Kennisbank

Wat kan je met een Kanban Bord?

Wat is een Kanban Bord?

Een Kanban bord is een visueel hulpmiddel dat taken en hun status weergeeft, waardoor medewerkers inzicht krijgen in de prioriteit en voortgang van het werk. Met een Kanban bord kunnen teams hun werk in balans brengen met de beschikbare capaciteit. Kanban borden worden ook wel Scrum-borden of daily stand-up borden genoemd. Scrum-borden worden vaak gebruikt in projectmanagement, terwijl daily stand-up borden meer gericht zijn op het dagelijks werkproces.

Een Kanban bord biedt een duidelijk overzicht van wat er moet gebeuren, wat momenteel in uitvoering is en wat al is afgerond. Dit visuele aspect maakt het eenvoudig om de status van projecten en taken in één oogopslag te zien. Hierdoor wordt de workflow efficiënter, de taakverdeling duidelijker, de prioritering beter en de samenwerking binnen teams bevorderd.

Toepassing van Kanban borden in verschillende omgevingen

In een Lean productieomgeving, zoals in een fabriek, werkt de Kanban-methode met kaarten goed omdat het proces fysiek en zichtbaar is. Medewerkers kunnen direct zien welke onderdelen of producten nog geproduceerd moeten worden en wat de prioriteit heeft.

In een dienstverlenende omgeving, waar processen digitaal zijn en de werkvoorraad in een database zit, biedt een Kanban bord transparantie door het onzichtbare werk zichtbaar te maken.

De Basis van een Kanban Bord

Een standaard Kanban bord bestaat doorgaans uit minimaal drie kolommen:

  1. To Do: Taken die nog moeten worden gestart.
  2. Doing: Taken die momenteel in uitvoering zijn.
  3. Done: Taken die zijn voltooid.

Deze eenvoudige structuur maakt het mogelijk om snel en gemakkelijk de voortgang van verschillende taken te volgen. Elke taak wordt weergegeven op een kaart, die door de kolommen beweegt naarmate de taak vordert.

Een Kanban bord met drie kolommen: 'To Do' met roze post-its, 'Doing' met gele post-its, en 'Done' met groene post-its. Het bord helpt bij het visualiseren van de voortgang van taken in Lean.

Mijn Tip voor een Kanban Bord

Mijn tip voor het gebruik van een Kanban bord is om je niet te beperken tot de standaard drie kolommen: ‘To Do’, ‘Doing’, en ‘Done’. Pas het Kanban bord aan op de specifieke behoeften van je team en het proces dat je wilt beheren.

Ik kom regelmatig bij opdrachtgevers die mij vragen om een Kanban bord te ontwerpen dat geschikt is voor alle afdelingen. Dit werkt echter niet goed, omdat elk team unieke behoeften en processen heeft. Het is belangrijk om het Kanban bord flexibel in te richten, zodat het aansluit bij de specifieke workflow en eisen van elk team.

Door je Kanban bord op maat te maken, kun je de efficiëntie en effectiviteit van je team aanzienlijk verbeteren.

Voorbeeld op maat gemaakte Kanban Bord:

Een voorbeeld van een Kanban bord met verschillende secties voor het beheren en verbeteren van dagelijkse werkactiviteiten. Het bord bevat vakken voor de agenda dagstart, MTV (Meet, Talk, Visualize) met emoticons voor statusbeoordeling, een vergelijking van ad-hoc taken versus geplande tijd, coaching, korte termijn verbeteringen (KTV), dagelijkse planning, hulpvragen, en verbeterideeën. Dit visuele hulpmiddel helpt teams bij het organiseren en optimaliseren van hun werkprocessen.

 

Kanban Borden en Projectmanagement

Kanban borden worden vaak gebruikt in projectmanagement, vooral binnen de Scrum-methode en in sectoren zoals softwareontwikkeling. Hier is een voorbeeld van hoe een Kanban bord kan worden ingericht voor een softwareontwikkelingsteam:

Voorbeeld van een Kanban Bord

Het bord kan worden onderverdeeld in verschillende kolommen die de stadia van het werkproces vertegenwoordigen:

  1. Backlog (Takenlijst): Hier worden alle taken geplaatst die nog moeten worden opgepakt. Dit is de lijst van alle toekomstige werkzaamheden.
  2. In Progress (In Behandeling): Taken die momenteel worden uitgevoerd.
  3. Review (Controle): Taken die zijn afgerond, maar nog moeten worden gecontroleerd op kwaliteit en nauwkeurigheid.
  4. Done (Voltooid): Taken die volledig zijn afgerond en goedgekeurd.

Het Gebruik van Kanban Bord in een Team

Een teamlid kan een nieuwe taak beginnen door een kaart van de “Backlog” kolom naar de “In Progress” kolom te verplaatsen. Dit geeft aan dat het werk aan die taak is begonnen. Zodra de taak is afgerond, wordt de kaart naar de “Review” kolom verplaatst voor kwaliteitscontrole. Na een succesvolle controle wordt de kaart naar de “Done” kolom verplaatst, wat aangeeft dat de taak volledig is afgerond.

