Hoe Werkt Een Stakeholdersanalyse?

Wat is een stakeholder in termen van Lean en Six Sigma?

Voordat we een stakeholdersanalyse kunnen uitvoeren, moeten we eerst bepalen wie onze stakeholders zijn. Een stakeholder is een persoon of groep die een specifiek belang heeft bij de besluitvorming en activiteiten van een bedrijf, organisatie of project. Stakeholders kunnen zowel interne leden van de organisatie als externe partijen zijn. In Lean Six Sigma termen zijn je klanten bijvoorbeeld belangrijke stakeholders.

Een bekende uitspraak die dit goed illustreert, is:

“There is only one boss: The customer. And he/she can fire everybody in the company from the chairman on down, simply by spending his money somewhere else!”

Dit benadrukt het belang van klanten als belangrijke stakeholders.

Naast klanten heeft een organisatie vaak te maken met andere belanghebbenden, zoals:

• Werknemers
• Leveranciers
• Partners
• Brancheorganisaties
• De overheid

Net zoals we bij de Voice of the Customer (VOC) inzicht willen krijgen in de behoeften en verwachtingen van onze klanten, is het ook belangrijk om de behoeften en verwachtingen van onze andere stakeholders te begrijpen.

In dit stuk zullen we ons richten op de interne stakeholders, die van groot belang zijn voor onze Lean Six Sigma verbetertrajecten. Vaak hebben processen binnen organisaties te maken met meerdere afdelingen, elk met hun eigen manager, teamleider en medewerkers. Dit zijn allemaal stakeholders waar wij, als Lean Six Sigma Black Belts, rekening mee moeten houden.

Maar hoe identificeer je deze stakeholders? Hier komt de stakeholdersanalyse om de hoek kijken.

Wat is een Stakeholderanalyse?

Een stakeholderanalyse is een methode om de belanghebbenden (stakeholders) van een project in kaart te brengen en hun invloed en positie te begrijpen. In Lean Six Sigma termen helpt het bij het identificeren van wie ons verbeterproject kan ondersteunen of juist kan tegenwerken.

Hoewel er verschillende vormen van stakeholdersanalyses bestaan, richten ze zich allemaal op twee belangrijke criteria:

1. Invloed: Dit criterium meet de mate waarin een stakeholder invloed kan uitoefenen op het project. Het gaat erom of een stakeholder de kracht heeft om het project te ondersteunen of juist om de voortgang te vertragen of te hinderen.
2. Belang: Dit criterium gaat over hoe belangrijk het project is voor de stakeholder. Hier wordt gekeken naar de positie van de stakeholder als ondersteuner of tegenwerker, en de interesse die hij of zij in het project heeft.

Modellen voor het uitvoeren van een Stakeholdersanalyse:

Er zijn verschillende methoden en sjablonen beschikbaar voor het uitvoeren van een stakeholderanalyse. Deze tools helpen je om te bepalen welke stakeholders van invloed zijn op het succes van een project en hoe je met hen kunt samenwerken. Hoewel de aanpak kan variëren, volgen ze allemaal dezelfde basisstappen:

1. Identificatie van stakeholders: Het in kaart brengen van alle relevante belanghebbenden. Wie zijn de betrokkenen?
2. Beoordeling van invloed en belang: Het analyseren van de invloed die elke stakeholder heeft op het project en hoe belangrijk het project voor hen is. Hoe is hun betrokkenheid bij het project?, Welke invloed hebben zij op het project?
3. Strategieën voor betrokkenheid: Het ontwikkelen van strategieën om stakeholders te betrekken, hun steun te verkrijgen en eventuele weerstand te verminderen. Hoe staan ze tegenover het project? Wat zijn de onderlinge verhoudingen tussen de stakeholders? (Dit is vooral relevant bij bijvoorbeeld ketenprojecten.)

Deze stappen en vragen vormen de kern van een effectieve stakeholderanalyse en helpen je om de verschillende belangen en relaties binnen een project goed te beheren.

