Wat Is Poka Yoke? | Foutloze Processen in Lean

Wat is Poka Yoke?

Poka Yoke is een Japanse term die veel wordt gebruikt binnen Lean management. Het betekent letterlijk “een onbedoelde menselijke fout voorkomen” (Poka = onbedoelde fout, Yoke = voorkomen). Het doel van Poka Yoke is om het ontwerp van een proces, product of dienst zo aan te passen dat het onmogelijk wordt om fouten te maken. Hierdoor worden fouten voorkomen voordat ze kunnen ontstaan en wordt de kwaliteit van het proces, product of dienst verbeterd.

Een mooi voorbeeld is de simkaart in een mobiele telefoon. Door er een hoekje uit te halen, past de simkaart maar op één manier in het toestel. Dit is een klassiek voorbeeld van Poka Yoke: het ontwerp is zo aangepast dat er geen fouten gemaakt kunnen worden. En tegenwoordig, met de eSIM, is het helemaal uitgesloten dat je een fout maakt.

Verschillende vormen van Poka Yoke

De vier vormen van Poka Yoke

Er zijn meerdere vormen van Poka Yoke die helpen om fouten te voorkomen. Deze vormen van Poka Yoke verschillen in de mate waarin ze fouten helpen te voorkomen:

1-Failsafe:

Fouten kunnen niet gemaakt worden. Een mooi voorbeeld is een USB-kabel of stick die je alleen in een USB-ingang kunt plaatsen. Dit maakt het onmogelijk om het apparaat ergens anders in te pluggen. Denk bijvoorbeeld ook aan de stekker van je laptopoplader, die maar op één manier in het stopcontact past (Contact Poka Yoke).

Een wasmachinedeur die automatisch vergrendeld. Medicatie wordt in precies de juiste hoeveelheid per dag aangeboden (bijvoorbeeld de anticonceptiepil en medicatie voor diabetes). Zo wordt het risico verkleind dat de gebruiker te veel van het medicijn in één keer inneemt (Fixed Value Poka Yoke).

Een ander voorbeeld is een auto die niet gestart kan worden als de versnellingspook niet in de neutrale stand staat, wat voorkomt dat de auto onverwacht beweegt (Interlock Poka Yoke).

2-Visuele hulpmiddelen:

Deze middelen informeren visueel (Andon) de gebruiker over de status. Voorbeelden zijn digitale borden die aangeven hoeveel mensen er in de wacht staan, verkeersborden, etc. Maar borden alleen geven nog geen garantie dat ze worden gerespecteerd. Hoeveel mensen rijden door de rode kruisen op de snelweg, of door rood licht?

Andere voorbeelden zijn kleurenlabels op snoeren en kabels die aangeven welke aansluitingen bij elkaar horen, of markeringen op de vloer van een magazijn die looproutes aangeven en zo helpen om het verkeer te reguleren.

Kleurgecodeerde bestekbakken in een lade, zodat elk type bestek op de juiste plek wordt teruggelegd, helpen om de keuken netjes en georganiseerd te houden.

3-Visuele stuurmiddelen:

Deze middelen waarschuwen de gebruiker voor mogelijke fouten door middel van (audio)signalen. Denk aan het geluidssignaal wanneer je je gordel niet om hebt terwijl je rijdt, of wanneer je brandstof op dreigt te raken. Een ander voorbeeld is een brandalarm dat aangeeft of de batterijen vervangen moeten worden of als er sprake is van rookvorming wat kan duiden op brand. Dit zijn dwingendere manieren. Rijd jij maar eens een tijdje zonder gordel…..

Andere voorbeelden zijn machines die piepen of stoppen als een onderdeel niet correct is geplaatst, of het geluidssignaal dat klinkt als je je autodeuren probeert te vergrendelen terwijl de sleutels nog in het contact zitten.

Een magnetron die een pieptoon geeft wanneer het eten klaar is, voorkomt dat het eten te lang in de magnetron blijft en uitdroogt.

4-Werkinstructies:

Het laagste niveau van Poka Yoke zijn de procedures en werkinstructies. Natuurlijk moet je procedures en standaardwerkwijzen (SOP’s) hebben. Echter, als deze niet gelezen of gevolgd worden, wat heb je er dan aan?

Voorbeelden hiervan zijn checklists voor piloten vóór het opstijgen, of gedetailleerde stappenplannen die technici moeten volgen bij het uitvoeren van onderhoud aan apparatuur.

Handleidingen die stap voor stap uitleggen hoe meubels in elkaar gezet moeten worden, zorgen ervoor dat consumenten geen onderdelen verkeerd monteren.

