Kennisbank

Wat is de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus?

Wat is de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus?

De Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus is een van de meest effectieve methoden om continue verbetering te realiseren en vormt de basis voor kwaliteitsmanagement– en verbeteringsinitiatieven, zoals Kaizen, Lean en Lean Six Sigma. Los van deze initiatieven kun je de PDCA eigenlijk wel overal op toepassen.

De PDCA-cyclus in Lean en Kaizen werkt als volgt:

In Lean en Kaizen werkt de PDCA-cyclus als een continue verbeter methode door problemen in processen te identificeren en met de PDCA-cirkel systematisch op te lossen. Je plant (P) de verbetering, voert de oplossing door (D), je controleert of de verbeteringen goed zijn (C) en je zorgt ervoor dat zodra er weer een probleem of verspilling is je actie onderneemt (A) door weer de PDCA-cyclus te doorlopen.

De oorsprong van de PDCA-cyclus

Hoewel vaak gedacht wordt dat W. Edwards Deming het PDCA-model heeft bedacht, was het eigenlijk Walter Shewhart die het in de jaren dertig ontwikkelde. Shewhart, een fysicus bij Bell Telephone, legde hiermee de basis voor statistische kwaliteitscontrole, zoals Statistical Process Control (SPC).

In de jaren vijftig introduceerde Deming het PDCA-model in Japan, waar het dankzij de Kaizen-filosofie populair werd en bekend werd als de Deming-cyclus. Soms wordt het model aangeduid als Plan-Do-Study-Act (PDSA), waarbij het ‘Check’-element is vervangen door ‘Study’.

Wat is het verschil tussen het PDCA-model en de PDSA-cyclus?

Hoewel het PDCA-model en de PDSA-cyclus beide gericht zijn op continue verbetering en kwaliteitsmanagement, zijn er enkele verschillen tussen de twee:

  • PDCA (Plan-Do-Check-Act): In deze cyclus wordt het ‘Check’-element gebruikt om de resultaten van de geïmplementeerde oplossing te evalueren en eventuele afwijkingen, successen of mislukkingen te identificeren.
  • PDSA (Plan-Do-Study-Act): Hier ligt de nadruk op het ‘Study’-element, dat meer nadruk legt op de analyse van de resultaten, in plaats van alleen het controleren van de resultaten. Dit model benadrukt het leren van de bevindingen en het begrijpen van de redenen achter de uitkomsten.

Beide modellen hebben vergelijkbare doelen en stappen, maar PDSA legt meer nadruk op het leren en analyseren van de resultaten, terwijl PDCA meer gericht is op het controleren van de resultaten.

Hoe voer je een Lean of  traject uit met de vier fasen van de PDCA-cyclus?

 

Illustratie van het PDCA (Plan-Do-Check-Act) model. Het toont vier met elkaar verbonden post-its op een blauwe achtergrond met spatten van gele verf. De bovenste post-it is gelabeld 'PLAN' met de tekst 'Stel een verbeterplan op'. Rechts daarvan is de 'DO' post-it met 'Voer het verbeterplan volgens planning uit'. Onderaan is de 'CHECK' post-it die zegt 'Controleer of je de doelen uit het verbeterplan nog haalt'. Links is de 'ACT' post-it met 'Onderneem actie als je de doelen niet haalt'. In het midden van de vier post-its is een afgebrokkelde witte cirkel met de letters 'PDCA' waarbij elke letter in een kwart van de cirkel staat.

Een Lean traject voer je uit met de PDCA-cyclus door de vier fasen te doorlopen. Hiermee kun je verspillingen identificeren, oplossingen implementeren en evalueren van verbeteringen.

1-Plan-fase van de PDCA-cyclus:

De Plan-fase is de eerste stap in de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. In deze fase wordt het probleem gedefinieerd, de huidige situatie geanalyseerd, en een plan van aanpak opgesteld. Hieronder worden de belangrijkste aspecten van de Plan-fase uiteengezet.

  1. Probleemdefinitie: Definieer het probleem duidelijk en stel meetbare doelen op.
  2. Analyseer de huidige situatie: Breng processen in kaart en identificeer knelpunten.
  3. Plan voor verandering: Maak een concreet plan van aanpak en bepaal benodigde middelen.
  4. Bepaal verantwoordelijkheden: Wijs taken toe en zorg voor duidelijke communicatie.

De Plan-fase van de PDCA-cyclus en vormt de basis voor het succes van het continue verbeteringsproces. Door het probleem duidelijk te definiëren, de huidige situatie te analyseren, en een plan van aanpak op te stellen, leg je de fundering voor een effectieve en gestructureerde aanpak van het verbeteren van processen en systemen binnen je organisatie.

