UDMO en Operationele Meetdefinitie in Lean Six Sigma

In een Lean Six Sigma-proces, waar precisie en betrouwbaarheid van metingen belangrijk zijn, speelt het definiëren van metingen een belangrijke rol. Het is essentieel om eerst vast te stellen wat we precies meten en hoe we dat doen. Dit bereiken we door operationele definities op te stellen. Het doel van deze definities is om een werkbare en valide beschrijving van indicatoren te geven, zodat metingen consistent, nauwkeurig en herhaalbaar zijn. Een van de meest effectieve hulpmiddelen hiervoor is de UDMO-methode. Wat mij vaak opvalt in organisaties is dat er, wanneer het gaat over definities en metingen, veel verschillende interpretaties bestaan.

Wat is UDMO?

UDMO staat voor Unit, Defects, Metric, Opportunity. Het is een structuur die wordt gebruikt binnen Six Sigma om operationele definities vast te leggen. Met behulp van een UDMO kunnen we precies bepalen wat we meten (Unit), wanneer een meting als defect wordt beschouwd (Defects), in welke eenheid de meting wordt uitgedrukt (Metric), en hoeveel kansen er zijn voor fouten binnen een proces (Opportunity). Door deze elementen duidelijk te definiëren, zorgen we voor helderheid en eenduidigheid in hoe metingen worden uitgevoerd en geïnterpreteerd.

De Onderdelen van UDMO

Laten we de vier onderdelen van UDMO eens nader bekijken:

Unit: Wat wordt er precies gemeten?

De ‘Unit’ in UDMO verwijst naar het specifieke object of de specifieke output die gemeten wordt. Dit kan een fysiek product zijn, een dienst of een resultaat van een proces. In een productieomgeving kan de ‘Unit’ bijvoorbeeld de kwaliteit van een afgewerkt product zijn, zoals het aantal goed functionerende apparaten. Het vaststellen van wat precies gemeten wordt, is belangrijk omdat dit de basis vormt voor alle verdere metingen en analyses. Zonder een duidelijke omschrijving van de ‘Unit’ is het lastig om betrouwbare en bruikbare data te verzamelen, en het herhalen van metingen kan dan problemen opleveren.

Defects: Wanneer is iets fout?

Het ‘Defects’-onderdeel van UDMO geeft aan wanneer een meting als fout of defect wordt beschouwd. Dit is een belangrijk aspect omdat het bepaalt welke afwijkingen in het proces acceptabel zijn en welke niet. Bijvoorbeeld, bij kwaliteitscontroles kan een defect worden gedefinieerd als een apparaat dat niet aangaat wanneer de aan-knop wordt ingedrukt. Het is essentieel dat de criteria voor defecten duidelijk en begrijpelijk zijn, zodat er geen misverstanden ontstaan over wat wel en niet als defect wordt gezien. Denk bijvoorbeeld aan een afspraak met de klant over een specifieke levertijd.

Metric: In welke eenheid wordt gemeten?

‘Metric’ verwijst naar de specifieke eenheid of maat waarin de output wordt gemeten. Dit kan variëren van eenvoudige numerieke tellingen, zoals het aantal geproduceerde eenheden, tot complexere metingen zoals de concentratie van een chemische stof in een vloeistof, uitgedrukt in milligram per liter. Het is belangrijk dat de meeteenheden goed worden vastgelegd en dat ze consistent worden gebruikt. Inconsistent gebruik van meeteenheden kan leiden tot verkeerde interpretaties van data en, uiteindelijk, tot verkeerde beslissingen.

Opportunity: Hoeveel kansen zijn er voor een fout?

Het laatste onderdeel van UDMO, ‘Opportunity’, geeft aan hoeveel mogelijkheden er zijn binnen het proces voor een fout om op te treden. Bijvoorbeeld, als een apparaat meerdere functies heeft (aan/uit, volume, instellingen), dan is elke functie een ‘opportunity’ voor een defect. Het vaststellen van het aantal kansen voor een fout is belangrijk omdat het helpt bij het berekenen van defectpercentages en bij het vinden van manieren om het proces te verbeteren. Hoe meer ‘opportunities’ er zijn, hoe groter de kans op fouten, en hoe belangrijker het is om deze goed te monitoren en te beheersen.

Het Belang van UDMO in Lean Six Sigma

In Lean Six Sigma is het doel om variatie in processen te verminderen en consistente resultaten te behalen. UDMO speelt een belangrijke rol in dit proces, omdat het zorgt voor een uniforme en betrouwbare manier van meten. Zonder een duidelijke en goed vastgelegde UDMO is het lastig om processen nauwkeurig te analyseren en te verbeteren.

