Stappenplan voor een Lean Six Sigma Verbeterproject

Lean Six Sigma-projecten volgen een gestructureerde methode die is ontworpen om systematisch problemen in bedrijfsprocessen op te lossen. Deze methode is gebaseerd op vijf fasen, elk met een specifiek doel en een organiserende vraag die moet worden beantwoord voordat het project naar de volgende fase kan gaan. Het proces is flexibel, en de duur van elke fase hangt af van de complexiteit van het probleem en de beschikbare gegevens. Aan het eind van elke fase vindt er meestal een review (tollgate) plaats met de stakeholders en een of meer Black Belts om de voortgang te evalueren en de volgende stappen te bepalen. Dit stappenplan wordt samengevat in het acroniem DMAIC, wat staat voor Define, Measure, Analyze, Improve, en Control.

De Define Fase

De Define-fase is de eerste stap in een Lean Six Sigma-project. Deze fase draait om het definiëren van het probleem vanuit een bedrijfs- en klantperspectief. De kernvraag die hier moet worden beantwoord is: “Hebben we het probleem duidelijk gedefinieerd vanuit een bedrijfsperspectief?”

In deze fase wordt vaak een projectleider aangewezen, meestal een Green Belt of Black Belt, die verantwoordelijk is voor het leiden van het project. De projectleider ontvangt een gedetailleerde beschrijving van het probleem, vaak aangeduid als de projectcharter. Dit document bevat belangrijke informatie zoals de probleemstelling, doelstellingen, projectomvang, en de tijdlijn. Het projectteam wordt samengesteld, vaak met een mix van Green Belts, Black Belts, en Yellow Belts, afhankelijk van de complexiteit van het probleem.

Het team verzamelt input van stakeholders en klanten om een volledig beeld te krijgen van het probleem. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat het probleem goed wordt begrepen en dat de oplossing uiteindelijk de klanttevredenheid zal verbeteren. Het resultaat van deze fase is een duidelijk gedefinieerd probleem dat klaar is voor verdere analyse in de volgende fase.

De Measure Fase

De Measure-fase is de tweede stap in het DMAIC-proces en richt zich op het vaststellen van de huidige prestaties van het proces, product of dienst. De vraag die hier centraal staat is: “Begrijpen we het werk en de stroom (Flow) van elk van de stappen in het huidige proces, en hebben we de procesprestaties bij elke stap gemeten?”

In deze fase wordt de basislijn van de huidige procesprestaties vastgesteld. Dit gebeurt door het meten van de Critical to Quality’s (CTQ) die zijn geïdentificeerd tijdens de Define-fase. Deze metingen helpen bij het vaststellen van de omvang van het probleem en bieden een objectieve basis voor verdere analyse.

Het meetproces kan complex en tijdrovend zijn, vooral als het proces niet goed gecontroleerd of gestandaardiseerd is. In veel gevallen is dit de langste fase van een Lean Six Sigma-project, omdat het vereist dat het team alle relevante gegevens verzamelt en analyseert om een nauwkeurig beeld te krijgen van het huidige proces. Deze gegevens zullen dienen als referentiepunt om verbeteringen in latere fasen te evalueren.

De Analyse Fase

De Analyse-fase is de derde stap in het DMAIC-proces en richt zich op het identificeren van de werkelijke oorzaken van het probleem. De kernvraag in deze fase is: “Hebben we de werkelijke oorzaak of oorzaken van het probleem duidelijk geïdentificeerd?”

In deze fase worden de gegevens die zijn verzameld tijdens de Measure-fase grondig geanalyseerd om de onderliggende oorzaken van het probleem te achterhalen. Dit omvat het gebruik van Lean-tools zoals Value Stream Mapping, maar ook Six Sigma-technieken zoals statistische hypothesetests, regressieanalyse en oorzaak-gevolg diagrammen (Ishikawa-diagrammen).

Het doel is om te bewijzen dat de geïdentificeerde oorzaken verantwoordelijk zijn voor het probleem. Het team moet in staat zijn om met behulp van gegevens te onderbouwen waarom bepaalde factoren bijdragen aan het probleem. Alleen door deze analyse kan een effectieve oplossing worden ontwikkeld in de volgende fase.

De Improve Fase

De Improve-fase is de vierde stap in het DMAIC-proces en richt zich op het ontwikkelen en implementeren van oplossingen voor het geïdentificeerde probleem. De vraag die hier centraal staat is: “Hebben we een oplossing voor het probleem gecreëerd die klaar is om geïmplementeerd te worden?”

Vaak willen teams direct naar deze fase springen zonder de eerdere fasen goed te doorlopen. Dit kan leiden tot oplossingen die slechts symptomen aanpakken in plaats van de onderliggende oorzaken. Het is daarom belangrijk dat het team eerst een gedegen analyse uitvoert voordat ze oplossingen ontwikkelen.

In deze fase worden creatieve oplossingen gegenereerd en geëvalueerd. Het team gebruikt brainstormsessies, simulaties en experimenten om de beste oplossing te vinden. Zodra een potentiële oplossing is gekozen, wordt deze getest en, indien succesvol, geïmplementeerd. Het doel is om een oplossing te creëren die het probleem elimineert of onder controle houdt.

De Control Fase

De Control-fase is de laatste stap in het DMAIC-proces en richt zich op het waarborgen van de duurzaamheid van de geïmplementeerde oplossing. De centrale vraag is: “Hebben we een ‘nieuwe normale’ oplossing gevonden die het probleem van de klant heeft geëlimineerd of beheerst?”

In deze fase wordt de oplossing volledig ingezet en geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering. Het team ontwikkelt controlemechanismen, zoals controlekaarten en audits, om ervoor te zorgen dat het verbeterde proces blijft presteren volgens de verwachtingen. De fase eindigt pas als de oplossing stabiel is en het proces consistent presteert zonder terugval naar het oude probleem.

Het succes van de Control-fase hangt af van het vermogen om het verbeterde proces te monitoren en te beheren. Dit kan het opstellen van nieuwe standaarden en procedures inhouden, evenals het trainen van personeel om de nieuwe werkwijzen te handhaven. Het uiteindelijke doel is ervoor te zorgen dat de verbeteringen blijven bestaan en blijven bijdragen aan het succes van de organisatie.

Conclusie

Lean Six Sigma biedt een gestructureerde aanpak voor het oplossen van problemen in bedrijfsprocessen. Door het volgen van de DMAIC-methodologie kunnen organisaties systematisch werken aan het verbeteren van processen, het verhogen van klanttevredenheid en het verlagen van kosten. Elk van de vijf fasen van DMAIC – Define, Measure, Analyze, Improve en Control – speelt een belangrijke rol in het waarborgen van het succes van een Lean Six Sigma-project.

Wil je meer leren over hoe je Lean Six Sigma kunt toepassen in je organisatie? Overweeg dan een online training in Lean Six Sigma Black Belt. Deze opleidingen bieden de kennis en vaardigheden om Lean Six Sigma effectief toe te passen en je bedrijf verder te helpen.