Waarom Gebruik Je Een Competentiematrix? | Green Belt

De kracht van een competentiematrix in een Lean organisatie

In een Lean organisatie is het belangrijk om te zorgen voor een optimale afstemming van competenties binnen teams en afdelingen. Een competentiematrix biedt hierbij een handig hulpmiddel. De competentiematrix wordt ook wel de Skill-Matrix of Flexibiliteitsmatrix genoemd. Dit artikel bespreekt wat een competentiematrix is, de voordelen ervan en hoe je er een kunt opstellen. Ook wordt er ingegaan op hoe een competentiematrix bijdraagt aan de Lean principes.

De competentiematrix: een essentieel Lean instrument

Het opstellen en gebruiken van een competentiematrix stelt je in staat om in één oogopslag te zien hoe afdelingen en teams zijn opgebouwd wat betreft competenties, en in hoeverre medewerkers over de benodigde competenties beschikken om taken uit te kunnen voeren. De competentiematrix toont daarmee aan of er – nu én in de toekomst – sprake is van:

• Een ‘overschot’ aan competenties: er zijn meer competenties beschikbaar dan dat er nodig zijn om het werk goed uit te voeren.
• Een balans tussen vereiste en beschikbare competenties.
• Een tekort aan competenties: medewerkers beschikken niet (genoeg) over de juiste
  competenties om het werk goed uit te voeren.

Uitgangspunten bij het ontwerpen van de competentiematrix kunnen zijn:

• De matrix moet inzicht geven in niet alleen de huidige competenties, maar ook de gap tussen de huidige en gewenste competenties.
• De matrix is op afdelingsniveau opgebouwd, geeft op dit niveau inzicht in de benodigde competenties per functie, en toont in hoeverre individuele medewerkers over deze competenties beschikken.
• De matrix geeft daarnaast inzicht in de ontwikkelbehoefte van medewerkers.
• De matrix moet makkelijk te begrijpen én makkelijk in te vullen zijn.

De leidinggevenden moeten betrokken worden bij het verder uitwerken en invullen van de matrix, zodat deze herkenbaar is en overeenkomt met het werk in de praktijk.

Stappenplan competentiematrix

1. Maak een structuur van verantwoordelijkheidsgebieden (algemene zaken, HR , kwaliteit, verkoop, leiding etc.) Dit zijn de hoofdaspecten in een afdeling.
2. Verdeel de verantwoordelijkheidsgebieden in taakgebieden: Bijvoorbeeld bij HR, selectie personeel, arbeidscontracten etc.
3. Benoem welke taken uitgevoerd moeten worden in de taakgebieden. Benoem ook of deze taken in verschillende niveaus beheerst moeten worden (Beginner tot expert)
4. Maak hiervan een matrix: In de kop staan de Verantwoordelijkheidsgebieden, taakgebieden
5. Zet alle medewerkers met functie en andere aspecten in de matrix
6. Bepaal het gewenste niveau voor elke functie
7. Bepaal het werkelijke niveau per medewerker, per activiteit.

Analyseer de matrix en bepaal waar je niet voldoet aan de gewenste competentieniveaus. Zorg vervolgens voor passende scholing of ontwikkelingstrajecten om deze discrepanties aan te pakken.

De rol van de competentiematrix binnen Lean

Een competentiematrix is een waardevolle aanvulling op de Lean principes. Lean draait om het maximaliseren van klantwaarde en het minimaliseren van verspillingen. Een competentiematrix helpt bij het identificeren van verspillingen op het gebied van menselijke hulpbronnen, zoals het hebben van te veel of te weinig competenties binnen een team of afdeling.

Door inzicht te krijgen in de huidige en gewenste competenties, kunnen organisaties gerichter werken aan de ontwikkeling van medewerkers. Zo wordt voortdurende verbetering, één van de kernprincipes van Lean, gestimuleerd. Bovendien kan de competentiematrix bijdragen aan het creëren van een flexibele organisatie, waar medewerkers met meerdere competenties breed inzetbaar zijn en snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden.

Ben je klaar om je kennis van Lean naar een hoger niveau te tillen? Schrijf je in voor onze Lean Green Belt training!