2-Do-fase van de PDCA-cyclus:

De Do-fase is de tweede stap in de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus en richt zich op het uitvoeren van het verbeterplan. In deze fase worden de voorgestelde veranderingen geïmplementeerd in een testomgeving of op kleine schaal, onder gecontroleerde omstandigheden. 

  1. Implementeer het plan: Voer veranderingen uit op kleine schaal en train medewerkers.
  2. Monitoren en meten: Houd de voortgang bij en meet prestaties.
  3. Communiceer en betrek medewerkers: Houd iedereen op de hoogte en moedig feedback aan.
  4. Aanpassen en bijsturen: Pas het plan aan als de resultaten tegenvallen.

De Do-fase in de PDCA-cyclus is belangrijk voor het testen en valideren van de voorgestelde oplossingen. Door het plan uit te voeren in een gecontroleerde omgeving, de resultaten te monitoren en te meten, en effectief te communiceren met betrokken medewerkers, kan een organisatie de effectiviteit van de voorgestelde oplossingen beoordelen en eventuele aanpassingen doorvoeren om uiteindelijk tot een succesvolle verbetering van processen en systemen te komen.

3-Check-fase van de PDCA-cyclus:

De Check-fase is de derde stap in de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus en richt zich op het evalueren van de resultaten van het uitgevoerde verbeterplan. In deze fase worden de verzamelde gegevens geanalyseerd om te bepalen of het proces daadwerkelijk is verbeterd. Indien nodig kunnen aanpassingen worden gemaakt en nieuwe pogingen worden ondernomen om het gewenste resultaat te bereiken.

  1. Analyseer de resultaten: Vergelijk data met de gestelde doelen.
  2. Identificeer verbeterpunten: Zoek naar verbeterpunten en gebruik feedback van medewerkers.
  3. Beslis over aanpassingen: Bepaal of het plan moet worden aangepast.
  4. Documenteer en communiceer: Leg bevindingen vast en informeer alle betrokkenen.

De Check-fase van de PDCA-cyclus is belangrijk om te beoordelen of het uitgevoerde verbeterplan daadwerkelijk tot procesverbetering heeft geleid. Door de resultaten te analyseren, verbeterpunten te identificeren en indien nodig aanpassingen door te voeren, kan een organisatie leren van haar ervaringen en de effectiviteit van het continue verbeteringsproces verder versterken.

4-Act-fase van de PDCA-cyclus:

De Act-fase is de vierde en laatste stap in de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus en richt zich op het implementeren van de succesvolle veranderingen op grotere schaal. In deze fase worden de bijgewerkte standaarden vastgesteld en wordt ervoor gezorgd dat iedereen de nieuwe voorschriften naleeft. De PDCA-cyclus wordt in Japan vaak gebruikt als basis voor het uitvoeren van Kaizens, die zich richten op dagelijkse kleine verbeteringen.

  1. Implementeer succesvolle veranderingen: Rol succesvolle veranderingen organisatiebreed uit.
  2. Werk standaarden bij: Update procedures en richtlijnen.
  3. Train en informeer medewerkers: Zorg dat iedereen de nieuwe werkwijzen begrijpt.
  4. Borg de verbeteringen: Monitor veranderingen en voorkom terugval.
  5. Kaizens en PDCA-cyclus: Gebruik de PDCA-cyclus voor dagelijkse kleine verbeteringen (Kaizens).

De Act-fase van de PDCA-cyclus is gericht op het implementeren en borgen van de succesvolle veranderingen in de organisatie. Door de bijgewerkte standaarden en voorschriften toe te passen, medewerkers te trainen en te informeren, en een cultuur van continue verbetering te bevorderen, kan een organisatie blijven groeien en haar prestaties verbeteren. Het gebruik van de PDCA-cyclus in combinatie met Kaizens stelt bedrijven in staat om gestructureerd en systematisch verbeteringen door te voeren en een cultuur van continue verbetering te creëren.

De rol van PDCA in Lean en Kaizen

In Japan wordt de PDCA-cyclus gezien als het basismodel voor het uitvoeren van Kaizens, dagelijkse kleine verbeteringen die bijdragen aan een groter geheel. In de Lean-methode wordt de PDCA-cyclus vooral gebruikt bij kleine en dagelijkse verbeteracties, de zogenaamde Kaizens of Daily Improvements. In de Lean-filosofie streef je naar het elimineren van verspilling en het optimaliseren van processen, en de PDCA-cyclus speelt hierin een belangrijke rol.

