Wat Is Visual Management en Control in Lean?

Wat is een Visual: Het Belang van Visual Management en Control in een Lean-omgeving

Veel van onze processen spelen zich af in IT-systemen en zijn niet heel transparant. Voor veel medewerkers is dit dan ook een soort black box. Een belangrijk principe van de Lean-methode is visueel management. Maar wat is een visual precies? In dit artikel verkennen we het concept van visueel management, de manieren waarop het kan worden toegepast en waarom het zo belangrijk is binnen een Lean-omgeving.

Wat is een Visual?

Een visual is een visuele representatie van informatie die helpt om processen, prestaties en afwijkingen binnen een organisatie zichtbaar te maken. Visuele signalen en middelen, zoals informatieborden, dashboards, en grafieken, zijn ontworpen om snel en duidelijk informatie over te brengen aan medewerkers. Dit zorgt voor transparantie, bevordert communicatie en helpt verspilling te elimineren. Ze zeggen niets voor niets: een plaatje zeg meer dan 1000 woorden.

Het Belang van Visueel Management

Visueel management speelt een belangrijke rol in een Lean-omgeving. Het maakt processen zichtbaar en transparant, helpt bij het identificeren van verspillingen, afwijkingen van de norm, en biedt medewerkers de feedback die ze nodig hebben om verbeteracties te initiëren.

Door gebruik te maken van visuele hulpmiddelen kunnen teams snel informatie begrijpen en effectief reageren op gebeurtenissen. Hier zijn enkele redenen waarom visueel management van belang is:

1. Transparantie

Transparantie is een van de kernprincipes van Lean. Visuele signalen en hulpmiddelen zorgen ervoor dat iedereen in het team een duidelijk beeld heeft van wat er gebeurt, wat er nodig is en waar eventuele problemen liggen. Dit helpt bij het voorkomen van misverstanden en bevordert een cultuur van open communicatie.

2. Snelle Reactie op Gebeurtenissen

Informatie die visueel wordt weergegeven, is gemakkelijker en sneller te begrijpen dan tekstuele informatie. Dit betekent dat medewerkers sneller kunnen reageren op problemen en afwijkingen. Hierdoor kan verspilling snel worden aangepakt en kunnen processen soepel blijven verlopen.

3. Verbetering van Processen

Visueel management helpt bij het continu verbeteren van processen. Door prestaties en gesignaleerde verspillingen zichtbaar te maken, kunnen teams gezamenlijk werken aan oplossingen en verbeteringen. Dit draagt bij aan een cultuur van continue verbetering, een fundamenteel principe van Lean.

Toepassingen van Visueel Management

Er zijn verschillende manieren om visueel management toe te passen binnen een organisatie. Enkele van de meest effectieve methoden zijn:

1. Verbeterborden (Dagstart)

Verbeterborden zijn een krachtig hulpmiddel om teamactiviteiten en verbeteracties te visualiseren. Ze tonen de status van lopende verbeteringen, geplande acties en behaalde resultaten. Dit stimuleert teamleden om actief deel te nemen aan het verbeterproces. Verbeterborden staan ook bekend als Kanbanborden of daily standupborden en worden gebruikt bij dagstarten. Dag- en weekborden geven een overzicht van de dagelijkse en wekelijkse activiteiten en doelen. Ze helpen teams om hun werk te plannen en te prioriteren, en maken het gemakkelijk om de voortgang te volgen.

2. Plan- of Roosterborden

Plan- of roosterborden tonen de planning en bezetting van medewerkers. Dit helpt bij het beheren van werkdruk en het toewijzen van taken, waardoor de efficiëntie wordt verhoogd.

3. Prestatiemeting met Grafieken

Grafieken en diagrammen zijn effectieve manieren om prestaties te meten en te visualiseren. Ze kunnen trends en patronen zichtbaar maken, waardoor het gemakkelijker wordt om verbeterpunten te identificeren.

4. Andon: Icoontjes en Kleuren

Andons, Het gebruik van icoontjes en kleuren kan helpen om informatie snel en duidelijk over te brengen. Bijvoorbeeld, rode kleuren kunnen problemen of afwijkingen aangeven, terwijl groene kleuren goede prestaties tonen. Vaak wordt dit in een soort stoplicht weergegeven.

