Wat is de SMART-methode en hoe helpt het bij het behalen van doelen?

Wat betekent SMART?

SMART is een acroniem en staat voor Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, en Tijdgebonden. Het is een methode om doelen duidelijk en uitvoerbaar te maken. In organisaties waar we dagelijks werken met projecten, doelen en deadlines, is het belangrijk dat deze doelen haalbaar zijn. Hier komt de SMART-methode van pas. Het is een veelgebruikte manier om doelen te stellen. Maar wat houdt SMART precies in en hoe kan deze methode je helpen om je doelen te bereiken?

In deze blog zullen we dieper ingaan op de betekenis van SMART en hoe je deze methode kunt toepassen in je dagelijkse werkzaamheden.

SMART (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden)

SMART staat voor vijf criteria die elk doel of elke specificatie moet bevatten:

1. Specifiek
2. Meetbaar
3. Haalbaar
4. Relevant
5. Tijdgebonden

Deze methode past goed bij Lean-principes, die gericht zijn op het verbeteren van processen om waarde te leveren aan de klant. Laten we elk van deze criteria nader bekijken.

1: Specifiek

Een specifiek doel is duidelijk omschreven, zonder ruimte voor verwarring. Dit is belangrijk in Lean-processen, waar de nadruk ligt op het verbeteren van processen en het wegnemen van verspilling. Het specificeren van een doel helpt om precies te bepalen wat er moet worden verbeterd, wat leidt tot gerichte verbeteracties.

In plaats van het vage doel “Ik wil mijn proces verbeteren,” zou een specifiek doel kunnen zijn: “Ik wil de klanttevredenheid verhogen door de wachttijd bij de klantenservice binnen zes maanden te halveren.” Dit geeft precies aan welk aspect van het proces moet worden aangepakt en waarom.

Wanneer je een doel specificeert, is het belangrijk om de vijf W’s te beantwoorden: Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom.

2: Meetbaar

Een meetbaar doel maakt het mogelijk om de voortgang te volgen en te beoordelen of het doel is bereikt. In Lean-methoden zoals PDCA (Plan-Do-Check-Act) is het belangrijk om meetbare doelen te hebben om te kunnen zien of veranderingen leiden tot verbeteringen.

Bijvoorbeeld, als je doel is om een proces efficiënter te maken, moet je vaststellen hoe je efficiëntie meet. Een meetbaar doel zou kunnen zijn: “We willen de doorlooptijd van het proces met 20% verkorten in het komende kwartaal.” Dit maakt het mogelijk om de impact van je acties te volgen en waar nodig bij te stellen.

3: Haalbaar

Een haalbaar doel is realistisch en uitvoerbaar binnen de beschikbare middelen en tijd. Lean-methoden benadrukken het belang van realistische verwachtingen en het vermijden van verspilling van tijd en middelen.

Bijvoorbeeld: “Binnen het komende jaar willen we 10 nieuwe klanten per maand aantrekken door ons verkoopproces te verbeteren.” Dit doel is gebaseerd op eerdere prestaties en de huidige mogelijkheden, waardoor het haalbaar is. In Lean-termen betekent dit dat je je richt op verbetering binnen de grenzen van je mogelijkheden, zonder onnodige druk.

4: Relevant

Een relevant doel moet aansluiten bij de bredere doelstellingen van de organisatie. In een Lean-omgeving betekent dit dat elk doel moet bijdragen aan het leveren van waarde voor de klant en het verminderen van verspilling.

Bijvoorbeeld: “We willen onze orderverwerkingstijd verkorten om de klanttevredenheid te verhogen en de operationele kosten te verlagen.” Dit doel is relevant omdat het bijdraagt aan het verbeteren van de klantwaarde en het stroomlijnen van interne processen, wat in lijn is met de Lean-principes.

5: Tijdgebonden

Een tijdgebonden doel heeft een duidelijke deadline, wat helpt bij het creëren van een gevoel van urgentie en het houden van focus. In Lean is het belangrijk om verbeterinitiatieven binnen een vastgesteld tijdsbestek te voltooien om vooruitgang te blijven boeken.