Een goed gedefinieerde UDMO helpt je bij:

• Consistentie in metingen waarborgen: Wanneer alle teamleden dezelfde definities gebruiken, worden metingen op dezelfde manier uitgevoerd, ongeacht wie de meting doet.
• Nauwkeurigheid van data verbeteren: Door precies vast te leggen wat er wordt gemeten, hoe het wordt gemeten en wanneer iets als defect wordt beschouwd, verklein je de kans op fouten bij het verzamelen van data.
• Effectief communiceren: Een gemeenschappelijke operationele definitie zorgt ervoor dat alle betrokkenen dezelfde taal spreken, wat belangrijk is voor het maken van goed onderbouwde beslissingen.

Praktisch Voorbeeld van UDMO in Actie

Hier zijn drie voorbeelden van UDMO, elk toegepast in een andere context:

1. Productieproces: Productie van Auto-onderdelen

• Unit: Het te meten object is een auto-onderdeel, bijvoorbeeld een motorblok.
• Defects: Een defect kan worden gedefinieerd als een motorblok met een foutieve boring in een van de cilinders, waardoor de specificaties niet worden gehaald.
• Metric: De meting wordt gedaan in millimeters om te bepalen of de boring binnen de tolerantiegrenzen valt.
• Opportunity: Elke cilinder in het motorblok biedt een mogelijkheid voor een foutieve boring. Als er vier cilinders zijn, zijn er vier kansen op een defect.

2. Administratief Proces: Verwerking van Facturen

• Unit: De ‘Unit’ is een individuele factuur die wordt verwerkt.
• Defects: Een defect wordt gedefinieerd als een fout in de factuur, zoals een verkeerd ingevoerd bedrag of een incorrect klantnummer.
• Metric: De meting is het aantal getelde fouten per verwerkte factuur.
• Opportunity: Elke invoer van een bedrag, klantnummer, of datum op de factuur is een kans voor een fout. Als een factuur bijvoorbeeld drie invoervelden heeft (bedrag, klantnummer, datum), zijn er drie kansen op een defect.

3. Ziekenhuisproces: Toediening van Medicatie

• Unit: Het te meten object is een enkele toediening van medicatie aan een patiënt.
• Defects: Een defect wordt gedefinieerd als een foutieve medicatietoediening, zoals het toedienen van de verkeerde dosering of het verkeerde medicijn.
• Metric: De meting is het aantal foutieve toedieningen per patient.
• Opportunity: Elke stap in het toedieningsproces, zoals het controleren van de medicatie, de dosering en de patiëntidentificatie, biedt een kans voor een fout. Als er drie stappen zijn in het proces, zijn er drie kansen op een defect.

Deze voorbeelden illustreren hoe UDMO in verschillende sectoren kan worden toegepast om metingen te standaardiseren en processen te verbeteren.

Het Opstellen van een Meetplan met UDMO

Nadat de UDMO is vastgesteld, is de volgende stap het opstellen van een meetplan. Dit plan beschrijft hoe de metingen worden uitgevoerd, welke data worden verzameld, en hoe de resultaten worden geanalyseerd. Een goed meetplan bevat de volgende elementen:

• Doel van de meting: Waarom wordt de meting uitgevoerd? Wat hoopt het team te bereiken?
• Meetmethoden: Welke methoden en instrumenten worden gebruikt om de data te verzamelen?
• Frequentie van metingen: Hoe vaak worden de metingen uitgevoerd? Is dit dagelijks, wekelijks, of na elke productierun?
• Data-analyse: Hoe worden de verzamelde data geanalyseerd en gerapporteerd? Worden statistische methoden gebruikt?
• Verantwoordelijkheden: Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de metingen en het analyseren van de data?

Het meetplan vormt de basis voor continue procesverbetering binnen Six Sigma. Zonder een goed meetplan, gebaseerd op een duidelijke UDMO, zouden verbeteringsprojecten mogelijk niet de gewenste resultaten opleveren.

Conclusie

In Lean Six Sigma is het belangrijk om duidelijkheid en consistentie te hebben in hoe metingen worden uitgevoerd en geïnterpreteerd. De UDMO-structuur biedt een eenvoudige manier om operationele definities vast te leggen, wat helpt om metingen nauwkeuriger en betrouwbaarder te maken. Door UDMO te gebruiken, kunnen teams ervoor zorgen dat ze op de juiste manier meten wat belangrijk is, wat de basis vormt voor het verbeteren van processen en het bereiken van Six Sigma-doelen.

Bij het opstellen van een meetplan is het gebruik van UDMO een eerste stap. Het zorgt ervoor dat metingen specifiek, herhaalbaar en relevant zijn, wat nodig is voor blijvende verbeteringen in processen. Met UDMO als basis kunnen organisaties hun meetprocessen verbeteren, variaties verminderen, en uiteindelijk de kwaliteit van hun producten en diensten verhogen.

Wil je meer leren over data-analyse, operationele definities en het verbeteren van processen? Onze online Lean Six Sigma Black Belt training biedt precies wat je nodig hebt.