelfde basisvragen kan beantwoorden. Het gaat dan om wat de volgende activiteit is, waar of van wie het werk binnenkomt, hoe lang de activiteit duurt, waar deze vervolgens naartoe gaat en wanneer dat moet gebeuren.

Wanneer deze vragen niet eenduidig beantwoord kunnen worden, ontbreekt flow. In dat geval is procesbeschrijving nodig voordat verbeteren zinvol is. Zonder een duidelijk procesbeeld ontstaan vertragingen, misverstanden en extra overdrachtsmomenten. Lees meer in wat flow in processen betekent.

Wat procesbeschrijving oplevert

Het beschrijven van een proces maakt het proces zelf niet direct beter. Het doel is inzicht creëren. Dat inzicht maakt gerichte verbetering mogelijk.

Inzicht
Het wordt duidelijk wie welke activiteiten uitvoert en hoe afdelingen en processen met elkaar samenhangen. Dit is vooral belangrijk wanneer informele werkwijzen niet meer passen bij de omvang of complexiteit van de organisatie.

Sturing
Door inzicht in de werking en output van het proces ontstaat de basis voor sturing. Kengetallen en KPI’s kunnen worden gekoppeld aan het proces, waardoor bijsturing mogelijk wordt.

Communicatie
Procesbeschrijvingen helpen om afspraken vast te leggen en de gewenste manier van werken uit te dragen. Dit is waardevol voor nieuwe medewerkers en bij wijzigingen in processen.

Verbeteren
Het in kaart brengen van het huidige proces en het gewenste proces maakt verbeterkansen zichtbaar. Dit helpt om klantgerichter te werken, fouten te verminderen en processen eenvoudiger in te richten.

Beheersing en verantwoording
Procesbeschrijvingen worden gebruikt om risico’s te beoordelen en interne beheersmaatregelen vast te leggen. Ze ondersteunen audits, kwaliteitsnormen en verantwoording richting management en toezichthouders.

Informatievoorziening
Bij de invoering of aanpassing van informatiesystemen vormen procesbeschrijvingen de basis voor het vaststellen van eisen en benodigde functionaliteiten.

Procesbeschrijving als startpunt van verbeteren

Procesbeschrijving is geen doel op zich. Het is een middel om processen te begrijpen. Pas wanneer het procesbeeld wordt gebruikt om knelpunten, verspilling en overdrachten te analyseren, ontstaat verbetering.

Daarom vormt procesbeschrijving vaak de eerste stap binnen procesanalyse en Lean verbeteren. Het maakt zichtbaar waar het proces vastloopt en waar verbeteringen het meeste effect hebben. Wachttijd is daarbij vaak de grootste bron van vertraging. Lees meer in waarom wachttijd de grootste vertrager is.

Door processen te beschrijven en te visualiseren kunnen organisaties gericht werken aan het verbeteren van de waardestroom. Dit ondersteunt een manier van verbeteren die is gebaseerd op inzicht in het proces zoals het daadwerkelijk verloopt.

Wil je leren hoe je processen in kaart brengt, analyseert en verbetert met Lean? Bekijk onze online Lean trainingen en ontdek hoe procesdenken helpt om processen slimmer en beter te organiseren.