Voorwaarden voor Poka Yoke

Poka Yoke is een methode binnen het concept van Jidoka (stop de lijn en build in quality). Om Poka Yoke succesvol toe te passen, zijn er enkele voorwaarden waaraan voldaan moet worden:

1. Aanpakken van de oorzaak: Poka Yoke moet gericht zijn op het elimineren van de oorzaken van fouten. Dit betekent dat de oplossing de foutbron direct moet aanpakken en niet slechts de symptomen bestrijdt.
2. Kennis van de werkvloer: Het ontwerp en de implementatie van Poka Yoke moeten gebaseerd zijn op de kennis en ervaring van de mensen op de werkvloer (Gemba). Zij begrijpen de processen het beste en kunnen waardevolle inzichten bieden in waar en hoe fouten ontstaan.
3. Onderhoudsvriendelijkheid: Poka Yoke-oplossingen moeten eenvoudig te onderhouden zijn. Dit houdt in dat ze gemakkelijk te begrijpen, te implementeren en te controleren zijn zonder veel inspanning of complexe procedures.
4. Fouten naar nul brengen: Het uiteindelijke doel van Poka Yoke is om fouten volledig te elimineren. De oplossingen moeten daarom effectief zijn in het voorkomen van fouten, zodat de kans op menselijke vergissingen tot nul wordt gereduceerd.
5. Kostenefficiëntie: Poka Yoke-oplossingen moeten betaalbaar zijn. Ze moeten lage kosten met zich meebrengen, zowel in de implementatie als in het onderhoud, zodat ze praktisch en economisch haalbaar zijn voor elk bedrijf.

Door te voldoen aan deze voorwaarden, kan Poka Yoke effectief bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van processen, producten en diensten. Het zorgt voor een foutloos proces.

Als het niet lukt om Poka Yoke toe te passen

Als het niet lukt om Poka Yoke toe te passen, dan is Pointing and Calling een alternatief. Dit is een methode om de veiligheid te verhogen en fouten te voorkomen door:

• Het aanwijzen (pointing)
• En het roepen van de status (calling)

Pointing and Calling werkt op het principe van het koppelen van taken met fysieke beweging en stemgebruik. Hierdoor wordt het bewustzijn voor die specifieke taak verhoogd.

In Japan is deze methode heel gebruikelijk en werd voor het eerst gebruikt door Japanse treinconducteurs in 1900. In een latere studie werd aangetoond dat door het gebruik van Pointing and Calling het foutpercentage met 85% omlaag ging (een studie uit 1994 door het Railway Technical Research Institute).

Deze eenvoudige maar zeer effectieve methode voor werknemers om foutpercentages te verlagen, blijft grotendeels beperkt tot Japan, waar Pointing and Calling vaak onderdeel is van de functiebeschrijving. In het Westen wordt deze methode vaak als vreemd of lachwekkend beschouwd.

Voorbeeld van Pointing and Calling

Een goed voorbeeld van Pointing and Calling is te vinden bij treinconducteurs. De conducteur moet er zeker van zijn dat het stoplicht op groen staat voordat de trein verder gaat. Hij wijst naar het stoplicht, roept “Groen” en bevestigt zo dat het licht inderdaad groen is. Dit verhoogt zijn bewustzijn en zorgt ervoor dat hij niet per ongeluk een rood licht over het hoofd ziet.

Voordelen van Pointing and Calling

1. Verhoogd bewustzijn: Door fysieke beweging en stemgebruik wordt de aandacht voor een taak vergroot, wat helpt om fouten te voorkomen.
2. Verminderde fouten: Uit studies blijkt dat deze methode het foutpercentage aanzienlijk verlaagt.
3. Eenvoudig te implementeren: Pointing and Calling vereist geen complexe technologie of dure aanpassingen, wat het een kosteneffectieve oplossing maakt.

Waarom werkt Pointing and Calling?

Het succes van Pointing and Calling ligt in de combinatie van visuele, auditieve en fysieke acties. Deze combinatie helpt om de handelingen van de werknemer te verankeren in zijn bewustzijn, waardoor de kans op fouten afneemt. Het is een methodiek die de cognitieve belasting van een taak vermindert door expliciete bevestiging van elke stap.

