Kennismaken met ons leerplatform? Via de vrijblijvende demo ervaar je wat een online Lean-training inhoudt en ontdek je hoe compleet en veelzijdig onze online trainingen zijn.
Verbeter Administratieve Processen met Makigami Diagram
Lean richt zich op het elimineren van verspillingen en het optimaliseren van processen binnen organisaties. Een belangrijk hulpmiddel binnen Lean is het Makigami Diagram, dat specifiek is ontworpen voor het in kaart brengen van administratieve processen. In deze blog nemen we je mee door de stappen van het opstellen van een Makigami Diagram en hoe het je kan helpen bij het verbeteren van jouw bedrijfsprocessen.
Wat is een Makigami Diagram?
Een Makigami Diagram is een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt om processen en workflows te beschrijven en te analyseren, met name in Lean en procesverbetering initiatieven. Het doel van een Makigami Diagram is om de huidige situatie (Current State) van een proces in kaart te brengen, knelpunten en verspilling te identificeren en verbeteringen voor te stellen om het proces efficiënter te maken. Voor administratieve processen, waar de informatiestroom centraal staat, is het Makigami Diagram een uitstekend hulpmiddel om te begrijpen hoe deze informatiestroom wordt verwerkt en doorgegeven.
Makigami-diagrammen worden meestal op grote vellen papier getekend en kunnen zowel horizontaal als verticaal georiënteerd zijn. Ze bevatten meestal de volgende elementen:
Processtappen: De opeenvolgende stappen die nodig zijn om een taak of proces uit te voeren, vaak weergegeven als vakken of symbolen.
Informatiestromen: Verbindingen tussen processtappen die aangeven hoe informatie, materialen en andere middelen van de ene stap naar de andere stromen.
Knelpunten: Punten in het proces waar vertragingen, inefficiënties of verspilling optreden, vaak aangeduid met een specifiek symbool of kleur.
Verantwoordelijkheden: Wie is verantwoordelijk voor elke processtap, soms aangegeven met namen, rollen of afdelingen.
Tijd- en kosteninformatie: Gegevens over hoe lang elke stap duurt en hoeveel het kost om deze uit te voeren, wat helpt bij het identificeren van gebieden die verbetering behoeven.
Door het proces in kaart te brengen met een Makigami Diagram, kunnen teams knelpunten en verspilling identificeren en concrete verbeteringsplannen ontwikkelen om de efficiëntie en effectiviteit van het proces te verhogen.
Stappenplan voor het opstellen van een Makigami Diagram
We bespreken hier de stappen die nodig zijn om een effectief Makigami Diagram op te stellen:
A. Bepaal de scope van de processen
B. Bepaal de informatiestroom en informatiedragers
C. Benoem de knelpunten in het proces
D. Bepaal je quick wins
E. Bepaal de tijden per processtap/knelpunten in of tussen processtappen
F. Analyseer de knelpunten en verspillingen en maak dit zichtbaar op het diagram
G. Prioriteer de gesignaleerde verbeteringen
H. Implementatie van de verbeteringen met DMAIC of PDCA.
Door het volgen van het stappenplan voor het opstellen van een Makigami Diagram, kunnen bedrijven gericht verbeteringen doorvoeren in hun administratieve processen. Lean training helpt hierbij door het aanreiken van de juiste tools en technieken om verspillingen te identificeren en te elimineren.
