Wat Zijn De 10 Onderwerpen Van Een A3 Project Charter

A3 ProjectCharter: gestructureerd problemen oplossen met Lean

Een gestructureerde aanpak bij het oplossen van problemen kan bijdragen aan betere resultaten en efficiëntere processen. Bij Toyota hebben ze deze gestructureerde aanpak in de vorm van het A3 ProjectCharter op A3-papier formaat. Het A3 ProjectCharter is een visueel hulpmiddel dat helpt bij het structureren van de probleemoplossing en het communiceren van de resultaten.

Wat is een A3 ProjectCharter?

Een A3 ProjectCharter is een één pagina tellend document waarin het probleem, de huidige situatie, het doel, de kernoorzaken analyse, oplossingen, implementatieplan, planning en deelnemers, vervolgacties en evaluatie worden beschreven. Het A3 ProjectCharter is geen vastomlijnd format, maar biedt wel een kader voor het gestructureerd oplossen van problemen.

Waarom een A3 ProjectCharter?

Het A3 ProjectCharter zorgt voor een gestructureerde aanpak van problemen en draagt bij aan het creëren van een gezamenlijk beeld van het probleem en de oplossing. Het dwingt medewerkers om helder en beknopt te formuleren en het probleem en de stappen naar de oplossing inzichtelijk te maken. Door het gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals afbeeldingen, foto’s en tekeningen, grafieken etc., wordt de boodschap nog beter overgebracht.

Stappenplan voor het gebruik van een A3 ProjectCharter

1-Reden voor actie

Beschrijf de aanleiding en achtergrond van het verbetertraject. Waarom voeren we dit verbetertraject uit? Wat is het probleem dat moet worden opgelost?

2-Huidige situatie

Omschrijf de huidige situatie en onderbouw dit met gegevens die voorhanden zijn of verzamel de gegevens. Zorg dat je goed inzicht krijgt in de huidige situatie. Hoe groot is het probleem? Bijvoorbeeld hoeveel procent van de leveringen is fout, te laat etc.

3-Het doel

Beschrijf wat het resultaat is dat je wilt bereiken. Wanneer is het probleem opgelost? Welke Critical to Quality’s lossen we op?

4-Kernoorzaken analyse

Bepaal wat het probleem veroorzaakt met brainstormsessies en 5 x waarom vragen. Wat zijn de kernoorzaken van het probleem?

5-Oplossingen

Bedenk oplossingen voor het probleem. Hoe gaan we het probleem oplossen? Benoem de oplossingen en werk dit verder uit.

6-Quick Fix

Bedenk tijdelijke oplossingen voor het probleem als dat nodig is.

7-Implementatie plan

Bepaal hoe je de oplossingen gaat implementeren. Wie is er verantwoordelijk voor de implementatie? Wat gaan we doen en hoe gaan we de oplossing implementeren? Maak een actielijst.

8-Planning en deelnemers

Bepaal welke activiteiten door wie wordt uitgevoerd. Wie zijn de stakeholders en wie zijn verantwoordelijk voor de verschillende aspecten van het project? Maak een planning en zorg ervoor dat deze duidelijk is voor alle betrokkenen.

9-Vervolgacties

Als de doelstelling niet gehaald wordt, welke vervolgactie wordt er dan genomen? In vervolgacties wordt nagegaan of de veranderingen en aanpassingen daadwerkelijk de beste resultaten zullen opleveren. Het is belangrijk om hierover na te denken en een plan te hebben voor het geval de doelstelling niet gehaald wordt.

10-Evaluatie

Bepaal hoe je gaat evalueren. Wanneer het proces afwijkende resultaten laat zien, moet je door middel van evaluatie erachter komen en het proces weer in control brengen. Plan evaluatiemomenten in en zorg ervoor dat je de voortgang blijft monitoren.

Gebruik A3-projectcharters voor effectieve projectrapportage

Een A3-projectcharter is een krachtig hulpmiddel voor effectieve projectrapportage. Door het project op één pagina samen te vatten, kan iedereen die bij het project betrokken is, hetzelfde beeld hebben van het probleem, de doelstellingen en de stappen naar de oplossing. Het helpt om gefocust en gestructureerd te denken en de voortgang van het project bij te houden.

Voordelen van het gebruik van A3-projectcharters

Het gebruik van A3-projectcharters heeft verschillende voordelen:

• Eenvoudig en beknopt: alle informatie staat op één pagina, waardoor het makkelijk is om een overzicht te krijgen van het project.
• Structuur: door de gestructureerde opzet van het A3-document wordt iedereen gedwongen om helder en beknopt te formuleren.
• Samenwerking: door het gebruik van een A3-document kan iedereen die betrokken is bij het project op dezelfde pagina kijken en samenwerken om het project tot een succes te maken.
• Continu verbeteren: door het regelmatig bijwerken en updaten van het A3-document, blijf je de voortgang van het project monitoren en kan je bijsturen waar nodig.

Belangrijk is om te benadrukken dat het A3 ProjectCharter gedurende het gehele verbetertraject steeds aangevuld wordt met nieuwe informatie. Dit is een levend document dat regelmatig geüpdatet moet worden om het verbetertraject bij te sturen.

Conclusie:

Een A3 ProjectCharter is een gestructureerde manier om een probleem binnen een organisatie te definiëren en op te lossen. Het biedt een duidelijk overzicht van het probleem, de doelstellingen, de oorzaken en oplossingen en de implementatie ervan. Het A3 formaat dwingt medewerkers om het probleem en de oplossingen beknopt en helder te formuleren en maakt het gemakkelijk om het probleem visueel te maken met behulp van afbeeldingen, foto’s, grafieken en tekeningen. 

Klaar om aan de slag te gaan met Lean? Ontdek hoe A3 projectcharters je kunnen helpen bij het gestructureerd en gefocust aanpakken van problemen binnen je organisatie. Volg dan onze online Lean Green Belt training.