Hoe Maak Je Een 0-Meting Cultuur | Lean Green Belt

Het belang van een 0-meting cultuur voor een succesvolle Lean-implementatie

Om Lean-principes succesvol te implementeren in je organisatie, is het cruciaal om de huidige cultuur goed te begrijpen en te analyseren. Het kennen van de sterke en zwakke punten van je organisatie helpt bij het bepalen van het veranderinitiatief en het tempo van de Lean-implementatie. In deze blog bespreken we een effectieve manier om een 0-meting van je organisatiecultuur uit te voeren, met behulp van een maturity model en een uitgebreide vragenlijst.

Het Maturity Model:

Het maturity model is een handig hulpmiddel om de analyse van je organisatiecultuur te structureren. Het model bestaat uit vijf niveaus, elk met een eigen set kenmerken:

1. Initiëren
2. Definiëren
3. Managen
4. Leiden
5. Optimaliseren

1: Initiëren

In deze fase is er nog weinig tot geen steun van het management voor procesverbetering. Verbeteractiviteiten gebeuren ad-hoc en ongestructureerd, zonder echte procesoptimalisatie. Er worden geen middelen vrijgemaakt om processen te verbeteren en het management is zelden op de werkvloer aanwezig (“Gemba”).

Het doel in deze fase is om eerst op organisatorisch niveau focus en structuur aan te brengen. Het managementteam en de teamleiders staan nog niet volledig achter de initiatieven voor procesverbetering. Het is belangrijk om te weten wie de klanten zijn, wat zij willen en hoe de organisatie hieraan bijdraagt. Daarna is het zaak om processen te inventariseren, evalueren en vast te leggen voor herhaalbaarheid en communicatie. Er is nog weinig inzicht in de klantwensen (Voice of the Customer).

2: Definiëren

In deze fase wordt het management zich steeds meer bewust van continue verbetering en is af en toe op de werkvloer aanwezig (Gemba). Processen zijn op lokaal niveau beschreven, maar bedrijfsbrede standaarden ontbreken. Er worden uren vrijgemaakt om processen te verbeteren, voornamelijk op afdelingsniveau. Er is nog geen overkoepelend programma voor continue verbetering. Er wordt gestart met het vastleggen van bestaande processen en het meetbaar maken van klant- en kwaliteitseisen.

3: Managen

In deze fase wordt procesverbetering gezien als een noodzaak voor continue verbetering. KPI’s zijn opgesteld, duidelijk en bekend binnen het proces. Er wordt actief op deze KPI’s gestuurd en de focus ligt op de hele keten in plaats van alleen op afdelingen. Continue verbeteren wordt gezien als een functie, in plaats van iets dat erbij wordt gedaan. Het staat op de agenda van het management, en zij ondersteunen het programma. Middelen en personeel worden beschikbaar gesteld, en er is een sterke klantgerichte focus.

4: Leiden

Het management begrijpt het continue verbeteren-framework en is getraind in deze methodiek. Er is volledige ondersteuning van het management voor continue verbetering. Er wordt proactief gestuurd op kwaliteit en klanttevredenheid. Medewerkers worden getraind en ondersteund in continue verbetering. Iedereen wordt uitgedaagd om verspillingen in processen te herkennen en zichtbaar te maken. Er wordt gestructureerd gebruik gemaakt van continue verbetermethodieken (Lean, Lean Six Sigma, Scrum, Agile, etc.). Kaizens worden uitgevoerd.

5: Optimaliseren

In deze fase is continue verbetering verankerd in de cultuur van de organisatie en maakt het deel uit van de besluitvorming. De huidige situatie wordt structureel geanalyseerd door het stellen van vragen en het verzamelen van data, zoals medewerkerstevredenheid en klanttevredenheidsonderzoek, klachten rapportage, benchmark gegevens etc.  Medewerkers krijgen tijd en middelen voor het uitvoeren van Kaizens. Er worden week -en dagstarten gehouden. Continue Verbeteren staat in de functiebeschrijving als competentie.

Voorbeeld vragenlijst voor de 0-meting cultuur:

Een grondige vragenlijst helpt je om de huidige stand van de organisatiecultuur en de mate van Lean-implementatie in kaart te brengen. De vragen moeten gericht zijn op verschillende aspecten van de organisatie, zoals relaties tussen managers en medewerkers, ondersteuning door het management, verbeterinitiatieven, klantgerichtheid, kwaliteitsborging, en nog veel meer.

