Wat is de Kaizen methode?

Wat is Kaizen?

Kaizen is een Japans woord dat “continue verbeteren” betekent. De Kaizen-methode wordt vaak gebruikt in Lean om processen te verbeteren. Het uitgangspunt van Kaizen is dat er altijd ruimte is voor verbetering, ongeacht hoe goed een proces of product al is.

In het westen hoor je vaak: “Als het niet kapot is, blijf je ervan af.” In de Lean en Kaizen methode zeggen ze echter: “Het kan altijd beter.”

Kaizen wordt in Japan gezien als een overkoepelende bedrijfsfilosofie om te verbeteren. Het woordje “Lean” om processen te verbeteren, kennen ze daar niet; dit is een term die door de Amerikanen is bedacht.

De Kaizen-methode richt zich op het creëren van waarde voor de klant (Value Added) en het elimineren van verspillingen.

In een organisatie met een Lean- of continu-verbetercultuur zijn alle medewerkers actief betrokken en wordt iedereen gestimuleerd om mee te denken en ideeën voor verbetering aan te dragen. Door het implementeren van kleine, stapsgewijze veranderingen ontstaan uiteindelijk grote verbeteringen op de lange termijn.

Kaizen omvat ook het gebruik van tools en technieken uit Lean, zoals A3, PDCA, Value Stream Mapping (VSM), 5S en Kaizen-events. Deze tools helpen bij het identificeren van problemen en het implementeren van oplossingen.

Wil je meer leren over Lean en Kaizen? Begin vandaag nog met onze online Lean Green Belt-training en ontwikkel de vaardigheden om blijvende verbeteringen door te voeren!

De Tien Principes van Kaizen

Deze tien principes binnen de Kaizen-methode dienen vaak als richtlijnen voor bedrijven die op zoek zijn naar continue verbetering. Hieronder lichten we de Kaizen-principes verder toe:

1-Laat veronderstellingen los:

Stel vragen en onderzoek de feiten en kernoorzaken voordat je beslissingen neemt. Dit vermindert de kans op fouten en helpt problemen beter te begrijpen. Door geen aannames te doen, kun je een objectieve en feitelijke basis creëren voor verbeterinitiatieven. Bijvoorbeeld: ga regelmatig naar de werkvloer (Gemba) om uit eerste hand informatie van de medewerkers op te halen.

Cijfers en KPI’s zijn nuttig, maar pas op de werkvloer zie je de inspanningen die medewerkers moeten leveren om deze resultaten te behalen.

2-Wees proactief bij het oplossen van problemen:

Wacht niet tot problemen zich voordoen, maar neem proactief maatregelen om problemen te voorkomen en op te lossen. Dit betekent dat je vooruit moet denken en mogelijke obstakels vroegtijdig moet identificeren en aanpakken. Bijvoorbeeld: door regelmatig je processen samen met de medewerkers te doorlopen en te verbeteren.

3-Accepteer de status quo niet:

Blijf niet hangen in oude gewoonten en processen. Sta open voor verandering en zoek voortdurend naar manieren om te verbeteren. Dit vraagt om een mindset die altijd gericht is op verbetering, ongeacht de huidige prestaties. Bijvoorbeeld: verzamel feedback via klant- en medewerkersreviews om inzicht te krijgen in knelpunten. Maak gebruik van de frisse ideeën van nieuwe medewerkers en verbind deze met de ervaring van bestaande medewerkers.

4-Omarm adaptieve verandering:

5-Zoek naar oplossingen bij fouten:

In plaats van schuld toe te wijzen, richt je op het vinden van oplossingen om fouten te corrigeren en te voorkomen dat ze in de toekomst opnieuw gebeuren. Dit bevordert een positieve cultuur waarin leren en verbeteren centraal staan. Bijvoorbeeld: gebruik hulpmiddelen zoals een A3-rapport, FMEA of dagstarten.

6-Creëer een omgeving waarin iedereen bijdraagt:

Bij de Kaizen-methode moet iedereen betrokken zijn bij het verbeterproces en een actieve bijdrage leveren. Dit bevordert een cultuur van samenwerking en zorgt ervoor dat alle medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor verbetering. Bijvoorbeeld: betrek mensen bij brainstormsessies en Kaizen-events.