5. Eenpuntlessen

Eenpuntlessen zijn visuele hulpmiddelen die een complex deel van een proces op één A4-pagina helder en eenvoudig weergeven.

Succesfactoren van Visual Control

De effectiviteit van visueel management hangt af van verschillende succesfactoren. Deze factoren zorgen ervoor dat visuele hulpmiddelen effectief worden gebruikt en dat ze daadwerkelijk bijdragen aan verbeteringen binnen de organisatie.

1. De Mens/Team

Het team is de kern van visueel management. Het is belangrijk dat teamleden betrokken zijn bij het opzetten en onderhouden van visuele hulpmiddelen. Waar wil het team op sturen en welke informatie willen zij visueel maken? Betrek medewerkers vanaf het begin bij de visualisatie en zorg ervoor dat ze begrijpen hoe ze de informatie moeten interpreteren en gebruiken.

2. De Tools

De juiste hulpmiddelen zijn essentieel voor succesvol visueel management. Dit kunnen fysieke borden en grafieken zijn. Kies de hulpmiddelen die het beste passen bij de behoeften van je team en organisatie. In het begin zou ik dit fysiek doen op een whiteboard. Als iedereen eraan gewend is, kun je daarna kiezen voor softwaretools.

3. De Structuur

Zorg ervoor dat er een helder plan is voor hoe visuele hulpmiddelen worden gebruikt en onderhouden. Bepaal wie verantwoordelijk is voor het bijwerken van de informatie en hoe vaak dit moet gebeuren.

4. Communicatie

Goede communicatie is de sleutel tot succesvol visueel management. Zorg ervoor dat de informatie op de visuele hulpmiddelen duidelijk en begrijpelijk is. Moedig open communicatie aan en creëer een omgeving waarin teamleden zich vrij voelen om vragen te stellen en suggesties te doen.

Implementatie van Visueel Management

De implementatie van visueel management vereist planning en toewijding. Hier zijn enkele stappen om visueel management effectief te integreren in je organisatie:

1. Analyseer je Huidige Processen

Begin met een analyse van je huidige processen. Identificeer waar visuele hulpmiddelen het meest nuttig kunnen zijn en welke informatie het belangrijkst is om te visualiseren.

2. Kies de Juiste Hulpmiddelen

Selecteer de visuele hulpmiddelen die het beste passen bij de behoeften van je team en organisatie. Dit kunnen fysieke borden, digitale dashboards of een combinatie van beide zijn.

3. Betrek je Team

Betrek je team vanaf het begin bij het implementatieproces. Leg het belang van visueel management uit en moedig hun deelname en input aan.

4. Creëer een Structuur

Stel een duidelijke structuur op voor het gebruik en onderhoud van visuele hulpmiddelen. Bepaal wie verantwoordelijk is voor het bijwerken van de informatie en hoe vaak dit moet gebeuren.

5. Evalueer en Verbeter

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je visuele hulpmiddelen. Verzamel feedback van je team en pas de hulpmiddelen aan waar nodig om ervoor te zorgen dat ze optimaal bijdragen aan de verbetering van je processen.

Conclusie

Visueel management is een krachtig instrument binnen een Lean-omgeving. Het maakt processen zichtbaar, bevordert transparantie en helpt verspilling te elimineren. Door gebruik te maken van visuele signalen en hulpmiddelen kunnen teams snel informatie begrijpen en effectief reageren op gebeurtenissen. Dit resulteert uiteindelijk in een hogere productiviteit en efficiëntie. Door de juiste hulpmiddelen te kiezen, je team te betrekken en een duidelijke structuur te creëren, kun je de voordelen van visueel management maximaliseren en je organisatie naar een hoger niveau tillen.

Wil je meer weten over Visual Management? Volg dan onze online Lean Green Belt training.

Op jouw tempo –  wanneer en waar je maar wilt. En na afloop ontvang je een internationaal erkend certificaat van LCS, the Cardiff University licenced service.

De Lean-training waarbij jíj het tempo bepaalt.