Het Creëren van een Effectieve Proces Flowchart

Wat is een proces flowchart?

Een proces flowchart is een visuele tool die je helpt om de verschillende stappen en beslissingen binnen een proces te begrijpen, analyseren en verbeteren. Met symbolen en pijlen wordt de flow van het proces weergegeven. In dit artikel leg ik uit wat een proces flowchart is, hoe je er een maakt en waarom het een essentieel onderdeel is van de Lean-methode.

Waarom is een proces flowchart belangrijk?

Een proces flowchart is belangrijk omdat het een gestructureerd overzicht geeft van een proces, waarbij de verschillende stappen en beslissingen logisch worden weergegeven (de flow). Dit helpt om complexe processen te vereenvoudigen en duidelijk te maken, zodat je makkelijker verspillingen, knelpunten en verbetermogelijkheden kunt herkennen.

Een van de grootste voordelen van een proces flowchart is dat het de communicatie en samenwerking binnen een organisatie verbetert. Door een proces te visualiseren, kunnen teamleden beter begrijpen hoe de verschillende stappen met elkaar verbonden zijn en hoe hun eigen taken in het grotere geheel passen. 

Daarnaast helpt een proces flowchart om verspillingen in een proces te identificeren. Door het proces visueel weer te geven, kun je sneller zien waar vertragingen of problemen optreden. Dit stelt je in staat om gerichte verbeteringen aan te brengen met bijvoorbeeld PDCA of DMAIC.

Kortom, een proces flowchart is essentieel omdat het helpt om processen te begrijpen, analyseren en verbeteren. Het biedt een duidelijk overzicht van een proces, verbetert de communicatie en samenwerking binnen een organisatie, en identificeert knelpunten en inefficiënties die aangepakt kunnen worden.

Veel voorkomende symbolen in een proces flowchart

De symbolen in een proces flowchart zijn gestandaardiseerd in de Business Process Model and Notation (BPMN). Hier zijn enkele veelgebruikte symbolen:

• Ovaal: Dit symbool wordt gebruikt om het begin- en eindpunt van een proces aan te geven.
• Rechthoek: Deze vorm staat voor een processtap of een taak die moet worden uitgevoerd.
• Ruit: Dit symbool duidt op een beslissingspunt waar een ja/nee-vraag of een keuze uit meerdere opties wordt gesteld.
• Pijlen: Deze geven de richting en de volgorde van de stappen in het proces aan.

Omdat de symbolen in een proces flowchart gestandaardiseerd zijn, is dit wereldwijd toepasbaar. Als je een flowchart in een andere taal ziet, kun je dankzij de symbolen toch de flow van het proces begrijpen.

Elementen van een proces flowchart

Een effectieve proces flowchart bevat verschillende elementen die helpen om het proces duidelijk en begrijpelijk weer te geven. Hier zijn de belangrijkste elementen die je moet opnemen in jouw flowchart:

1. Start- en eindpunten: Een proces flowchart begint met een startpunt en eindigt met een eindpunt. Het startpunt geeft aan waar het proces begint, terwijl het eindpunt aangeeft waar het proces eindigt.
2. Beslissingspunten: Een beslissingspunt is een punt in het proces waar een beslissing moet worden genomen. Dit kan bijvoorbeeld een keuze zijn tussen verschillende opties of een ja/nee beslissing.
3. Acties: Acties zijn de specifieke stappen die binnen het proces moeten worden genomen. Dit kunnen bijvoorbeeld taken zijn die door medewerkers moeten worden uitgevoerd of acties die geautomatiseerd zijn.
4. Verbindingen: Verbindingen worden gebruikt om de volgorde en richting van de stappen in het proces aan te geven. Dit gebeurt met behulp van pijlen die van de ene stap naar de andere stap wijzen.

Het is belangrijk om deze elementen op een duidelijke en gestructureerde manier weer te geven in jouw proces flowchart. Dit helpt om het proces overzichtelijk te maken en zorgt ervoor dat iedereen die met de flowchart werkt, gemakkelijk kan begrijpen wat er moet gebeuren.