Bijvoorbeeld: “We willen binnen drie maanden de foutenmarge in ons productieproces met 15% verminderen door een nieuwe kwaliteitscontroleprocedure in te voeren.” Dit tijdgebonden doel stelt een duidelijk tijdsbestek waarin je wilt zien dat de verbeteringen plaatsvinden, wat helpt om de inspanningen te richten.

SMARTI

Nu hoor je misschien ook wel eens over SMARTI, en nee, dat zijn niet de bekende snoepjes! SMARTI is een variant op de SMART-methode, waarbij een extra letter is toegevoegd: de “I” van Inspirerend. Maar wat betekent dit en hoe verschilt het van de standaard SMART-methode?

Wat betekent SMARTI?

Net zoals SMART, staat SMARTI voor Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden, maar met een belangrijke toevoeging: Inspirerend.

1. Specifiek: Het doel moet duidelijk en precies zijn. Het moet aangeven wat je precies wilt bereiken. Bijvoorbeeld: “Ik wil binnen zes maanden 10% meer klanten.”
2. Meetbaar: Je moet kunnen bepalen of je het doel bereikt hebt. Bijvoorbeeld: “Ik wil binnen zes maanden 10% meer klanten, gemeten aan de hand van het aantal nieuwe contracten.”
3. Haalbaar: Het doel moet realistisch zijn. Bijvoorbeeld: “Op basis van onze huidige groei, is een toename van 10% binnen zes maanden haalbaar.”
4. Relevant: Het doel moet bijdragen aan een groter plan of de missie van de organisatie. Bijvoorbeeld: “Meer klanten betekent meer omzet, wat past bij onze groeistrategie.”
5. Tijdgebonden: Het doel moet een duidelijke deadline hebben. Bijvoorbeeld: “We willen deze groei binnen zes maanden realiseren.”
6. Inspirerend: Dit is waar SMARTI verschilt van SMART. Het doel moet ook motiverend en aantrekkelijk zijn voor iedereen die erbij betrokken is. Een inspirerend doel gaat verder dan alleen cijfers; het moet mensen enthousiasmeren en energie geven om er echt voor te gaan. Bijvoorbeeld: “Door onze klanttevredenheid te verhogen, willen we niet alleen 10% meer klanten binnenhalen, maar ook een positieve impact maken op hun ervaring met ons bedrijf.”

Waarom SMARTI?

De toevoeging van “Inspirerend” in SMARTI zorgt ervoor dat doelen niet alleen haalbaar zijn, maar ook motiverend werken. Een inspirerend doel spreekt tot de verbeelding en geeft energie, waardoor mensen er met meer passie en inzet aan werken. Dit is vooral belangrijk in situaties waar teamwork en betrokkenheid essentieel zijn.

SMARTI-doelen zijn niet alleen gericht op het “wat” en “hoe”, maar ook op het “waarom”. Ze geven een extra dimensie aan het doel, waardoor het meer betekenis krijgt voor iedereen die eraan werkt. Dit kan leiden tot een hogere mate van betrokkenheid en tevredenheid, omdat mensen het gevoel hebben dat ze bijdragen aan iets dat echt waardevol is.

Wanneer gebruik je SMARTI?

SMARTI kan vooral nuttig zijn in situaties waar motivatie en betrokkenheid van cruciaal belang zijn. Dit kan zijn bij lange termijn projecten, veranderingsprocessen, of in omgevingen waar innovatie en creativiteit een grote rol spelen. Door het inspirerende aspect toe te voegen, zorg je ervoor dat het doel niet alleen behaald wordt, maar dat het proces ernaartoe ook voldoening geeft.

Toepassing van de SMART-methode in een Dienstverlenend Proces

De SMART-methode is eenvoudig toe te passen in verschillende situaties, van persoonlijke doelen tot zakelijke strategieën. Laten we een voorbeeld nemen uit een dienstverlenend proces om te zien hoe deze methode in de praktijk kan werken.