Het mooie van het PDCA-model is dat het door iedereen makkelijk te begrijpen en toe te passen is. Je hebt geen uitgebreide Lean training of een Green Belt training nodig om ermee aan de slag te gaan. Iedere medewerker in je organisatie kan het toepassen.

Door je medewerkers actief met de PDCA-cyclus aan de slag te laten gaan, creëer je betrokkenheid en maak je ze verantwoordelijk voor de verbeteringen. Het streven van de Lean-filosofie is om een cultuur van continue verbeteren te creëren, en de PDCA-cyclus is hier een perfecte methode voor.

Conclusie PDCA-cyclus

De PDCA-cyclus is een methode voor continue verbetering, met een bewezen staat van dienst in diverse industrieën en organisaties. Door de PDCA-cyclus consequent toe te passen, kun je processen continu verbeteren en een cultuur van continu verbeteren onder medewerkers creëren. Ongeacht de grootte of het type organisatie, kan de PDCA-cyclus bijdragen aan het verbeteren van processen.

 

Voorbeelden PDCA-Cyclus:


 

 

1: Voorbeeld PDCA-Cyclus in Dienstverlening: Administratief Proces

Situatie: Een dienstverlenend bedrijf wil de efficiëntie van hun facturatieproces verbeteren om fouten te verminderen en de tijd die nodig is om facturen te versturen, te verkorten.

1. Plan

Identificeer het probleem: Het huidige facturatieproces is traag en foutgevoelig, wat leidt tot klantklachten en vertraagde betalingen.

Doel: Verbeter de nauwkeurigheid en snelheid van het facturatieproces binnen drie maanden.

Plan van aanpak:

  • Analyseer het huidige facturatieproces.
  • Verzamel gegevens over fouten en de tijd die nodig is voor elke stap in het proces.
  • Onderzoek de mogelijke oorzaken van de problemen.
  • Ontwikkel een verbeterplan met duidelijke stappen, zoals het verspillingvrij maken van het proces.

2. Do

Implementatie:

  • Voer de voorgestelde verbeteringen op kleine schaal uit, bijvoorbeeld in een pilotproject met één team of afdeling.
  • Test de nieuwe processtappen.
  • Train de medewerkers die betrokken zijn bij het facturatieproces op de nieuwe werkwijze.

3. Check

Evaluatie:

  • Vergelijk de resultaten van de pilotperiode met de oorspronkelijke gegevens.
  • Analyseer de uitkomsten om te bepalen of de verbeteringen hebben geleid tot minder fouten en een snellere verwerkingstijd.
  • Identificeer afwijkingen, successen en mislukkingen.
  • Verzamel feedback van de medewerkers die bij de pilot betrokken waren.

4. Act

Aanpassingen en implementatie:

  • Op basis van de evaluatie, voer de nodige aanpassingen door.
  • Als er nog problemen zijn, begin de cyclus opnieuw met een aangepast plan.
  • Communiceer de verbeteringen en de resultaten aan alle medewerkers.
  • Zorg voor voortdurende monitoring en verdere kleine aanpassingen indien nodig.

Resultaat

Door het doorlopen van de PDCA-cyclus heeft het bedrijf het facturatieproces verbeterd, wat heeft geleid tot:

  • Een vermindering van fouten met 10%.
  • Een verkorting van de facturatiecyclus van 7 naar 4 dagen.
  • Verhoogde tevredenheid onder klanten en medewerkers.

Voortdurende verbetering

Het bedrijf blijft de PDCA-cyclus toepassen om verdere verbeteringen te identificeren en door te voeren, waardoor een cultuur van continu verbeteren wordt bevorderd.


 

 

2: Voorbeeld PDCA-Cyclus in de Zorg: Verbetering van het Medicatiebeheer

Situatie: Een ziekenhuis wil het medicatiebeheer verbeteren om medicatiefouten te verminderen en de patiëntveiligheid te verhogen.

1. Plan

Identificeer het probleem: Er worden regelmatig medicatiefouten gemeld, wat leidt tot risico’s voor patiënten en verhoogde werkdruk voor het personeel.

Doel: Verminder het aantal medicatiefouten met 20% binnen zes maanden.

Plan van aanpak:

  • Analyseer het huidige medicatiebeheerproces.
  • Verzamel gegevens over waar en wanneer fouten optreden.
  • Onderzoek de oorzaken van de fouten met een Ishikawa-diagram, bijvoorbeeld onduidelijke communicatie of slechte documentatie.
  • Ontwikkel een verbeterplan met stappen zoals het verbeteren van de communicatie tussen medisch specialisten en verpleegkundigen.

2. Do

Implementatie:

  • Voer de voorgestelde verbeteringen op kleine schaal uit, bijvoorbeeld op één afdeling van het ziekenhuis.
  • Verbeter de communicatieprotocollen.

