Wat Kun je Met Lean Six Sigma Tools?

Als je bekend bent met de Six Sigma-methode, weet je dat deze gericht is op het verbeteren van processen door variatie te verminderen en kwaliteit te verhogen. Lean Six Sigma combineert deze aanpak met de principes van Lean, die zich richten op het elimineren van verspilling en het optimaliseren van de flow binnen processen. Een van de sterke punten van Lean Six Sigma is het brede scala aan tools en technieken die je in elke fase van een project kunt gebruiken. Deze tools helpen teams om problemen op een gestructureerde manier te analyseren en op te lossen. In dit artikel bespreken we enkele van de belangrijkste Lean Six Sigma tools en hoe je ze kunt inzetten om je processen te verbeteren.

De Rol van Lean Six Sigma Tools

Lean Six Sigma tools zijn ontwikkeld om teams te ondersteunen bij het begrijpen en verbeteren van processen. Veel van deze tools bestonden al voordat de Lean Six Sigma-methode werd geformuleerd en zijn sindsdien geïntegreerd in het raamwerk. Wat Lean Six Sigma nuttig maakt, is dat je in elke fase van een project meerdere tools tot je beschikking hebt. Dit geeft je de flexibiliteit om de technieken te kiezen die het beste passen bij je specifieke situatie.

Organisaties ontwikkelen vaak een voorkeur voor bepaalde sets van tools, afhankelijk van hun bedrijfscultuur of eerdere ervaringen met procesverbetering. Door deze tools goed te begrijpen en correct toe te passen, kun je je processen verbeteren, kosten besparen en de tevredenheid van je klanten verhogen.

Vaak gebruikte Lean Six Sigma Tools

Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste Lean Six Sigma tools die je kunt gebruiken om je processen te optimaliseren. Deze tools zijn georganiseerd op basis van de soorten analyses waarin ze worden toegepast en kunnen zowel afzonderlijk als in combinatie met elkaar worden gebruikt.

1. Process Map

Een Process Map is een visuele weergave van alle stappen in een proces, inclusief beslissingspunten. Het biedt een overzicht van hoe een proces verloopt van begin tot eind en toont de interacties tussen de verschillende stappen. Door een Process Map te maken, krijg je inzicht in de volledige workflow, wat helpt bij het identificeren van knelpunten en inefficiënties. Er zijn verschillende soorten Process Maps, zoals:

• Flowchart: Een eenvoudige weergave van de stappen in een proces, vaak gebruikt om basale processen te visualiseren.
• Swimlane diagram: Verdeelt de stappen in een proces over verschillende categorieën, zoals afdelingen of functies, om de verantwoordelijkheden duidelijk te maken.
• Spaghetti-diagram: Wordt gebruikt om de fysieke beweging van mensen of producten door een proces te volgen, waardoor inefficiënte routes zichtbaar worden.
• Makigami-diagram: Geeft een gedetailleerde weergave van een proces, inclusief de tijd en de middelen die nodig zijn voor elke stap.

2. Value Stream Map

Een Value Stream Map (VSM) is een type Process Map dat zich richt op de stappen die waarde toevoegen voor de klant. Het toont de belangrijkste activiteiten binnen een proces zonder vertakkingen of herbewerkingen. Deze tool is nuttig om te begrijpen welke stappen in een proces bijdragen aan de klantwaarde en welke niet, waardoor je gericht kunt ingrijpen om verspilling te verminderen.

• As-Is Process Map: Geeft de huidige staat van een proces weer zoals het daadwerkelijk wordt uitgevoerd, wat kan afwijken van de formele procedures.
• To-Be Process Map: Toont het gewenste proces na het implementeren van verbeteringen en dient als blauwdruk voor toekomstige werkwijzen.
• Data Boxes: Vakken op een Value Stream Map waarin belangrijke gegevens over elke processtap worden vastgelegd, zoals cyclustijd, toegevoegde waarde, opbrengst, of voorraadniveaus.

3. PDCA (Plan-Do-Check-Act)

PDCA is een cyclisch model voor continue verbetering. Het begint met het plannen van een verandering (Plan), het uitvoeren van de verandering (Do), het controleren van de resultaten (Check), en het aanpassen van het proces op basis van de bevindingen (Act). Deze tool wordt vaak gebruikt in combinatie met andere Lean Six Sigma tools om verbeteringen door te voeren en te borgen.

4. DMAIC

DMAIC staat voor Define, Measure, Analyze, Improve, en Control. Dit is een gestructureerde methode voor het verbeteren van processen. Het begint met het definiëren van het probleem, gevolgd door het meten van de huidige prestaties, analyseren van de oorzaken van problemen, verbeteren van het proces, en ten slotte het beheersen van de nieuwe werkwijze om terugval te voorkomen.

5. The Seven Basic Quality Tools

Deze set van tools omvat enkele van de meest gebruikte methoden in kwaliteitsbeheer, waaronder:

• Cause-and-effect diagram (Fishbone of Ishikawa-diagram): Helpt bij het identificeren van mogelijke oorzaken van een probleem door ze in categorieën te organiseren.
• Checksheet: Een eenvoudig formulier om data te verzamelen en trends te identificeren.
• Run / Control chart: Wordt gebruikt om variaties in processen over tijd te monitoren.
• Histogram: Een grafische weergave van de spreiding van data.
• Pareto chart: Toont de belangrijkste oorzaken van problemen door ze te ordenen op basis van hun impact.
• Scatter diagram: Toont de relatie tussen twee variabelen.
• Flowchart: Een weergave van een proces om de stappen te begrijpen en inefficiënties te identificeren.

