Wat moet er in een procesbeschrijving staan?

Lean Green Belt en het huidige proces in kaart brengen

In een Lean organisatie draait alles om continu verbeteren en verspillingen uit processen halen. Dit begint met het in kaart brengen van het huidige proces, ook wel de waardestroom genoemd. Als Lean Green Belt professional speelt je een belangrijke rol in dit proces. In dit blog lees je over de stappen en modellen die je kan gebruiken om het huidige proces te beschrijven en visualiseren. Het huidige proces (Current state) is de manier waarop het proces in werkelijkheid wordt uitgevoerd. Dit omvat alle stappen, taken, verantwoordelijkheden en middelen die nodig zijn om een product of dienst te leveren aan klanten. 

Het huidige proces kan worden geanalyseerd door te kijken naar de volgende aspecten:

• Klantvraag: Wat wil de klant? Hoe wordt aan deze vraag voldaan?
• Processtappen: Welke opeenvolgende activiteiten zijn betrokken bij het creëren van een product of dienst?
• Middelen: Welke hulpmiddelen, apparatuur, systemen en mensen zijn nodig om het proces uit te voeren?
• Verantwoordelijkheden: Wie is verantwoordelijk voor elke stap in het proces (RACI)? Wie neemt beslissingen en wie voert de taken uit?
• Informatiestromen: Hoe wordt informatie tussen verschillende afdelingen en teams gedeeld en beheerd?
• Prestatie-indicatoren (KPI’s): Welke metingen worden gebruikt om de prestaties van het proces te beoordelen en te sturen?

Door het huidige proces te beschrijven en te analyseren kan de Lean Green Belt inzicht krijgen in de manier waarop. activiteiten daadwerkelijk worden uitgevoerd en waar er mogelijkheden voor verbetering liggen. Dit helpt om te focussen op het elimineren van verspilling en het optimaliseren van de waarde toevoegende activiteiten voor de klant.

De stappen voor het maken van een procesbeschrijving:

Stap 1: Inzicht krijgen in het huidig proces (Current State)

Het is van belang om inzicht te krijgen van hoe het huidige proces in de praktijk werkt en hoe de activiteiten worden uitgevoerd. Met dit inzicht krijg je een beeld van de verspillingen (Muda) en waarde toevoegende activiteiten (Value added). Focus op de volgende drie aspecten:

1. Klantvraag: Begrijp wat de klant precies nodig heeft en verwacht van het product of dienst. Dit helpt je om het proces af te stemmen op de eisen van de klant en te zorgen voor maximale waarde voor de klant.
2. Processtappen: Analyseer de verschillende stappen in het proces om een duidelijk beeld te krijgen van de volgorde en samenhang van de activiteiten. Denk ook aan de verantwoordelijkheden en middelen.
3. Verspilling identificeren (Muda): Onderzoek het huidige proces op verspillingen en of andere verbazingen.  

Door deze drie aspecten te analyseren, krijg je een gedetailleerd beeld van het huidige proces en kan je hiermee gericht verbeteringen doorvoeren door te focussen op de Muda. 

Stap 2: Wat moet er in een procesbeschrijving staan?

 Om een procesbeschrijving op te stellen zijn er een aantal onderwerpen die je beschrijft:

