Welke 3 Soorten Bedrijfsprocessen Zijn Er?

Alles wat je moet weten over bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen zijn de basis van een organisatie en spelen een belangrijke rol in Lean. Het begrijpen en beheren van deze processen is belangrijk voor het succes van elk bedrijf. In dit artikel ontdek je de essentiële aspecten van bedrijfsprocessen en hoe je ze kunt optimaliseren voor een betere en “leanere” organisatie.

Wat is een bedrijfsproces?

Een bedrijfsproces is een keten van terugkerende acties gericht op een output voor de klant, die over verschillende afdelingen en organisaties kan lopen en informatie en communicatie vereist. Elk proces heeft een input, activiteiten en uiteindelijk een output. In iedere organisatie heb je drie soorten processen: primaire, besturende en ondersteunende processen. Bedrijfsprocessen worden ook wel value streams of waardestromen genoemd.

Wil je meer leren over proces-verbeteren? Ontdek dan onze online Lean-opleidingen!

Wil je eerst ervaren hoe een online Lean-training werkt? Probeer onze online Lean-demo en ontdek hoe veelzijdig en compleet onze online trainingen zijn.

Een uitstekende eerste stap is onze gratis Lean White Belt-training. Met de code ‘lean20’ krijg je bovendien 20% korting op al onze online Lean-cursussen.

Waarom zijn bedrijfsprocessen belangrijk?

Bedrijfsprocessen zijn belangrijk voor organisaties omdat ze bepalen hoe het werk wordt gedaan, wie verantwoordelijk is voor welke taak (RACI) en hoe de verschillende afdelingen en functies binnen de organisatie samenwerken.

Goede bedrijfsprocessen hebben veel voordelen, zoals:

1. Kostenbesparing: Door te kijken naar waar processen beter kunnen, kunnen organisaties besparen op arbeid, materialen en tijd.
2. Hogere productiviteit: Efficiënte processen zorgen ervoor dat taken beter worden uitgevoerd.
3. Tevreden klanten: Door processen te verbeteren, kunnen organisaties betere kwaliteit leveren en sneller reageren, wat zorgt voor tevreden klanten.
4. Transparantie: In dienstverlenende organisaties zijn processen vaak onzichtbaar omdat ze zich in IT-systemen afspelen. Het begrijpen van het proces is in deze omgevingen extra belangrijk.

De drie Soorten bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen kunnen worden ingedeeld in drie verschillende categorieën, Elke organisatie heeft in ieder geval drie soorten processen:

1. Primaire processen: Deze processen omvatten de basisactiviteiten van de organisatie of kernprocessen. Ze beschrijven de dienstverlening of het productieproces en leveren output aan externe klanten.
2. Ondersteunende processen: Ondersteunende processen hebben een interne focus en creëren de randvoorwaarden om de primaire processen optimaal te laten verlopen. Voorbeelden zijn human resources, financiën, IT-ondersteuning en inkoop. De output van deze processen wordt geleverd aan interne klanten.
3. Besturingsprocessen: Besturingsprocessen zijn gericht op het aansturen en bijsturen van zowel primaire als ondersteunende processen. Ze omvatten activiteiten zoals planning, rapportage en audits.

Elke organisatie zal een unieke mix van deze processen hebben, afhankelijk van de aard van de industrie en de specifieke doelstellingen van de organisatie.

Het belang van het optimaliseren van bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen hebben de neiging om na verloop van tijd inefficiënties en verspilling te ontwikkelen door menselijke invloeden, zoals extra controles, handtekeningen en tijdelijke oplossingen (Work-arrounds). Daarom is het belangrijk om regelmatig je processen onder de loep te nemen.  Hier zijn enkele redenen waarom optimalisatie belangrijk is:

1. Consistente resultaten: Door goed gedefinieerde processen te volgen, kunnen organisaties zorgen voor consistente resultaten en producten van hoge kwaliteit.
2. Betere samenwerking: Duidelijke processen bevorderen de samenwerking tussen verschillende afdelingen en teams, wat leidt tot een betere afstemming en communicatie.
3. Verhoogde flexibiliteit: Goed beheerde processen maken het gemakkelijker om veranderingen door te voeren en aan te passen aan nieuwe omstandigheden of marktbehoeften.
4. Compliance en regelgeving: Door processen te standaardiseren, kunnen organisaties beter voldoen aan wettelijke en industriële normen en regelgeving.
5. Risicobeheersing: Gestructureerde processen helpen bij het identificeren en beheersen van potentiële risico’s, wat de veerkracht en stabiliteit van de organisatie vergroot.

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is een continu proces dat monitoring en evaluatie vereist. Door regelmatig de prestaties van processen te beoordelen en aan te passen, kun je grip houden op je processen en deze continu verbeteren met de Lean-methode. Organisaties die met Lean werken, hebben de focus op het elimineren van verspilling en het maximaliseren van waarde voor de klant. Dit doen ze continu, daarom staat Lean ook bekend als continu verbeteren.