Met deze voorbeeld vragenlijst kan je aan je analyse beginnen:

1. Hoe zou je de relatie beschrijven tussen managers en niet-managers? Beschrijf gedrag dat typisch is voor deze relatie.
2. Op welke manier zorgt het management voor support?
3. Wanneer is er voor het laatst een belangrijke poging tot verbetering ondernomen? Hoe lang hield het effect aan?
4. Welke verbeteractiviteiten zijn er nu gaande?
5. Werken jullie met doelstellingen op het gebied van CI (Continue Improvement)?
6. Is er budget voor CI?
7. Zijn er FTE’s vrijgemaakt voor CI?
8. Zijn er op dit moment formele veranderingsinitiatieven gaande?
9. Welke waarde voeg jij toe voor de klant?
10. Wat zijn de huidige verspillingen in het proces?
11. Hoe is de organisatie in het verleden omgegaan met initiatieven tot verandering?
12. Hoe effectief waren deze veranderingsinitiatieven?
13. Hoeveel leden van de huidige organisatie zijn bij dit veranderingsinitiatief betrokken geweest?
14. Wat doe je als er van de afgesproken standaard wordt afgeweken?
15. Wat doe je als er fouten worden gemaakt?
16. Welke standaarden en procedures worden er gebruikt?
17. Wie ontwikkelt bij jullie de standaarden?
18. Werken jullie met doelstellingen?
19. Weet jij wat de vraag/bestelling etc. van de klant is?
20. Wat doen jullie met binnengekomen klachten?
21. Voeren jullie regelmatig klanttevredenheidsonderzoeken uit?
22. Op welke KPI’s wordt er gestuurd?
23. Wanneer heb je voor het laatst feedback gekregen?
24. Wanneer heb je voor het laatst feedback gegeven?
25. Hoe vaak evalueren jullie het proces?
26. Weten jullie wie jullie klanten zijn en welke waarde jullie toevoegen?
27. Wordt afwijken van de standaard geaccepteerd?
28. Worden processen geanalyseerd op en door de werkvloer?
29. Zijn jullie planningen gericht op een gelijkmatige verdeling van de werklast/werkcapaciteit?
30. Worden problemen opgelost op en door de werkvloer?
31. Is er transparantie op ieder niveau in de organisatie?
32. Mogen jullie fouten maken als jullie er maar van leren?
33. Zijn jullie doelstellingen een afgeleide van de doelstellingen van de organisatie?
34. Weet iedereen dat alles wat hij doet waarde moet toevoegen voor de klanten?
35. Gebruiken jullie standaarden (procedures, werkwijzen) in de organisatie?
36. Is het vraagritme van de klant de hartslag voor al jullie processen?
37. Weten jullie wanneer jullie een afwijkende hoeveelheid werk hebben en sturen jullie daarop?
38. Zijn klachten een trigger om problemen te signaleren?
39. Grijpen jullie pas in als jullie begrijpen hoe het systeem functioneert en presteert?
40. Worden jullie regelmatig opgeleid?
41. Zijn individuele doelstellingen onderdeel van een persoonlijk ontwikkelingsplan?
42. Voeren jullie regelmatig klanttevredenheidsonderzoeken uit?

Vragenlijst Score:

Om de resultaten van de vragenlijst te beoordelen, is het mogelijk om een score van 1 tot 5 toe te passen voor elk antwoord. Hieronder vind je de betekenis van elke score:

1. Geen idee / weet ik niet: Dit betekent dat je geen informatie hebt over het onderwerp of je bent niet zeker van het antwoord.
2. Helemaal niet waar: Dit geeft aan dat de stelling volledig onjuist is of niet van toepassing is op jouw situatie.
3. Een beetje waar: Dit betekent dat de stelling enigszins waar is, maar misschien niet volledig of consistent in alle situaties.
4. Bijna helemaal waar: Dit geeft aan dat de stelling grotendeels waar is en overeenkomt met jouw ervaringen of observaties.
5. Helemaal waar: Dit betekent dat de stelling volledig waar is en zonder uitzondering van toepassing is op jouw situatie.

Gebruik deze scores om je antwoorden op de vragenlijst te beoordelen en zo een beter beeld te krijgen van de huidige situatie binnen jouw organisatie.

Een 0-meting van de organisatiecultuur is een belangrijke stap bij het implementeren van Lean-principes in je bedrijf. Door een grondige analyse van je huidige cultuur, met behulp van een maturity model en een uitgebreide vragenlijst, krijg je inzicht in de sterke en zwakke punten van je organisatie. Dit helpt je bij het bepalen van het juiste verander initiatief en tempo voor de Lean-implementatie. Door rekening te houden met de organisatorische randvoorwaarden, vergroot je de kans op een succesvolle en blijvende verbetering.

Nu je de vragenlijst en het scoresysteem hebt gezien, is het tijd om in actie te komen! Vul de vragenlijst in en evalueer je organisatie op basis van de gegeven scores. Gebruik de resultaten om inzichten te verkrijgen en verbeterpunten te identificeren. Samen kunnen jullie werken aan een succesvolle en efficiënte organisatie die waarde toevoegt voor haar klanten. Dus wacht niet langer, begin vandaag nog met het invullen van de vragenlijst en zet de eerste stap richting continue verbetering!

Wil je meer weten over Lean en Continu Verbeteren? Volg dan onze online Lean Black Belt training.