Om Lean-principes succesvol te implementeren in je organisatie, is het cruciaal om de huidige cultuur goed te begrijpen en te analyseren. Het kennen van de sterke en zwakke punten van je organisatie helpt bij het bepalen van het veranderinitiatief en het tempo van de Lean-implementatie. In deze blog bespreken we een effectieve manier om een 0-meting van je organisatiecultuur uit te voeren, met behulp van een maturity model en een uitgebreide vragenlijst.
Het maturity model is een handig hulpmiddel om de analyse van je organisatiecultuur te structureren. Het model bestaat uit vijf niveaus, elk met een eigen set kenmerken:
In deze fase is er nog weinig tot geen steun van het management voor procesverbetering. Verbeteractiviteiten gebeuren ad-hoc en ongestructureerd, zonder echte procesoptimalisatie. Er worden geen middelen vrijgemaakt om processen te verbeteren en het management is zelden op de werkvloer aanwezig (“Gemba”).
Het doel in deze fase is om eerst op organisatorisch niveau focus en structuur aan te brengen. Het managementteam en de teamleiders staan nog niet volledig achter de initiatieven voor procesverbetering. Het is belangrijk om te weten wie de klanten zijn, wat zij willen en hoe de organisatie hieraan bijdraagt. Daarna is het zaak om processen te inventariseren, evalueren en vast te leggen voor herhaalbaarheid en communicatie. Er is nog weinig inzicht in de klantwensen (Voice of the Customer).
In deze fase wordt het management zich steeds meer bewust van continue verbetering en is af en toe op de werkvloer aanwezig (Gemba). Processen zijn op lokaal niveau beschreven, maar bedrijfsbrede standaarden ontbreken. Er worden uren vrijgemaakt om processen te verbeteren, voornamelijk op afdelingsniveau. Er is nog geen overkoepelend programma voor continue verbetering. Er wordt gestart met het vastleggen van bestaande processen en het meetbaar maken van klant- en kwaliteitseisen.
In deze fase wordt procesverbetering gezien als een noodzaak voor continue verbetering. KPI’s zijn opgesteld, duidelijk en bekend binnen het proces. Er wordt actief op deze KPI’s gestuurd en de focus ligt op de hele keten in plaats van alleen op afdelingen. Continue verbeteren wordt gezien als een functie, in plaats van iets dat erbij wordt gedaan. Het staat op de agenda van het management, en zij ondersteunen het programma. Middelen en personeel worden beschikbaar gesteld, en er is een sterke klantgerichte focus.
Het management begrijpt het continue verbeteren-framework en is getraind in deze methodiek. Er is volledige ondersteuning van het management voor continue verbetering. Er wordt proactief gestuurd op kwaliteit en klanttevredenheid. Medewerkers worden getraind en ondersteund in continue verbetering. Iedereen wordt uitgedaagd om verspillingen in processen te herkennen en zichtbaar te maken. Er wordt gestructureerd gebruik gemaakt van continue verbetermethodieken (Lean, Lean Six Sigma, Scrum, Agile, etc.). Kaizens worden uitgevoerd.
In deze fase is continue verbetering verankerd in de cultuur van de organisatie en maakt het deel uit van de besluitvorming. De huidige situatie wordt structureel geanalyseerd door het stellen van vragen en het verzamelen van data, zoals medewerkerstevredenheid en klanttevredenheidsonderzoek, klachten rapportage, benchmark gegevens etc. Medewerkers krijgen tijd en middelen voor het uitvoeren van Kaizens. Er worden week -en dagstarten gehouden. Continue Verbeteren staat in de functiebeschrijving als competentie.
Een grondige vragenlijst helpt je om de huidige stand van de organisatiecultuur en de mate van Lean-implementatie in kaart te brengen. De vragen moeten gericht zijn op verschillende aspecten van de organisatie, zoals relaties tussen managers en medewerkers, ondersteuning door het management, verbeterinitiatieven, klantgerichtheid, kwaliteitsborging, en nog veel meer.
Met deze voorbeeld vragenlijst kan je aan je analyse beginnen:
Om de resultaten van de vragenlijst te beoordelen, is het mogelijk om een score van 1 tot 5 toe te passen voor elk antwoord. Hieronder vind je de betekenis van elke score:
Gebruik deze scores om je antwoorden op de vragenlijst te beoordelen en zo een beter beeld te krijgen van de huidige situatie binnen jouw organisatie.
Een 0-meting van de organisatiecultuur is een belangrijke stap bij het implementeren van Lean-principes in je bedrijf. Door een grondige analyse van je huidige cultuur, met behulp van een maturity model en een uitgebreide vragenlijst, krijg je inzicht in de sterke en zwakke punten van je organisatie. Dit helpt je bij het bepalen van het juiste verander initiatief en tempo voor de Lean-implementatie. Door rekening te houden met de organisatorische randvoorwaarden, vergroot je de kans op een succesvolle en blijvende verbetering.
Nu je de vragenlijst en het scoresysteem hebt gezien, is het tijd om in actie te komen! Vul de vragenlijst in en evalueer je organisatie op basis van de gegeven scores. Gebruik de resultaten om inzichten te verkrijgen en verbeterpunten te identificeren. Samen kunnen jullie werken aan een succesvolle en efficiënte organisatie die waarde toevoegt voor haar klanten. Dus wacht niet langer, begin vandaag nog met het invullen van de vragenlijst en zet de eerste stap richting continue verbetering!
Wil je meer weten over Lean en Continu Verbeteren? Volg dan onze online Lean Black Belt training.