Voorbeeld: Verbeteren van de Klantenservice

Stel, je bent verantwoordelijk voor de klantenservice van een bedrijf. Je hebt gemerkt dat klanten vaak lang moeten wachten voordat ze geholpen worden, wat leidt tot ontevredenheid en klachten. Het uiteindelijke doel is om de wachttijden te verkorten en de klanttevredenheid te verhogen. In plaats van te zeggen: “We willen de klantenservice verbeteren,” kun je dit doel SMART maken:

• Specifiek: “We willen de gemiddelde wachttijd van klanten verkorten.”
• Meetbaar: “met 30%.”
• Haalbaar: “We hebben de mogelijkheid om extra personeel in te zetten tijdens piekuren en kunnen de huidige processen optimaliseren.”
• Relevant: “Dit draagt bij aan onze doelstelling om klanttevredenheid te verhogen en klachten te verminderen.”
• Tijdgebonden: “binnen de komende vier maanden.”

Het uiteindelijke SMART-doel zou er zo uitzien: “We willen de gemiddelde wachttijd van klanten met 30% verkorten binnen de komende vier maanden door extra personeel in te zetten tijdens piekuren en door onze processen te optimaliseren.”

Uitwerking

• Specifiek: Het doel is specifiek omdat het zich richt op een concreet probleem—de wachttijd van klanten. Het is duidelijk wat er verbeterd moet worden.
• Meetbaar: De 30% reductie in wachttijd maakt het doel meetbaar. Je kunt de voortgang volgen en evalueren of de doelstelling wordt bereikt.
• Haalbaar: Door te beoordelen welke middelen beschikbaar zijn, zoals het inzetten van extra personeel en procesoptimalisatie, is het doel realistisch en haalbaar.
• Relevant: Het verkorten van de wachttijd is relevant omdat het direct invloed heeft op de klanttevredenheid, wat een belangrijke bedrijfsdoelstelling is.
• Tijdgebonden: Door een deadline van vier maanden te stellen, wordt er een duidelijk tijdskader gegeven waarin het doel moet worden bereikt.

Door de SMART-methode toe te passen op dit dienstverlenende proces, kun je een vaag doel als “de klantenservice verbeteren” omzetten in een specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant, en tijdgebonden doel. Dit verhoogt de kans dat je je doel daadwerkelijk bereikt en zorgt ervoor dat de inspanningen gericht en effectief zijn.

Waarom SMART Doelen Effectief Zijn

Het gebruik van de SMART-methode biedt verschillende voordelen:

1. Duidelijkheid: Doelen worden zo specifiek mogelijk gemaakt, wat helpt om verwarring te voorkomen en ervoor zorgt dat iedereen op dezelfde lijn zit.
2. Focus: SMART-doelen helpen om je te concentreren op wat echt belangrijk is, waardoor je minder snel afgeleid raakt door minder relevante taken.
3. Verantwoordelijkheid: Doordat doelen meetbaar en tijdgebonden zijn, is het makkelijker om verantwoordelijkheid te nemen voor het behalen ervan. Je kunt je voortgang volgen en waar nodig bijsturen.
4. Motivatie: Het stellen van haalbare doelen kan motiverend werken omdat je weet dat ze binnen je bereik liggen. Dit kan leiden tot een gevoel van voldoening wanneer je ze behaalt.
5. Prioritering: SMART-doelen helpen bij het bepalen van prioriteiten. Wanneer je meerdere doelen hebt, kun je door hun relevantie te evalueren, bepalen welke het belangrijkst zijn om eerst aan te pakken.

Conclusie

SMART en SMARTI zijn beide nuttige methoden voor het stellen van doelen die niet alleen duidelijk en haalbaar zijn, maar ook gericht op het behalen van resultaten. De keuze tussen SMART en SMARTI hangt af van de specifieke context en de behoeften van je team of organisatie. Waar SMART vooral duidelijkheid en haalbaarheid benadrukt, voegt SMARTI een extra dimensie toe door doelen ook inspirerend te maken, wat de betrokkenheid en motivatie kan vergroten.

Of je nu werkt aan een project, een team leidt, of persoonlijke doelen nastreeft, de SMART-methode helpt je om gefocust en effectief te werken. Door je doelen Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, en Tijdgebonden te maken, vergroot je de kans op succes aanzienlijk. Overweeg de volgende keer dat je doelen stelt of je die extra “I” wilt toevoegen om je doelen nog meer impact te geven en je ambities waar te maken.

Wil je je verder verdiepen in SMART doelen stellen? Deze artikelen zijn ook interessant:

• Wat zijn KPI’s?
• Wat zijn OKR’s?
• Wat is RUMBA?