Wat Zijn De 7 Kaizen Event Stappen?

Wat is een Kaizen Event?

Een Kaizen-event is een korte, intensieve workshop waarin een team zich richt op het identificeren van problemen, het vinden van oplossingen en het implementeren van verbeteringen. Deze workshops kunnen variëren van één uur tot maximaal vijf dagen. De nadruk ligt op het daadwerkelijk implementeren van de oplossing. Kaizen-events worden ook wel bootcamps of pressure cooker-sessies genoemd.

Een effectieve methode om de waardestroom snel te verbeteren, is het inzetten van Kaizen-events. Tijdens een Kaizen-event richt men zich op het oplossen en implementeren van een specifiek probleem binnen een bepaalde tijdsperiode. Gedurende deze tijd werkt een vast projectteam intensief samen om:

• Eén probleem te kiezen
• Oplossingen te bedenken
• De oplossing te implementeren

Het succes van een Kaizen-event ligt in het daadwerkelijk implementeren van de oplossing.

De filosofie van Kaizen

In tegenstelling tot de westerse mentaliteit van “als iets niet kapot is, dan repareer je het niet,” gelooft Kaizen in de mogelijkheid om altijd te verbeteren, zelfs als iets al goed werkt. Deze filosofie heeft aan de basis gestaan van het succes van Japanse bedrijven in sectoren zoals de auto-industrie en elektronica.

In Japan is Kaizen de overkoepelende strategie voor bedrijven, terwijl de term ‘Lean’ (bedacht door Amerikanen) minder bekend is. Continue verbetering wordt in Japan Kaizen genoemd, en iedereen wordt aangemoedigd om verbeterideeën aan te dragen. Bij bedrijven als Toyota worden honderden suggesties per werknemer per jaar gedefinieerd, geschreven, gedeeld en geïmplementeerd, wat neerkomt op twee verbeterideeën per persoon per week!

In het Westen gebruiken we vaak de Kaizen-event methode om de oplossingen te implementeren.

Het Kaizen-event bestaat uit zeven stappen:

1. Definieer het probleem en de doelstelling Bij het begin van elk Kaizen-event is het belangrijk om eerst het probleem te identificeren dat moet worden opgelost. Vragen als “Wat is het proces?”, “Wie is de klant?”, en “Wat is het probleem?” zijn essentieel om een duidelijk beeld te krijgen van wat moet worden aangepakt. Hierbij is het nuttig de 5W+H-methode toe te passen – Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe. Zodra het probleem goed gedefinieerd is, moet er een Kaizen-team worden gevormd dat voldoende is opgeleid om het proces van verbetering uit te voeren.
2. Meet de feiten De tweede stap is het meten van feiten om een nauwkeurig begrip te krijgen van het probleem. Dit omvat niet alleen het meten van ‘harde’ gegevens en feiten, maar ook het erkennen en analyseren van onderbuikgevoelens die aan het licht kunnen komen. Door gebruik te maken van hulpmiddelen zoals de Pareto-analyse en waardestroomschema’s, en door het interviewen van betrokkenen en observeren van processen in actie (ook wel Gemba genoemd), kan het team de situatie beter in kaart brengen.
3. Analyseer de feiten Zodra alle relevante gegevens en feiten zijn verzameld, is het tijd om ze te analyseren. Dit kan gedaan worden met behulp van hulpmiddelen zoals een Ishikawa-diagram (ook wel bekend als een oorzaak-gevolg- of visgraatdiagram), en door het stellen van de 5xWaarom-vragen om de diepere oorzaken van problemen te ontdekken.
4. Genereer, categoriseer en prioriteer verbeteringen In deze stap wordt er ‘out of the box’ gedacht om mogelijke oplossingen te genereren, die vervolgens worden gecategoriseerd en geprioriteerd op basis van criteria zoals impact en haalbaarheid. Door het opstellen van een gewenste situatie en het genereren van oplossingen kan het team ervoor zorgen dat de oplossingen die worden geïmplementeerd, voldoen aan de wensen en eisen van de klant.
5. Implementeer verbeteringen en houd overzicht over de status en voortgang Nu is het tijd om de geselecteerde oplossingen te implementeren en de resultaten te bekijken. Controleer of de resultaten de gewenste waarde aannemen en of de oorzaken van het probleem daadwerkelijk zijn weggenomen. Dit vereist nauwgezet beheer en het bijhouden van de voortgang van de implementatie.
6. Controleer en “borg” door standaardisatie Zodra de verbeteringen zijn geïmplementeerd en de resultaten positief zijn, wordt de nieuwe situatie vastgelegd en gestandaardiseerd. Dit omvat het opstellen van een nieuwe checklist om de nieuwe situatie na te streven, en het trainen van de betrokkenen zodat de nieuwe situatie de nieuwe standaard wordt.
7. Evalueer en kijk verder De laatste stap is het evalueren van de hele cyclus om te leren voor toekomstige cycli. Kijk of de oplossingen ook op andere gebieden kunnen worden toegepast om niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden. Identificeer andere mogelijke verbeterpunten en vier het behaalde resultaat.

Daarnaast is het van belang om visuele verslagen bij te houden van de voor- en na-situaties van elk Kaizen-event, bijvoorbeeld door foto’s te maken en deze in een storyboard te verwerken. Dit helpt om de impact van het Kaizen-event te communiceren en dient als referentie voor toekomstige evenementen.

Conclusie

Een Kaizen-event is een effectieve manier om snel een probleem op te lossen en verbeteringen in de waardestroom te realiseren. Door de zeven Kaizen-stappen te volgen, kan een team het probleem efficiënt aanpakken en de oorzaken identificeren en oplossen. De implementatie van de oplossingen wordt nauwkeurig gecontroleerd en gestandaardiseerd, zodat de verbeteringen duurzaam blijven. Het is belangrijk om de resultaten te evalueren en te vieren, en om foto’s van de ‘voor’ en ‘na’ situaties te maken en te delen om de successen te benadrukken. Door Kaizen-events toe te passen als onderdeel van een Lean-implementatie, kan een organisatie gestaag en systematisch continue verbetering realiseren.

Wil je meer leren over Kaizen-events en hoe dit kan bijdragen aan de verbetering van de waardestroom binnen jouw organisatie? Schrijf je dan nu in voor onze online Lean-trainingen en word een expert in Lean-methodieken!