Waarom Beschrijf Je Processen? | Lean Green Belt
Het belang van het beschrijven van processen in een Lean organisatie
In een Lean organisatie is het van groot belang om processen in kaart te brengen en te beschrijven om zo te bekijken waar verbeterd kan worden. Dit artikel legt uit waarom het beschrijven van processen essentieel is binnen een Lean organisatie en welke voordelen dit met zich meebrengt.
Waarom processen beschrijven in een Lean organisatie?
Het beschrijven en in kaart brengen van huidige processen helpt om inzicht te krijgen in de daadwerkelijke uitvoering van activiteiten binnen het proces, die vaak afwijken van hoe ze oorspronkelijk bedacht waren. Het visualiseren van processen schept duidelijkheid en bevordert de Flow van het proces. Lean gebruikt de term “waardestroom” om aan te geven hoe alle activiteiten bijdragen aan het eindproduct of de dienst en hoe deze waarde toevoegen voor de klant. Hierbij wordt de stroom altijd vanuit het perspectief van de klant bekeken.
Bij Lean verbetertrajecten beschrijven we de processen om meer duidelijkheid te krijgen over:
- Hoe het proces idealiter zou moeten lopen
- Hoe we denken dat het proces loopt
- Hoe het proces in werkelijkheid loopt
Om te bepalen of er sprake is van Flow in je proces, stel de volgende vragen. Wanneer iedereen deze kan beantwoorden, dan is er Flow:
- Wat is het volgende werk?
- Waar of van wie komt het werk?
- Hoe lang duurt het om het te doen?
- Waar moet het vervolgens naartoe?
- Wanneer moet het daar naartoe?
Voordelen van het beschrijven van processen
Het beschrijven van een proces maakt het proces zelf nog niet beter. Met het beschrijven van processen willen we het volgende bereiken:
Inzicht:
Inzicht in wie wat doet, wat de relaties zijn tussen afdelingen en processen is essentieel voor het effectief en efficiënt inrichten van de organisatie en haar processen. Dit is vooral belangrijk wanneer de informele werkwijze niet meer passend is, bijvoorbeeld door groei.
Besturing:
Informatie over de werking en output van het proces (zoals kengetallen en KPI’s) en inzicht in het proces zijn nodig om bijsturing maatregelen te kunnen treffen.
Communicatie:
Voor nieuwe medewerkers en, in geval van wijzigingen, alle medewerkers is een procesbeschrijving een goede manier om werkafspraken vast te leggen en de gewenste werkwijze uit te dragen.
Verbeteren/optimaliseren:
Het in kaart brengen van zowel het huidige als het gewenste proces is vaak nuttig om verbeteringen door te voeren, bijvoorbeeld om klantgerichter te werken, de output te verbeteren, een uniforme en gestandaardiseerde werkwijze in te voeren of de efficiëntie te verbeteren.
Controle (beheersing):
De procesbeschrijving wordt gebruikt om processen door te lichten op risico’s en om ervoor te zorgen dat er een goede functiescheiding is en dat interne controlemaatregelen worden afgesproken en gehandhaafd, bijvoorbeeld naar aanleiding van een fraude(onderzoek) of bevindingen van de accountant.
Aantonen:
Een procesbeschrijving waarin garanties worden geboden dat voldaan wordt aan bepaalde (kwaliteits)eisen is nodig voor het verkrijgen van een (ISO 9001) certificaat.
Verantwoorden:
Met een procesbeschrijving kunt u zich verantwoorden richting hoger management of toezichthoudende instanties en laten zien dat u het werk op een marktconforme wijze hebt georganiseerd en dat u voldoet aan wetten en regelgeving.
Informatievoorziening:
Procesbeschrijvingen zijn nodig om requirements (eisen) voor een nieuw informatiesysteem te inventariseren.
Het beschrijven van processen binnen een Lean organisatie is belangrijk voor het verkrijgen van inzicht. Door processen in kaart te brengen en te visualiseren, kunnen organisaties gericht werken aan het optimaliseren van de waardestroom en het creëren van een cultuur die gericht is op het leveren van maximale waarde voor de klant met minimale verspilling.
Ben je klaar om je kennis van processen naar een hoger niveau te tillen? Schrijf je in voor onze online Lean Green Belt training!