7-Vraag vijf keer “waarom” om de kernoorzaak te vinden:

Door vijf keer “waarom” (5 Whys) te vragen, kun je de echte oorzaken van een probleem identificeren en aanpakken in plaats van alleen de symptomen te bestrijden. Deze techniek helpt om diepgaande en duurzame oplossingen te vinden. Bijvoorbeeld: gebruik de Ishikawa-methode, 5 Whys en 5W1H-methode.

8-Betrek meerdere perspectieven:

Het betrekken van meerdere mensen kan leiden tot nieuwe ideeën en oplossingen die anders niet zouden ontstaan. Verschillende perspectieven kunnen helpen om creatievere en effectievere oplossingen te bedenken. Bijvoorbeeld: gebruik creativiteitstechnieken zoals lateraal denken van De Bono.

9-Gebruik creativiteit voor kleine, goedkope verbeteringen:

Door creatief te zijn en kleine verbeteringen door te voeren, kan continue verbetering worden gerealiseerd zonder grote investeringen of langdurige projecten. Kleine, kostenefficiënte oplossingen kunnen vaak snel worden geïmplementeerd en hebben direct impact.

10-Stop nooit met verbeteren:

Kaizen is een voortdurend proces van continue verbetering. Het is belangrijk om deze aanpak voortdurend te handhaven en nooit te stoppen met zoeken naar manieren om te verbeteren. Door een cultuur van voortdurende verbetering te creëren, kan een organisatie blijvend succes en groei realiseren.

Hoe de Kaizen-methode werkt

De Kaizen-methode is gebaseerd op de overtuiging dat alles kan worden verbeterd door kleine, stapsgewijze veranderingen. Dit wordt bereikt door voortdurend verspillingen en problemen te identificeren en oplossingen te creëren die vervolgens worden getest en geëvalueerd.

De belangrijkste stappen van de Kaizen-cyclus omvatten:

1. Identificeer problemen en kansen: Verzamel feedback van werknemers en klanten en stel een lijst op met problemen die moeten worden aangepakt. Dit omvat het analyseren van processen om verspillingen en inefficiënties te identificeren.
2. Brainstorm oplossingen: Werknemers worden aangemoedigd om creatieve oplossingen te bieden en ideeën te delen. De beste oplossing wordt gekozen en geselecteerd voor verdere ontwikkeling. Dit bevordert een cultuur van samenwerking en innovatie.
3. Test de oplossing: De gekozen oplossing wordt getest en verfijnd in de praktijk. Dit houdt in dat de oplossing in een gecontroleerde omgeving wordt toegepast om de effectiviteit ervan te evalueren.
4. Analyseer de resultaten: De resultaten worden regelmatig geëvalueerd en gecontroleerd om te bepalen hoe succesvol de verandering is geweest. Eventuele aanpassingen worden gemaakt op basis van de bevindingen. Dit zorgt ervoor dat de oplossing optimaal presteert.
5. Standaardiseer de oplossing: Als de oplossing succesvol is gebleken, wordt deze gestandaardiseerd en geïmplementeerd in de hele organisatie. Dit helpt bij het waarborgen van consistentie en het vastleggen van de verbetering als nieuwe standaard werkwijze.
6. Herhaal de cyclus: De Kaizen-cyclus is een continu proces van verbetering en herhaling. Nieuwe problemen worden geïdentificeerd en oplossingen worden ontwikkeld, getest en gestandaardiseerd. Dit zorgt voor een cultuur van voortdurende verbetering binnen de organisatie.

Door deze stappen te volgen, kan de Kaizen-methode bedrijven helpen de efficiëntie te verhogen, verspilling te verminderen en de algehele kwaliteit van hun processen te verbeteren. Als jouw bedrijf op zoek is naar manieren om de efficiëntie te verbeteren en de kwaliteit te verhogen, kan de Kaizen-methode een geweldige optie zijn.