6. 5x Waarom en 5W1H Methode

• 5x Waarom: Een techniek waarbij je vijf keer “waarom” vraagt om de onderliggende oorzaak van een probleem te vinden.
• 5W1H Methode: Staat voor Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe. Deze vragen helpen om een probleem volledig te begrijpen voordat je met de oplossing begint.

7. TAKT-tijd

TAKT-tijd is een maatstaf voor het tempo waarin een proces moet werken om aan de klantvraag te voldoen. Het berekent de tijd die beschikbaar is om één eenheid te produceren of een dienst te leveren, afgestemd op de vraag van de klant. Dit hulpmiddel zorgt ervoor dat processen efficiënt werken en overproductie wordt vermeden.

8. Kanban

Kanban is een visuele planningsmethode die helpt om het werk binnen een proces te organiseren. Het systeem maakt gebruik van kaarten of signalen om aan te geven wanneer een stap in het proces klaar is voor de volgende. Dit helpt om overbodige voorraden te minimaliseren en zorgt ervoor dat het werk zich richt op de meest dringende taken.

9. Just-In-Time

Just-In-Time (JIT) is een productiestrategie waarbij producten precies op tijd worden geproduceerd om aan de vraag te voldoen, wat leidt tot minimale voorraden en lagere kosten. JIT helpt om verspilling te verminderen en de efficiëntie te verhogen.

10. Stop the Line (Jidoka)

Jidoka, ook wel bekend als “Stop the Line,” geeft werknemers de bevoegdheid om het productieproces te stoppen zodra een probleem wordt gedetecteerd. Dit zorgt ervoor dat fouten direct worden aangepakt, wat de kwaliteit van het eindproduct verbetert.

11. Poka Yoke

Poka Yoke is een methode om fouten te voorkomen door processen zodanig te ontwerpen dat fouten onmogelijk worden gemaakt. Dit kan variëren van fysieke barrières tot automatische controlesystemen die ervoor zorgen dat producten of diensten foutloos worden geleverd.

12. Kaizen

Kaizen staat voor continue verbetering en moedigt alle medewerkers aan om actief deel te nemen aan het verbeteren van processen. Door kleine, stapsgewijze verbeteringen door te voeren, kunnen organisaties hun efficiëntie en productiviteit gestaag verhogen.

13. 5S

5S is een methode voor het organiseren en beheren van de werkplek om de efficiëntie en veiligheid te verbeteren. Het bestaat uit Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, en in Stand houden. Deze aanpak helpt om een opgeruimde en goed georganiseerde werkplek te creëren.

14. Dagstart

Een dagstart is een korte, dagelijkse bijeenkomst waarin het team de voortgang van de afgelopen dag bespreekt, problemen identificeert en de prioriteiten voor de komende dag vaststelt. Dit helpt om de communicatie binnen het team te verbeteren en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit.

Hoe Kun je Deze Tools Inzetten?

Het effectief inzetten van Lean Six Sigma tools vereist een goed begrip van de specifieke problemen die je wilt oplossen en de context waarin deze tools worden gebruikt. Elk project kan unieke uitdagingen met zich meebrengen, en daarom is het belangrijk om de juiste tools te kiezen en ze op de juiste manier toe te passen. Hier zijn enkele tips voor het gebruik van Lean Six Sigma tools:

• Start met een helder gedefinieerd probleem: Voordat je een tool kiest, moet je het probleem dat je wilt oplossen duidelijk definiëren. Dit helpt om te bepalen welke tool het meest geschikt is voor jouw situatie.
• Kies de juiste tool voor elke fase: Afhankelijk van de fase van het project (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), kunnen verschillende tools worden ingezet. Kies de tools die het beste passen bij de fase en het type analyse dat je uitvoert.
• Betrek het hele team: Veel Lean Six Sigma tools zijn het meest effectief wanneer ze worden toegepast door een team met verschillende perspectieven. Zorg ervoor dat alle relevante stakeholders betrokken zijn bij het gebruik van de tools.
• Evalueer en pas aan: Het gebruik van Lean Six Sigma tools is geen eenmalige actie. Het is belangrijk om regelmatig te evalueren of de gekozen tool de gewenste resultaten oplevert en, indien nodig, aanpassingen te maken.

Conclusie

Lean Six Sigma tools zijn nuttige hulpmiddelen die je kunt gebruiken om je bedrijfsprocessen te verbeteren. Of je nu knelpunten wilt identificeren, verspilling wilt verminderen, of de flow van je processen wilt optimaliseren, er is altijd een geschikte tool beschikbaar. Door de juiste tools te kiezen en ze effectief in te zetten, kun je verbeteringen realiseren in de efficiëntie en kwaliteit van je processen.

Wil je meer leren over Lean Six Sigma en hoe je deze tools in je organisatie kunt toepassen? Overweeg dan een online training in Lean Six Sigma Black Belt. Deze opleiding biedt de kennis en vaardigheden om Lean Six Sigma succesvol toe te passen en je bedrijf verder te helpen.