Soorten proces flowcharts

Er zijn verschillende soorten proces flowcharts die je kunt gebruiken, afhankelijk van jouw specifieke behoeften en het type proces dat je wilt visualiseren. Hier volgen enkele van de meest voorkomende soorten flowcharts:

1. Basis flowchart: Dit is de meest eenvoudige vorm van een proces flowchart, waarbij de stappen in een proces in een lineaire volgorde worden weergegeven.
2. Swimlane flowchart: Een swimlane flowchart verdeelt het proces in verschillende “lanen” of kolommen, waarbij elke laan overeenkomt met een specifieke rol, afdeling of verantwoordelijkheid. Dit helpt om de verantwoordelijkheden en communicatielijnen binnen het proces duidelijk weer te geven.
3. Workflow (Activiteiten) diagram: Een workflow diagram is een gedetailleerdere vorm van een proces flowchart, waarbij de verschillende stappen en beslissingen in meer detail worden weergegeven. Dit kan nuttig zijn voor complexe processen waarbij meerdere taken en acties betrokken zijn.
4. Value stream mapping: Value stream mapping is een specifieke vorm van een flowchart die zich richt op het identificeren en elimineren van verspillingen binnen een proces. Het visualiseert niet alleen de stappen in het proces, maar ook de wachttijden en andere vormen van verspilling.
5. Makigami diagrammen: Deze proces flowcharts worden met name in de dienstverlening gebruikt om informatiestromen te visualiseren.

Het type flowchart dat je kiest, hangt af van jouw specifieke behoeften en het niveau van detail dat je wilt weergeven. Het is belangrijk om het juiste type flowchart te kiezen om ervoor te zorgen dat jouw proces flowchart het gewenste inzicht biedt. Bij veel organisaties wordt de flowchart als standaard procesbeschrijvingsmodel gehanteerd.

Belang van proces flowcharts in de Lean-methode

Kaoru Ishikawa, die een belangrijke rol speelde bij het bevorderen van kwaliteitsinitiatieven binnen organisaties in Japan, geloofde dat stroomdiagrammen, zoals proces flowcharts, essentieel waren voor kwaliteitscontrole en procesverbetering. Als gevolg hiervan werd de flowchart een van de “Seven Basic Quality Tools” in Lean management.

Proces flowcharts zijn belangrijk in de Lean-methode omdat ze helpen bij het visualiseren van processen, waardoor het gemakkelijker wordt om verspillingen te identificeren. Door de stappen en beslissingen binnen een proces duidelijk weer te geven, kunnen teams beter begrijpen waar verbeteringen mogelijk zijn en hoe ze kunnen worden doorgevoerd.

Daarnaast verbeteren proces flowcharts de communicatie en samenwerking binnen teams, doordat iedereen een gedeeld begrip heeft van hoe een proces verloopt.

Kortom, proces flowcharts spelen een belangrijk rol in de Lean-methode door processen inzichtelijk te maken en als basis te dienen voor continue verbetering.

Stappenplan voor het creëren van een effectieve proces flowchart

Het creëren van een effectieve proces flowchart is een proces op zich. Het vereist planning, analyse en aandacht voor detail. Hier zijn de stappen die je kan volgen om een effectieve proces flowchart te maken:

1. Identificeer het proces: Begin met het identificeren van het proces dat je wilt visualiseren. Dit kan bijvoorbeeld een orderverwerkingsproces, een productieproces of een klachtenafhandelingsproces zijn.
2. Bepaal het doel: Bepaal het doel van jouw proces flowchart. Wat wil je bereiken met het visualiseren van het proces? Wil je verspillingen identificeren, de communicatie verbeteren of het proces stroomlijnen?
3. Identificeer de deelnemers: Betrek de juiste medewerkers die kennis hebben van dit proces. Een proces flowchart maak je nooit alleen.
4. Bepaal het detailniveau: Kies welk niveau de proces flowchart moet vertegenwoordigen. Bij Lean management streven we naar een gedetailleerde weergave van de activiteiten zodat verspillingen zichtbaar worden.
5. Organiseer een workshop: Organiseer een workshop met materiedeskundigen van het proces om alle benodigde informatie te verzamelen.
   • • Verzamel informatie: Verzamel alle benodigde informatie over het proces, inclusief de verschillende stappen, beslissingen en acties die moeten worden genomen.
     • Benoem de activiteiten: Benoem alle activiteiten met zelfstandige naamwoorden of werkwoorden en bepaal alle beslissingen door ja/nee-vragen te stellen.
     • Bepaal de volgorde en richting: Bepaal de volgorde en richting van de stappen in jouw proces. Gebruik pijlen om de verbindingen tussen de stappen aan te geven en geef duidelijk aan welke stappen na elkaar moeten worden genomen.
     • Maak de flow: Zet de taken en beslissingen, van begin tot eind, in de juiste volgorde onder elkaar en creëer zo de flow van het proces.
     • Teken de flowchart met symbolen:
       • Plaats de overkoepelende deeltaken naast elkaar bovenaan op de flowchart.
       • Plaats de taken en beslissingen onder de overkoepelende deeltaken waartoe ze behoren in de flowchart.
       • Gebruik pijlen om de taken en beslissingen te verbinden.
6. Valideer de proces flowchart: Meestal kunnen niet alle medewerkers van de afdelingen tegelijkertijd bij de workshop aanwezig zijn. Valideer de proces flowchart door deze te laten reviewen door de andere medewerkers.9