Stappenplan voor het uitvoeren van een stakeholdersanalyse:

Het betrekken van stakeholders bij een verbetertraject kan belangrijk zijn voor het succes ervan. Hieronder volgen de stappen die je kunt volgen om een stakeholdersanalyse uit te voeren:

1-Identificatie van stakeholders:

Dit is de eerste en belangrijke stap. Hier breng je alle mogelijke belanghebbenden in kaart die op de een of andere manier bij het verbetertraject betrokken kunnen zijn. Een stakeholder kan een persoon, groep, of organisatie zijn die wordt beïnvloed door het resultaat van het traject, of die invloed kan uitoefenen op de uitvoering ervan. Vanuit je procesbeschrijving kun je de relevante afdelingen en medewerkers in kaart brengen. Het opstellen van een SIPOC-diagram kan hierbij helpen, omdat het een overzicht geeft van de verschillende leveranciers, inputs, processen, outputs en klanten.

2-Classificatie van stakeholders:

Het onderscheid maken tussen primaire en secundaire stakeholders helpt bij het identificeren van de belangrijkste betrokkenen. Primaire stakeholders zijn meestal direct betrokken bij de activiteiten van het project, terwijl secundaire stakeholders indirect betrokken zijn. Dit onderscheid helpt bij het bepalen waar de focus en middelen vooral op gericht moeten zijn. Vraag jezelf af: Welke afdelingen hebben de meeste impact op je verbetertraject?

3-Interviews en informatie verzamelen:

Dit kan door middel van directe communicatie met de stakeholders, zoals interviews. Deze stap helpt bij het ontwikkelen van een passende communicatiestrategie en bij het bepalen hoe je de belangen van verschillende stakeholders in het verbetertraject kunt integreren. Een kickoff met de betrokken afdelingen kan ook helpen om nuttige informatie te verzamelen.

4-Beoordeling van het belang en de invloed van de stakeholders:

In deze stap geef je een score aan het belang en de invloed van elke stakeholder, variërend van “zeer hoog” tot “laag”. Deze beoordeling helpt om te bepalen wie de meest invloedrijke betrokkenen zijn en wiens belangen het meest betrokken zijn bij het verbetertraject. Gebruik de volgende scores:

• Zeer hoog (ZH)
• Hoog (H)
• Matig (M)
• Laag (L)

5-Categorisatie van stakeholders:

Op basis van de scores voor belang en invloed worden de stakeholders ingedeeld in vier categorieën: Belangrijke Speler, Belanghebbende, Beïnvloeder, en Toeschouwer. Elke categorie geeft aan hoe je met de verschillende stakeholders kunt omgaan, variërend van nauwe betrokkenheid (voor Belangrijke Spelers) tot minimale aandacht (voor Toeschouwers). We hanteren vier categorieën:

1. Belangrijke speler
2. Belanghebbende
3. Beïnvloeder
4. Toeschouwer

6-Het vaststellen van de wensen en eisen van de stakeholders:

Tot slot is het belangrijk om de wensen en eisen van de stakeholders te begrijpen. Beslis of je hen actief betrekt bij je verbeterproject, een specifieke rol geeft in het traject, of dat periodieke terugkoppeling voldoende is.

Door deze stappen te volgen, kun je een stakeholdersanalyse uitvoeren die helpt bij het effectief navigeren van het verbetertraject en het beheren van de verschillende belangen die erbij betrokken zijn.

Conclusie:

Een stakeholdersanalyse is een nuttig instrument in Lean en Six Sigma, waarmee je inzicht krijgt in de belanghebbenden die betrokken zijn bij een project. Door te bepalen wie je stakeholders zijn en hun invloed en belangen te analyseren, kun je beter begrijpen wie je project kan ondersteunen of mogelijk tegenwerken. Het proces begint met het identificeren van alle relevante stakeholders en gaat verder met het beoordelen van hun invloed en belang. Vervolgens kun je strategieën ontwikkelen om hen te betrekken en om te gaan met eventuele weerstand.

Het uitvoeren van een stakeholdersanalyse helpt je om de verschillende belangen en relaties binnen een project goed te beheren, wat bijdraagt aan het behalen van de gewenste resultaten. Door deze aanpak kun je ervoor zorgen dat alle betrokken partijen op een constructieve manier samenwerken, wat de kans op een succesvol project vergroot.

Wil je meer weten over stakeholdersanalyse en Lean Six Sigma? Schrijf je in voor onze online Black Belt opleiding en til je vaardigheden naar een hoger niveau!