Voordelen van het Kanban Bord Systeem

Het gebruik van een Kanban bord biedt diverse voordelen voor teams en organisaties:

  1. Inzicht in Voortgang: Het bord maakt de voortgang van taken en projecten zichtbaar, wat helpt bij het identificeren van knelpunten.
  2. Beheer van Workflow: Door werk in uitvoering (WIP) limieten toe te passen, kunnen teams de hoeveelheid gelijktijdig uitgevoerd werk beperken en overbelasting voorkomen.
  3. Continu Verbeteren: Het visuele aspect helpt teams om hun workflow continu te evalueren en te verbeteren.
  4. Betere Samenwerking: Het bord dient als een centraal punt van communicatie, wat samenwerking en coördinatie binnen het team bevordert.

Kanban Bord en Dagstart

Kanban borden worden vaak gebruikt tijdens dagelijkse en wekelijkse vergaderingen, zoals dagstarts en weekstarts, of in een Obeya kamer. Deze borden helpen teams om hun werkzaamheden te coördineren en de voortgang van projecten te bespreken. Hier zijn enkele manieren waarop Kanban borden effectief kunnen worden ingezet in deze contexten:

Hoe gebruik je een Kanban Bord bij Dagstart:

Tijdens een dagstart komt het team kort bijeen om de voortgang van lopende taken te bespreken. Het Kanban bord speelt hierbij een centrale rol:

  1. Overzicht van de Status: Het bord biedt een visueel overzicht van alle taken, wat het gemakkelijker maakt om snel te zien welke taken prioriteit hebben en waar eventuele knelpunten zitten.
  2. Bevorderen van Verantwoording: Teamleden kunnen aangeven wat ze gisteren hebben gedaan, wat ze vandaag gaan doen en welke obstakels ze tegenkomen. Dit bevordert verantwoording en transparantie.
  3. Identificeren van Obstakels: Door de status van elke taak te bespreken, kunnen obstakels snel worden geïdentificeerd en aangepakt. Dit helpt om vertragingen te minimaliseren.
  4. Verbeteren van Samenwerking: Het bespreken van het Kanban bord stimuleert teamleden om samen te werken en elkaar te ondersteunen bij het oplossen van problemen.

Hoe gebruik je een Kanban Bord bij Weekstart

Tijdens een weekstart wordt de voortgang van de afgelopen week besproken en de planning voor de komende week opgesteld. Het Kanban bord helpt bij:

  1. Evaluatie van Voortgang: Het team kan de voltooide taken van de afgelopen week bespreken en de prestaties evalueren ten opzichte van de planning.
  2. Planning: Op basis van de evaluatie kan het team taken prioriteren en plannen voor de komende week. Dit zorgt voor een gestructureerde en doelgerichte aanpak.
  3. Leren en Verbeteren: Het team kan reflecteren op wat goed ging en wat beter kan. Deze inzichten worden gebruikt om processen continu te verbeteren.

Kanban Bord en Obeya Kamer

In een Obeya kamer, een grote ruimte ingericht voor projectmanagement, is het Kanban bord een cruciaal hulpmiddel:

  1. Centraal Communicatiemiddel: Het bord dient als centraal punt voor alle projectinformatie, waardoor het hele team een gedeeld begrip heeft van de voortgang en prioriteiten.
  2. Betrokkenheid van Alle Betrokkenen: In de Obeya kamer komen verschillende teamleden en stakeholders samen, wat een multidisciplinaire aanpak bevordert en zorgt voor betere besluitvorming.
  3. Transparantie en Verantwoording: Het Kanban bord in de Obeya kamer maakt de voortgang en status van projecten zichtbaar voor iedereen, wat de transparantie en verantwoording vergroot.

Praktische Tips voor het Gebruik van Kanban Borden

  1. Begin Klein: Start met een eenvoudig bord en voeg geleidelijk complexiteit toe als het team gewend raakt aan de methode.
  2. Visualiseer Alles: Voeg alle taken toe aan het bord, ongeacht hun grootte of complexiteit, om een volledig overzicht te krijgen.
  3. Beperk WIP: Stel limieten voor werk in uitvoering om focus en kwaliteit te waarborgen.
  4. Houd Reguliere Reviews: Bespreek regelmatig de voortgang en eventuele obstakels tijdens teamvergaderingen.
  5. Gebruik Kleuren en Labels: Maak gebruik van kleuren en labels om prioriteiten en verschillende soorten taken te onderscheiden.

Conclusie

Een Kanban bord is een handig hulpmiddel dat teams ondersteunt bij het visualiseren van werk, het beheren van workflows en het verbeteren van efficiëntie. Door Kanban en Lean-methoden toe te passen, kunnen organisaties hun processen stroomlijnen, verspilling verminderen en een cultuur van continu verbeteren ontwikkelen. Of je nu in een productieomgeving werkt of in een IT-dienstverlening, een Kanban bord kan een positief effect hebben op je team en organisatie.

Kanban borden zijn ook nuttig tijdens dagstarts, weekstarts en in de Obeya kamer. Ze bieden teams een duidelijk overzicht van de voortgang van taken en projecten, bevorderen samenwerking en ondersteunen continue verbetering. Door het gebruik van Kanban borden in deze contexten, kunnen teams hun efficiëntie en effectiviteit verbeteren.

Wil je meer leren over hoe je Kanban en andere Lean-methoden effectief kunt toepassen in je organisatie? Schrijf je dan in voor onze online Lean Black Belt training en word een kenner in Lean management. Let’s get Lean together!

Online Lean training:
100% Lean, helemaal op jouw tempo

Veel gelezen in onze kennisbank