Het identificeren van suboptimale bedrijfsprocessen

Het opsporen van verspillingen in bedrijfsprocessen is de eerste stap om ze te verbeteren. Hier zijn enkele veelvoorkomende tekenen dat je processen niet optimaal zijn:

1. Lange doorlooptijden: Als het te lang duurt om taken af te ronden, kan dit komen door overbodige stappen, onnodige wachttijden of een gebrek aan coördinatie tussen teams.
2. Hoge kosten: Als een proces veel kost in verhouding tot wat het oplevert, is er waarschijnlijk sprake van suboptimaliteit. Dit kan komen door verspilling, overmatig gebruik van middelen of een ineffectieve werkwijze.
3. Veel fouten: Regelmatig terugkerende fouten of defecten wijzen op problemen. Dit kan komen door onduidelijke instructies, onvoldoende training of slechte communicatie.
4. Klachten van klanten: Als klanten vaak klagen over de kwaliteit van producten of diensten, kan dit komen door suboptimale processen. Dit kan te wijten zijn aan lange wachttijden, onnauwkeurige leveringen of gebrek aan flexibiliteit.
5. Klachten van medewerkers: Medewerkers die klagen over de manier waarop dingen worden gedaan, geven vaak aan dat processen frustrerend en suboptimaal zijn.
6. Veel overwerk: Als je team regelmatig overuren moet maken om het werk af te krijgen, kan dit betekenen dat je processen niet goed zijn ingericht.
7. Veel afhandelingen en goedkeuringen: Als er te veel stappen zijn waarbij iets moet worden goedgekeurd of gecontroleerd, kan dit wijzen op overmatige bureaucratie.
8. Gebrek aan duidelijke verantwoordelijkheden: Als het onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor welke taak, kan dit leiden tot vertragingen en verwarring.

Het is belangrijk om deze signalen serieus te nemen en te onderzoeken waar de knelpunten zitten. Door verspillingen in processen te identificeren en aan te pakken, kun je de algehele prestaties van je organisatie verbeteren.

Hoe verbeter ik mijn bedrijfsprocessen?

De eerste stap in het optimaliseren van je bedrijfsprocessen is deze te beschrijven. Het verbeteren van bedrijfsprocessen is een iteratief proces dat bestaat uit verschillende stappen.

Hier is een algemeen stappenplan om bedrijfsprocessen te verbeteren:

1. Procesbeschrijving: Gebruik tools zoals Flowcharts, Swimlane-diagrammen, Value Stream Map (VSM) en Makigami-diagrammen om je huidige processen in kaart te brengen.
2. Analyseer het proces: Doorloop met je medewerkers alle activiteiten in de processtappen en vraag je af: is deze activiteit waarde toevoegend of verspilling? Onderzoek de kernoorzaken van de verspillingen.
3. Plan verbeteringen: Maak een plan om de verspillingen uit de processen te halen en oplossingen te implementeren. Gebruik hierbij methoden zoals de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act), DMAIC of Kaizen.
4. Borg de verbeteringen: Zorg ervoor dat de verbeteringen duurzaam zijn door de volgende maatregelen:
   • Voer regelmatig procesaudits uit om naleving en effectiviteit te controleren.
   • Houd dagstarts om voortgang en knelpunten te bespreken.
   • Definieer en meet KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicatoren) die de prestaties van het proces weerspiegelen. Denk hierbij aan doorlooptijd van taken, kosten per eenheid en klanttevredenheid.
5. Training en communicatie: Zorg ervoor dat medewerkers goed getraind zijn in de nieuwe processen en begrijpen waarom veranderingen worden doorgevoerd. Goede communicatie is belangrijk om iedereen betrokken en geïnformeerd te houden.
6. Feedback verzamelen: Verzamel regelmatig feedback van medewerkers en klanten over hoe de processen verlopen. Gebruik deze feedback om verdere verbeteringen door te voeren.
7. Continu verbeteren: Optimalisatie van bedrijfsprocessen is een continu proces. Blijf processen monitoren, evalueren en aanpassen om ervoor te zorgen dat ze efficiënt en effectief blijven.

Door regelmatig te meten en evalueren, kun je de prestaties van de processen begrijpen en gerichte verbeteringen doorvoeren. Het is belangrijk om een cultuur van continu verbeteren te creëren binnen de organisatie, zodat iedereen zich betrokken voelt bij het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. In de Lean-methode noemen ze dit ook “Daily improvement,” kleine verbeteracties uitgevoerd door medewerkers.

Conclusie

Het begrijpen en optimaliseren van bedrijfsprocessen is belangrijk omdat processen nooit volledig vrij zijn van verspilling en er voortdurend nieuwe (goed bedoelde) verspillingen kunnen worden geïntroduceerd.

Het gebruik van tools zoals flowcharts en value stream mapping, in combinatie met methoden zoals de PDCA-cyclus, helpt bij het voortdurend verbeteren van processen. Regelmatige procesaudits en het meten van KPI’s zorgen ervoor dat je het proces in de grip kan houden.

Wil je je verder verdiepen in processen? Deze artikelen zijn ook interessant:

• Value Stream Mapping
• Wat is Kaizen?
• Wat is 5S?