Het maken van een flowchart stelt je in staat om een overzicht te krijgen van de verschillende stappen in een proces en te begrijpen hoe ze met elkaar verbonden zijn. Dit is belangrijk voor het effectief toepassen van Lean principes en het realiseren van continue verbetering. Daarnaast kun je dit ook zien als een teambuildingactiviteit. Door de medewerkers hier actief bij te betrekken, krijgen ze een overzicht van het totale proces in plaats van alleen hun eigen stukje.

Tools voor het maken van een proces flowchart

Er zijn verschillende tools beschikbaar die je kunt gebruiken om een proces flowchart te maken. Hier zijn enkele populaire tools:

1. Microsoft Visio: Microsoft Visio is een krachtige tool voor het maken van flowcharts en andere diagrammen. Het biedt een breed scala aan sjablonen en symbolen om uit te kiezen en maakt het gemakkelijk om professioneel ogende flowcharts te maken.
2. Lucidchart: Lucidchart is een online tool waarmee je eenvoudig flowcharts en andere diagrammen kunt maken. Het biedt een intuïtieve interface en integraties met andere populaire tools zoals Google Drive en Microsoft Office.
3. SmartDraw: SmartDraw is een veelzijdige tool waarmee je flowcharts, organigrammen en andere diagrammen kunt maken. Het biedt een eenvoudige interface en talloze sjablonen om uit te kiezen.
4. Engage: Engage is een online tool die je helpt bij het maken van diverse soorten diagrammen, waaronder flowcharts.
5. Overkoepelende BPM software zoals Aris: Aris is een uitgebreide BPM (Business Process Management) software die je helpt bij het modelleren, analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Kies een tool die het beste bij jouw behoeften past en die gemakkelijk te gebruiken is. Het belangrijkste is dat de tool je in staat stelt om jouw proces flowchart op een duidelijke en overzichtelijke manier weer te geven. In mijn workshops gebruik ik hiervoor Brown-paper en post-its omdat je dan interactieve werkvormen kunt creëren.

Voorbeeld van een proces flowchart

Implementeren van een proces flowchart in jouw organisatie

Het implementeren van een proces flowchart in jouw organisatie kan verschillende voordelen bieden, zoals het verbeteren van de efficiëntie, het verminderen van verspilling en het verbeteren van de communicatie en samenwerking. Hier zijn enkele tips om een proces flowchart succesvol te implementeren:

1. Train medewerkers: Zorg ervoor dat alle medewerkers die met de flowchart werken, goed zijn opgeleid en begrijpen hoe ze de flowchart moeten gebruiken. Dit kan onder meer trainingssessies, workshops en handleidingen omvatten.
2. Houd het up-to-date: Zorg ervoor dat jouw proces flowchart altijd up-to-date is en de huidige staat van het proces weergeeft. Werk de flowchart regelmatig bij wanneer er wijzigingen worden aangebracht in het proces.
3. Maak het toegankelijk: Zorg ervoor dat de flowchart gemakkelijk toegankelijk is voor alle medewerkers die ermee werken. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door de flowchart op te nemen in een gedeelde map op het intranet van jouw organisatie.
4. Verzamel feedback: Verzamel regelmatig feedback van medewerkers over de bruikbaarheid en effectiviteit van de flowchart. Gebruik deze feedback om de flowchart te verbeteren en eventuele problemen op te lossen.

Conclusie

Het creëren van een effectieve proces flowchart is een waardevolle vaardigheid voor iedereen die betrokken is bij het analyseren, begrijpen en verbeteren van processen. Het helpt om processen inzichtelijk te maken, knelpunten en inefficiënties te identificeren en de communicatie en samenwerking binnen een organisatie te verbeteren.

In dit artikel hebben we de belangrijkste elementen van een proces flowchart besproken, evenals verschillende soorten flowcharts die je kunt gebruiken. We hebben ook de stappen en tools behandeld die je kunt gebruiken om een effectieve flowchart te maken, evenals tips voor het implementeren van een flowchart in jouw organisatie.

Met de kennis en vaardigheden die je hebt opgedaan in dit artikel, ben je nu goed uitgerust om jouw eigen effectieve proces flowchart te maken en processen in jouw organisatie te optimaliseren.