• Activiteiten en volgorde: Beschrijf welke activiteiten in het proces plaatsvinden en in welke volgorde ze worden uitgevoerd. Dit helpt om de structuur en de flow van het proces te begrijpen.
• Middelen: Geef aan welke middelen, zoals personeel, materialen en apparatuur, bij het proces betrokken zijn en hoe ze worden ingezet.
• Proceseigenaar: Identificeer de persoon die eindverantwoordelijk is voor het proces en zorg voor duidelijke communicatie over verantwoordelijkheden en verwachtingen.
• Stuurinformatie: Beschrijf op basis van welke KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) het proces wordt aangestuurd en gemonitord.
• Verantwoordelijkheden en betrokkenheid: Geef duidelijk aan welke functionarissen verantwoordelijk zijn voor welke taken en wie geïnformeerd of geraadpleegd moeten worden bij beslissingen of veranderingen in het proces.
• Informatiebronnen: Vermeld welke informatiebronnen, zoals ICT-systemen en documenten, tijdens het proces worden gebruikt en hoe deze bijdragen aan de uitvoering van activiteiten.
• ICT-systemen: Beschrijf welke ICT-systemen worden gebruikt en welke informatie in deze systemen wordt opgeslagen of verwerkt.
• Documentatie: Geef aan welke documenten tijdens het proces ontstaan, welke formulieren hierbij worden gebruikt en waar deze documenten worden bewaard (bijvoorbeeld in archieven).
• Relaties met andere processen: Identificeer de relaties en interfaces tussen het beschreven proces en andere processen binnen uw organisatie om een volledig beeld te krijgen van de samenhang en afhankelijkheden.

Door deze onderwerpen te beschrijven en op te nemen in je proces krijg je een compleet en duidelijk overzicht.

Stap 3: Kies een geschikt model voor het beschrijven en visualiseren van het proces

Er zijn verschillende modellen die je kan gebruiken om het proces te beschrijven en te visualiseren. Enkele van de meest gebruikte modellen zijn:

• Value Stream Map: Dit model helpt bij het identificeren van de stappen en activiteiten in het proces die waarde toevoegen voor de klant en waar verspilling optreedt. Het visualiseert de stroom van informatie en materialen door het hele proces.
• Swim Lane: Dit model verdeelt het proces in verschillende ‘banen’ die elk een specifieke rol of afdeling vertegenwoordigen. Het helpt bij het identificeren van verantwoordelijkheden en het verbeteren van de samenwerking tussen teams.
• Spaghetti Diagram: Dit model toont de fysieke stroom van materialen en informatie door het proces. Het helpt bij het identificeren van inefficiënties en het optimaliseren van de lay-out van de werkomgeving.
• Flow Chart: Dit model geeft een schematisch overzicht van het proces, waarbij elke stap of activiteit wordt weergegeven met behulp van specifieke symbolen. Het helpt bij het identificeren van knelpunten en het stroomlijnen van het proces.

Sluit aan bij de standaard van je eigen organisatie. Stel je organisatie gebruikt als standaard de swim lane. Beschrijf het proces dan in dat format. Processen kunnen in de loop van de tijd evolueren, en het is belangrijk om deze regelmatig te controleren of de beschreven activiteiten nog steeds relevant zijn. Dit kan leiden tot aanpassingen in de procesbeschrijvingen en visualisaties. Daarom wordt Lean ook wel Continu Verbeteren genoemd.

De rol van de Lean Green Belt in het in kaart brengen van het huidige proces

Als Lean Green Belt professional speel je een belangrijke rol bij het in kaart brengen van het huidige proces en het bepalen van het verbeterpotentieel. Dit vormt de basis voor verdere procesoptimalisatie, waarbij je samen met de materiedeskundigen richt op het identificeren van verspillingen. Door het proces regelmatig te evalueren en bij te stellen, draagt je bij aan een cultuur van Continu Verbeteren.

Als Lean Green Belt professional is je rol niet alleen gericht op het analyseren en optimaliseren van processen, maar ook op het betrekken van medewerkers bij het beschrijven en analyseren van deze processen. Medewerkers zijn immers degenen die dagelijks met het proces werken en beschikken over waardevolle inzichten die kunnen bijdragen aan het verbeteren van het proces. Door samen te werken en van elkaar te leren, stimuleert je als Lean Green Belt professional een omgeving waarin continue verbeteren de norm is. Je faciliteert workshops en werkt samen met medewerkers en leidinggevenden. Je traint medewerkers in Lean-principes en -technieken en stelt hun in staat zelf verbeteringen te identificeren en door te voeren.

Kortom, als Lean Green Belt professional bent je een drijvende kracht achter het streven naar continu verbeteren binnen je organisatie. 

Ben jij klaar om een Lean Green Belt professional te worden? Schrijf je dan in voor onze Lean Green Belt training.