3. Check

Evaluatie:

  • Vergelijk de resultaten van de pilotperiode met de oorspronkelijke gegevens over medicatiefouten.
  • Analyseer de uitkomsten om te bepalen of de verbeteringen hebben geleid tot minder fouten.
  • Identificeer afwijkingen, successen en mislukkingen.
  • Verzamel feedback van het personeel dat bij de pilot betrokken was.

4. Act

Aanpassingen en implementatie:

  • Op basis van de evaluatie, voer de nodige aanpassingen door.
  • Als er nog problemen zijn, begin de cyclus opnieuw met een aangepast plan.
  • Communiceer de verbeteringen en de resultaten aan alle medewerkers.
  • Zorg voor voortdurende monitoring en verdere kleine aanpassingen indien nodig.

Resultaat

Door het doorlopen van de PDCA-cyclus heeft het ziekenhuis het medicatiebeheer verbeterd, wat heeft geleid tot:

  • Een vermindering van medicatiefouten met 15%.
  • Verhoogde tevredenheid onder patiënten en personeel.
  • Een efficiënter en veiliger medicatiebeheerproces.

Voortdurende verbetering

Het ziekenhuis blijft de PDCA-cyclus toepassen om verdere verbeteringen te identificeren en door te voeren, waardoor een cultuur van continue verbeteren wordt bevorderd.


 

 

3: Voorbeeld PDCA-Cyclus in het Productieproces: Verbetering van de Efficiëntie op de Assemblagelijn

Situatie: Een fabriek wil de efficiëntie van haar assemblagelijn verbeteren om de productiesnelheid te verhogen en kosten te verlagen.

1. Plan

Identificeer het probleem: De huidige assemblagelijn kent te veel stilstand en inefficiënties, wat leidt tot lagere productiesnelheden en hogere kosten.

Doel: Verhoog de productiesnelheid met 20% binnen zes maanden zonder kwaliteitsverlies.

Plan van aanpak:

  • Analyseer het huidige assemblageproces om knelpunten en oorzaken van stilstand te identificeren.
  • Verzamel gegevens over de productiesnelheid, stilstandtijd en oorzaken van inefficiënties.
  • Brainstorm over mogelijke oorzaken en oplossingen, zoals optimalisatie van workflow, betere lay-out van de werkstations, en onderhoud van machines.
  • Ontwikkel een gedetailleerd verbeterplan met concrete stappen om de efficiëntie te verhogen, zoals het herstructureren van de werkstations en het invoeren van een preventief onderhoudsprogramma.

2. Do

Implementatie:

  • Voer de voorgestelde verbeteringen uit op een testproductielijn om de effecten te evalueren.
  • Optimaliseer de workflow door werkstations te herstructureren en machines te onderhouden volgens het nieuwe plan.
  • Train medewerkers op de nieuwe werkwijzen en het belang van preventief onderhoud.

3. Check

Evaluatie:

  • Meet de productiesnelheid en stilstandtijd na de implementatie van de verbeteringen.
  • Vergelijk deze gegevens met de oorspronkelijke situatie om de impact van de veranderingen te bepalen.
  • Analyseer de resultaten om te zien of de doelstellingen zijn bereikt en identificeer eventuele afwijkingen, successen of mislukkingen.
  • Verzamel feedback van de operators en productiemanagers over de nieuwe werkwijzen.

4. Act

Aanpassingen en implementatie:

  • Op basis van de evaluatie, voer de nodige aanpassingen door. Als de verbeteringen effectief zijn, implementeer ze dan op alle productielijnen.
  • Als er nog problemen zijn, begin de cyclus opnieuw met een aangepast plan.
  • Communiceer de verbeteringen en resultaten aan alle medewerkers om hun betrokkenheid te vergroten.
  • Zorg voor voortdurende monitoring en verdere kleine aanpassingen indien nodig om de efficiëntie verder te verhogen.

Resultaat

Door het doorlopen van de PDCA-cyclus heeft de fabriek de efficiëntie van haar assemblagelijn verbeterd, wat heeft geleid tot:

  • Een verhoging van de productiesnelheid met 25%.
  • Verminderde stilstandtijd en lagere operationele kosten.
  • Verhoogde tevredenheid onder medewerkers door duidelijkere processen en betere werkomstandigheden.

Voortdurende verbetering

De fabriek blijft de PDCA-cyclus toepassen om verdere verbeteringen te identificeren en door te voeren, waardoor een cultuur van continue verbeteren wordt bevorderd.

Online Lean training:
100% Lean, helemaal op jouw tempo

Veel gelezen in onze kennisbank