Hoewel Pointing and Calling in het Westen minder bekend is, kan het toch een waardevolle aanvulling zijn op bestaande processen. Het biedt een alternatieve manier om de focus en nauwkeurigheid te verbeteren, vooral in situaties waar het niet mogelijk is om Poka Yoke toe te passen. Door Pointing and Calling als een serieuze methode te beschouwen, kunnen bedrijven profiteren van de voordelen die deze techniek biedt, net zoals Japanse bedrijven dat al decennia doen. Het is een simpele, maar krachtige manier om de kwaliteit en veiligheid van werkprocessen te verbeteren.

Stappenplan Poka Yoke

Hier is een stappenplan om Poka Yoke toe te passen in je processen:

1-Identificeer het proces:

Dit is de eerste stap waarin je moet bepalen waar je de Poka Yoke-techniek wilt toepassen. Het kan gaan om een fysiek productieproces, een administratief proces, een softwareproces of zelfs een klantenserviceproces. Het belangrijkste is om het proces te kiezen waarvan je denkt dat het de meeste verbetering kan behalen door het verminderen van fouten.

3-Analyseer het proces:

Eenmaal het proces is geïdentificeerd, moet je het grondig bestuderen om te begrijpen waar de mogelijke fouten kunnen optreden. Dit kan worden gedaan door middel van processtroomdiagrammen, directe observatie of gesprekken met medewerkers die het proces uitvoeren. Deze stap helpt om de mogelijke zwakke punten in het proces te identificeren.

4-Identificeer de fouten:

In deze stap bepaal je welke specifieke fouten kunnen optreden in de risicovolle stappen die je in de vorige stap hebt geïdentificeerd. Het is belangrijk om hier zo specifiek mogelijk te zijn. In plaats van te zeggen “er kan een fout optreden”, specificeer je bijvoorbeeld “er kan een onderdeel op de verkeerde manier worden gemonteerd” of “een medewerker kan vergeten om een belangrijke stap in het proces uit te voeren”.

5-Bedenk Poka Yoke-oplossingen:

Nu je de mogelijke fouten hebt geïdentificeerd, is het tijd om oplossingen te bedenken om deze fouten te voorkomen. Poka Yoke-oplossingen kunnen van alles zijn: een verandering in de volgorde van de processtappen, een fysieke belemmering die voorkomt dat een onderdeel verkeerd kan worden gemonteerd, visuele signalen die een medewerker helpen om te zien of een stap correct is uitgevoerd, enzovoort. Dit is de stap waar creativiteit belangrijk is.

6-Implementeer de oplossing:

Nadat je een of meer oplossingen hebt bedacht, is het tijd om deze te implementeren. Dit kan een eenvoudige verandering in het proces zijn, of het kan vereisen dat je nieuwe apparatuur aanschaft, software wijzigt of opleiding geeft aan je medewerkers. In deze stap is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de oplossing correct wordt geïmplementeerd en dat iedereen die betrokken is bij het proces weet wat er is veranderd en waarom.

7-Monitor en verbeter:

Na de implementatie van je Poka Yoke-oplossing is het belangrijk om het proces te blijven monitoren om te zien of de oplossing effectief is. Dit kan betekenen dat je gegevens bijhoudt over de frequentie van fouten voor en na de implementatie, of dat je feedback verzamelt van je medewerkers over hoe de veranderingen werken. Als je merkt dat de oplossing niet zo effectief is als je had gehoopt, of als er nieuwe problemen ontstaan, is het belangrijk om bereid te zijn om de oplossing aan te passen en te blijven verbeteren.

Het belangrijkste bij het implementeren van Poka Yoke is om altijd te blijven streven naar verbetering en om open te staan voor feedback en nieuwe ideeën. De beste Poka Yoke-oplossingen zijn vaak eenvoudig en rechtstreeks gericht op het voorkomen van specifieke fouten, dus probeer te vermijden dat je te complexe oplossingen bedenkt die moeilijk te begrijpen of te onderhouden kunnen zijn.

Conclusie

Poka Yoke is een nuttig hulpmiddel binnen Lean management om fouten te voorkomen en de kwaliteit van processen, producten en diensten te verbeteren. Door het toepassen van Poka Yoke kunnen bedrijven hun efficiëntie en klanttevredenheid verhogen, kosten besparen en hun concurrentiepositie verbeteren. Of het nu gaat om fysieke barrières, visuele signalen of failsafe mechanismen, het succes van Poka Yoke ligt in het goed begrijpen van je processen en het bedenken van creatieve oplossingen om menselijke fouten te elimineren.

Wil jij meer leren over Lean en hoe je Poka Yoke effectief kunt toepassen? Meld je dan nu aan voor onze online Lean Green Belt training en word een expert op het gebied van continu verbeteren. Let’s get Lean together!